Приручаємо витрати на відрядження
Після закінчення 3 днів, повернувшись з відрядження, працівник повинен відзвітувати за отриманим авансом. На підставі затвердженого авансового
звіту рахунок 71 кредитується у кореспонденції з рахунками, на яких враховуються витрати та придбані цінності залежно від характеру вироблених витрат, наприклад:
Дебет 08, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 44 . Кредит 71
Слід зазначити, що з цілей бухгалтерського обліку витрати на службові поїздки не нормуються. І зазвичай труднощів у бухгалтерів з урахуванням витрат на відрядження немає. Тим часом, для цілей оподаткування законодавством передбачені обмеження щодо добових. І при відображенні цих наднормативних витрат часто використовують рахунок 91 «Інші витрати». На сьогоднішній день це найпоширеніша помилка при відображенні витрат на поїздки.
Така проводка методологічно неправильна, оскільки зазвичай цьому рахунку відбивають витрати, які пов'язані з реалізацією. Надлімітні добові відбивають тих самих рахунках обліку витрат, як і добові, виплачені за нормативом. Щоправда, для таких "безрозмірних" витрат необхідно передбачити окремий субрахунок.
У ЗАТ «Прометей» наказом керівника встановлено добові у вигляді 500 крб. Працівник перебував у службовій поїздці 4 дні. Відповідно, добові за весь термін відрядження становили 2000 руб. (500 руб. x 4 дн.). У цьому добові відповідно до нормативом – 400 крб. (100 руб. x 4 дн.), а понад норматив – 1600 руб. ((500 руб. - 100 руб.) X 4 дн.). В обліку необхідно зробити проведення:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71
- 400 руб. - Відображено добові за нормативом;
Дебет 20-1 (26-1, 44-1) Кредит 71
- 1600 руб. - Відображено наднормативні добові.
Відрядження у прибутку
Якщовідрядження має виробничий характер і оформлена первинними документами за уніфікованими формами, а також внутрішньою документацією фірми, то ці витрати зменшують оподатковуваний прибуток (п. 1 ст. 252 ПК). Для розрахунку прибуток витрати відрядження відносять до іншим, що з виробництвом та реалізацією (подп. 12 п. 1 ст. 264).
Датою визнання витрат на службові поїздки вважається дата затвердження авансового звіту (підп. 5 п. 7 ст. 272 ПК). Для того щоб підтвердити їх документально, додайте до авансового звіту квитки, квитанції, рахунки та інше.
При розрахунку податку на прибуток необхідно пам'ятати, що вартість послуг готелів, витрати на проїзд і так далі включена сума ПДВ. Податок може бути зазначений окремим рядком, або у документі є запис «у тому числі ПДВ». У всіх випадках ця сума не повинна бути врахована під час розрахунку податку на прибуток. Але вона також може бути пред'явлена і до відрахування, якщо суму податку виділено окремим рядком.
Поїздки без ПДВ та разом з ним
Прийняти до відрахування вхідний ПДВ за видатками на відрядження (квитки, постільні речі у поїздах, послуги готелів) можна лише у разі, якщо вони оформлені відповідними документами, оприбутковані та зменшують доходи компанії при розрахунку податку на прибуток.
Чи часто ви бачили, щоб у проїзних квитках суму ПДВ було виділено окремим рядком? А якщо немає виділеного податку, то немає і відрахування, хоча з метою розрахунку прибутку всю вартість проїзду можна включити до витрат. У цій думці одностайні і Мінфін, і податкові органи.
Безперечно, прийняти до відрахування ПДВ із вартості квитків набагато вигідніше, ніж врахувати цю суму у складі видатків з метою оподаткування. А вихід із цієї ситуації лише один – придбати квитки безготівково.
При оплаті за безготівковим розрахунком трансагентство надасть фірмі не лише проїзні квитки, а й накладну (акт) та рахунок-фактуру. І тут компанія виконає всі вимоги Податкового кодексу. Погодьтеся, що у такій ситуації фірма має право вирахування податку.
Наказом з облікової політики реєстрація проїзних квитків здійснюється у «Журналі обліку прийому та видачі залізничних та авіаквитків працівникам». Після того як компанія сплатила та прийняла на облік проїзні, у бухобліку з'явився актив – «грошові документи».
В обліку ЗАТ «Прометей» зроблено проведення:
Дебет 76 Кредит 51
- 47 200 руб. – оплачені авіаквитки;
Дебет 50-3 Кредит 76
- 47 200 руб. - Оприбутковані грошові документи.
Одночасно в журналі обліку прийому та видачі залізничних та авіаквитків працівникам зроблено записи (див. таблицю 1).
| Номер по порядку | Дата прийняття до обліку накладної | Номер прибуткової | Номер квитка | Пункт призначення | Вартість квитка, руб. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 134 | 31.08.06 | 7865 | 234697 | Владивосток - назад | 23600 |
| 135 | 31.08.06 | 7865 | 234698 | те ж саме | 23600 |
Дебет 71 Кредит 50-3
- 47 200 руб. – видано авіаквитки під звіт;
Дебет 71 Кредит 50
- 8720 руб. – видано під звіт на відрядження.
У той же час у журналі обліку прийому та видачі залізничних та авіаквитків працівникам зроблено записи (див. таблицю 2).
| Основа | Дата видачі | ПІБ підзвітної особи | Підпис |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 400 | 04.09.06. | Макарів С | |
| 401 | 04.09.06 | Лоткін М. |
З затверджених авансових звітів бухгалтер зробив проводки.
Дебет 44 Кредит 71
- 800 руб. - Відбиті витрати: добові за нормативом;
Дебет 44-1 Кредит 71
- 3200 руб. - Відбиті витрати: добові понад норматив;
Дебет 44 Кредит 71
- 4000 руб. - Відбиті витрати: проживання в готелі;
Дебет 19 Кредит 71
- 720 руб. – відображено суму вхідного ПДВ із вартості послуг готелю;
Дебет 68-2 Кредит 19
- 720 руб. – прийнято ПДВ до відрахування з вартості послуг готелю;
Дебет 44 Кредит 71
- 40 000 руб. – відображена вартість авіаквитка;
Дебет 19 Кредит 71
- 7200 руб. – відображено суму вхідного ПДВ з вартості авіаквитка;
Дебет 68-2 Кредит 19
- 7200 руб. – прийнято ПДВ до відрахування з вартості авіаквитка.
Коригування з метою податкового обліку бухгалтер відобразив у податковому регістрі (див. таблицю 3).
| Найменування показника | Сума витрат з бухобліку, руб. | Збільшення витрат, руб. | Зменшення витрат, руб. | Сума витрат з податкового обліку, крб. (гр.2 + гр.3 - гр.4) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Добові | 4000 | - | (3200) | 800 |
| Послуги готелю | 4000 | - | - | 4000 |
| Проїзні квитки | 40 000 | - | - | 40 000 |
| Усього витрат | 48 000 | - | (3200) | 44 800 |
Дебет 90-2 Кредит 44, 44-1
- 48 000 руб. – списані витрати на відрядження за підсумками місяця (враховуються при розрахунку податку на прибуток).
Оскільки добові понад норматив у сумі 3200 крб. не враховуються при розрахунку податку на прибуток, у бухгалтерському обліку виникає постійна різниця та відповідне постійне податкове зобов'язання.
Дебет 99 Кредит 68-1
- 768 руб. - Відбито постійне податкове зобов'язання (3200 x 24%).
Витрати відрядження у сумі 44 800 крб.
Бухгалтеру потрібно мати на увазі, що незначні відступи від правил можуть спричинити неприємності з податковими органами. Щоб цього не сталося, необхідно дотриматися всієї процедури документообігу і правильно скласти аналітику.
Т. Борисова, провідний аудитор, О. Черевадська, начальник відділу загального аудиту Джерело матеріалу -