Прибутковий касовий ордер порядок заповнення

Де застосовується ПКО

Незалежно від організаційно-правової форми, кожне підприємство має вести бухгалтерський і податковий облік. Від розпоряджень керівництва та обраної системи (УСН, ЕНВД, КСНО) залежить повнота його ведення. У будь-якому разі підставою для внесення бухгалтерської інформації до звітності є документовані господарські операції. Прибутковий касовий ордер є первинним бухгалтерським документом, що відбиває рух коштів у касі підприємства. Усі організації, здійснюють операції з готівкою, повинні фіксувати переміщення коштів у рахунку 50 «Каса». Для надходження конкретних сум застосовують прибуткові касові ордери, для видаткових операцій – видаткові. Паралельно для обліку готівки встановлюється ККМ. Дані обліку по активному балансовому рахунку 50 та журналу реєстрації касових чеків мають бути зіставні на кінець кожного робочого дня.

Порядок заповнення ПКО

Заповненню ПКО варто приділити особливу увагу, адже касир несе матеріальну відповідальність за вміст каси та достовірність документів, що їх підписує. Так само старанно прибутковий касовий ордер перевіряє головний бухгалтер підприємства, тому що при некоректному заповненні кореспонденції рахунків контрагентів помилка відображається у всіх регістрах бухгалтерського, управлінського та податкового обліку. Заповнення ПКО відбувається поетапно, з першого рядка бланка, у наступній послідовності.

Покрокова інструкція заповнення ПКО

Найменування організації. У цьому рядку вказується правова форма підприємства та його найменування, яке має відповідати даним ЄДРЮЛ у повному або скороченому вигляді. Структурний підрозділорганізації прописується у разі його наявності, інакше ставиться прочерк.
Порядковий номер документа заноситься відповідно до журналу реєстрації ПКО, що формується з початку календарного року.
У графу дата вписується число фактичного надходження коштів, формат запису стандартний документів ДД. ММ. РРРР.
Осередки для вказівки кореспондуючих рахунків можуть бути заповнені не касиром, а бухгалтером, який здійснює подальше відображення цієї інформації по рахунках та регістрам бухгалтерського обліку. У рядку "Дебет" відображається рахунок 50 "Каса", можливе використання валютної каси або аналітичного субрахунку, прописаного в обліковій політиці підприємства. Для заповнення рядка "Кредит" потрібно знати джерело надходження коштів.
Сума, отримана до каси, прописується цифрами із зазначенням копійок.
Наступна графа заповнюється у разі використання на підприємстві кодів призначення; якщо ця інформація не прописана в обліковій політиці, ставиться прочерк.
Далі прописується, від кого прийнято вказану суму. При внесенні коштів співробітником компанії записується прізвище та ініціали; якщо суму вносить фізична особа, що представляє сторонню фірму, необхідно вказувати повну назву організації контрагента, а дані фізичної особи та номер її довіреності можна вказати в додатку.
Підставою для надходження готівки може бути договір з контрагентом, розпорядження керівника організації, авансовий звіт тощо, в залежності від джерела надходження.
Сума прописом, копійки можна писати цифрами. При заповненні даного рядка вільне від тексту поле обов'язково маркується прочерком, щоб уникнути можливості дописки.
При роботі підприємства з ПДВ йогосума зазначається у рядку «У тому числі»; якщо податок не сплачується чи включений у цю суму, ставиться прочерк чи пишеться «Без ПДВ».
У додатку зазначаються додаткові документи, наприклад, номер і дата довіреності на співробітника іншої організації, номер відвантажувального документа, який оплачує покупець, дата та номер наказу про відшкодування працівником шкоди тощо. Квитанція ПКО повинна повністю дублювати інформацію, що міститься в ордері. Після заповнення вона відривається і передається особі, яка внесла кошти, іноді можливе підтвердження надходження готівки за допомогою касового чека (якщо підприємство має ККМ). Бланк прибутково-касового ордера у бухгалтерських програмах ідентичний друкарським бланкам, так само аналогічний порядок їх заповнення.

Основні джерела надходження готівки до каси

Розрахунковий рахунок підприємства.
Часткова чи повна оплата від покупців.
Повернення підзвітної суми.
Надходження коштів від інших дебіторів та кредиторів.
Кошти, одержані від філій/підрозділів.
Повернення виданої співробітнику позички.
Сума надмірно сплачена постачальникам.
Погашення заборгованості, що виникла внаслідок проведення інвентаризації тощо.

Хто має право підписувати прибутковий касовий ордер

Усі касові документи, зокрема і ПКО, мають право підписувати, виходячи з Положення-373 П, такі лица:

головний бухгалтер;
бухгалтер, який має право підпису на підставі наказу;
касир;
керівник підприємства.

Заповнювати бланк має право будь-який бухгалтер. Касир підписує документ після отримання зазначеної суми до каси організації та ретельноїперевірки заповнення документа. За відсутності у штаті бухгалтера або його тимчасової відсутності на робочому місці, оформити та підписати касовий ордер може керівник підприємства.

Рух ПКО з регістрів бухгалтерського обліку

ПКО після проведення знаходить свій відбиток у касової книзі, яка заповнюється касиром щодня. Для звіряння всіх отриманих протягом дня касових документів з фактичною наявністю у касі підприємства коштів касир і веде цю книгу. При оформленні чергового аркуша до нього вносяться дані про всі прибуткові касові ордери та розхідники. На початок кожного дня записується залишок по касі, який наприкінці дня перераховується з урахуванням усіх надходжень та витрат. Контроль за своєчасним внесенням записів у касову книгу та достовірністю відображеної інформації здійснює головний бухгалтер або керівник підприємства, який підписує кожен аркуш касової книги.

ПКО в автоматизованому обліку

При застосуванні підприємством автоматизованої системи обліку, що у час є правилом, а чи не винятком, значно спрощується процес заповнення ПКО. Програми, з яких організації ведуть бухгалтерський, управлінський і податковий облік дозволяють в автоматичному режимі заповнювати більшість документації. Кожен заповнений у програмі документ проводиться (проходить по всіх відповідних регістрах) та роздруковується. При використанні спеціалізованих програм значно знижується можливість некоректного заповнення як касових, а й усіх бухгалтерських бланків.