Правила ділового електронного листування
Електронне ділове листування. Про тему листа
Заповнюйте поле «Тема листа» адекватно його змісту.
Днями моя подруга та колега (Наташа) вкотре полегшено зітхнула, отримавши листа від свого ділового партнера. І сказала: «Краса! Не листа, а пісня! Ще не відкрила його, а знаю, про що пише!». А потім додала: «Та й відшукати будь-який з його листів у моїй скриньці тепер хвилинна справа!»
Наташа – спеціаліст з роботи з клієнтами та партнерами у тренінговій компанії.
Трохи більше 2 місяців тому у неї почалося листування з новим діловим партнером компанії. (Назвемо його "Вася"). На початку майбутньої спільної роботи завжди багато питань, які треба обговорити, прояснити, уточнити, закріпити та ін. У день Наталя та Вася обмінювалися великою кількістю повідомлень. Але якби ви заглянули в Наташину папку з листами, що входять, і подивилися на гілку листування з Васею, то виявили б зовсім нехитру картину. Листів багато, але вся інформація зводиться до двох смислових моментів: у полі «Від кого» значиться «Вася», а в полі тема — «Співпраця з Перм'ю» (Ім'я ділового партнера Наташиного і назва міста зі зрозумілих причин мною змінені. Як кажуть, всякі збіги прошу вважати випадковістю).
Висновки:
1. Пам'ятайте, що поле «Тема» – важлива частина електронного листа.
2. Заповнюйте поле теми раціонально, робіть інформацію гранично інформативною.
Наприклад, «Договор.Рахунок.Акт» замість «Документи»
3. У міру зміни аспектів обговорюваного питання вносите уточнення до теми (використовуйте розширення).
Співпраця з Перм'ю→Співпраця з Перм'ю.Дати→ Співпраця з Перм'ю.Договір
Співпраця з Перм'ю → Перм.Дати → Перм.Договір
5. Якщо у листуванні з діловим партнером/клієнтом ви бачите, що поле «Тема» заповнюється ним довільно/не заповнюється зовсім, візьміть ініціативу до своїх рук і спробуйте один із двох сценаріїв:
Наташа скористалася моїми порадами. І ось уже другий місяць насолоджується прозорістю та чіткістю одержуваних листів!
Такої ж насолоди бажаю і вам, мої шановні читачі!
Зверніть увагу на наші тренінгові програми, які можуть допомогти вам: