ПРО ОФОРМЛЕННЯ ТА УГОДИ ПРОЕКТІВ НАКІВ, Школа ділових технологій

ПРО ОФОРМЛЕННЯ ТА УГОДИ ПРОЕКТІВ НАКІВ

Текст документа. Текст наказу може складатися з двох частин – констатуючої (преамбули) та розпорядчої, розділених розпорядчим словом «наказую». Констатуюча частина може бути відсутня, і тоді наказ починається з розпорядчого слова.

Відповідно до Додатка № 15 до п. 3.3.5.2 Методичних рекомендацій у констатуючій частині коротко викладаються цілі та завдання, факти та події, що стали підставою для видання наказу. Вона може починатися словами «з метою», «на виконання» та інших. Якщо наказ видається виходячи з іншого документа, то констатуючої частини вказується найменування цього документа, найменування органу, який видав документ, дата, реєстраційний номер і заголовок до тексту.

Якщо у наказах з основної діяльності констатуюча частина зустрічається досить часто, то у наказах з особового складу вона, як правило, відсутня. Однак у деяких наказах за особовим складом її рекомендується оформити: наприклад, у констатуючій частині наказу про застосування дисциплінарного стягнення навести дату та докладний опис дисциплінарної провини або допущеного працівником порушення посадових (професійних) обов'язків, а також детально викласти результати розслідування за цим.

Як оформляти розпорядче слово «наказую», має вирішити сама організація під час проектування бланка наказу:

як продовження останнього абзацу констатуючої частини або на окремому рядку;
якщо на окремому рядку, то безпосередньо від лівого поля або з червоного рядка;
великими літерами або малими літерами в розрядку.

У розпорядчій частині наказу перераховуються доручення(завдання) із зазначенням виконавців та строків виконання.

Розпорядча частина може ділитися на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Як виконавців зазначаються структурні підрозділи чи конкретні працівники організації.

Зверніть увагу! Внесення змін до підписаного наказу, розпорядження, а також до узгодженого проекту документа не допускається.

В останньому пункті розпорядчої частини можуть бути вказані посада, прізвище та ініціали працівника, на якого покладається контроль за виконанням наказу. Якщо керівник організації залишає контроль над виконанням наказу у себе, вказувати це у наказі годі було. Не слід включати до наказу і пункту про необхідність доведення наказу до відома певних працівників, для цього оформляються візи ознайомлення – на лицьовій або, за нестачі місця, на зворотному боці останнього листа наказу або на окремому аркуші ознайомлення. Віза ознайомлення одного працівника може бути оформлена за зразком:

Ознайомлений(а): _______________________ «____» _________________________ 20 __ р.

підпис (розбірливо) місяць прописом

З наказом (розпорядженням)

працівник ознайомлений: _______________________ «____» ______________________ 20 __ р.

підпис (розбірливо) місяць прописом

Якщо з наказом потрібно ознайомити кілька осіб, для оформлення віз можна використовувати універсальну форму, що дозволяє скоротити або збільшити кількість рядків:

Із наказом ознайомлені:

________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ р.

_______________________________________________ « ____ » ___________________ 20 __ р.

прізвища, ініціали підпис (розбірливо) місяць прописом

В уніфікованих формах багатосуб'єктних наказів за особовим складом для ознайомлення працівників із наказом передбачено графу, у заголовку якої зазначено: «З наказом (розпорядженням) працівник ознайомлений. Особистий підпис. Дата».

■Відмітка про наявність додатка. У пункті 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 йдеться про оформлення цього реквізиту в листах, а щодо додатків до розпорядчих документів сказано лише, що у додатку до розпорядчого документа на першому його аркуші в правому верхньому кутку пишуть «Додаток №» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера. Далі наводиться приклад такого напису:

до наказу Росархіву

Допускається вираз «ДОДАТОК №» друкувати великими літерами, а також центрувати цей вислів, найменування документа, його дату та реєстраційний номер щодо найдовшого рядка.

У Методичних рекомендаціях також нічого не сказано про оформлення у наказах та розпорядженнях позначки про наявність програми. У Додатку № 11 до п. 3.3.2 Методичних рекомендацій передбачено використаннявідмітки про додаток при оформленні додатків до наказів та розпоряджень, але під позначкою про додаток мається на увазі відмітка, яка проставляється у правому верхньому кутку на самому додатку до розпорядчого документа (див. вище).

У цьому Додатку також наводяться роз'яснення, що доповнюють та уточнюють правила оформлення додатків до наказів, наведені у ГОСТ Р 6.30-2003. Так, наприклад, уточнюється, що відмітка про додаток проставляється на першому аркушідодатка довідкового характеру до наказів, розпоряджень, правил,інструкцій, положень, планів, програм, договорів та інших документів. Якщо ж додатком до документа (наприклад, до наказу) є документ, що затверджується (положення, правила, інструкція, регламент та ін.), у верхньому правому кутку проставляється відмітка про додаток, а нижче – гриф затвердження документа, наприклад:

Відсутність у ГОСТ Р 6.30-2003 та Методичних рекомендаціях згадки про відмітку про наявність додатка у розпорядчих документах дозволяє зробити наступний висновок: у розпорядчих документах цей реквізит не оформляється, а посилання на додатки даються безпосередньо в тих пунктах наказу, до яких належать ці додатки. Наприклад:

Відповідальний – завідувач відділу матеріально-технічного забезпечення Шаров Н.С.

■Підпис складається з трьох елементів: найменування посади, особистого підпису та його розшифрування. Розшифрування підпису складається з ініціалів та відокремленого від них одним пропуском прізвища, наприклад: Н.Г. Федоров.

На бланках наказів можна заздалегідь передбачити форму для цього реквізиту, наприклад:

____________________________ ____________________ ___________________________

найменування посади підпис розшифрування підпису

■Параметри шрифтів та абзаців, що використовуються при оформленні наказів. Організація самостійно визначає:

тип шрифту, що використовується для оформлення наказів;
розмір шрифту окремих реквізитів наказу;
можливість використання напівжирного зображення для виділення окремих реквізитів;
розмір міжрядкових інтервалів;
спосіб вирівнювання абзаців (за шириною або лівим краєм);
необхідність та розмір додаткових інтервалів між абзацами.

При оформленні організаційно-Розпорядчих документів зазвичай використовують шрифт Times New Roman, Arial або інший на вибір організації.

За сформованою практиці при наборі тексту наказу, заголовка щодо нього, найменування посади і розшифровки підпису в реквізиті «Підпис» встановлюють розмір шрифту 12 пунктів, але за необхідності його можна зменшити до 11 пунктів або збільшити до 14 пунктів.

Розмір міжрядкового інтервалу встановлюють в інтервалі від одинарного до подвійного. Через одинарний інтервал зазвичай оформлюють заголовок до тексту та позначку про виконавця. Текст наказу, зазвичай, друкують через полуторный інтервал. Можливо встановлений однаковий міжрядковий інтервал оформлення всіх реквізитів наказу. При необхідності можна використовувати проміжні (дрібні) значення міжрядкового інтервалу, наприклад, встановити його рівним 1,25.

Сторінки наказів нумеруються відповідно до правил, викладених у п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при виготовленні документів на двох та більше сторінках другу та наступні сторінки нумерують (перша сторінка не нумерується), номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

Організація має право встановити свої правила набору тексту та інших реквізитів наказів та закріпити їх в інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті.

Узгодження проектів наказів

види документів, які потребують узгодження;
посадових осіб та фахівців організації, з якими мають бути погоджені ті чи інші документи;
терміни погодження;
черговість отримання віз узгодження.

Відповідальність за погодження проекту документа з посадовими особами та фахівцями організації покладається на конкретного працівника, якому доручено підготовку проектудокумента, чи керівника структурного підрозділу – виконавця документа.

Порядок погодження рекомендується закріпити у локальному нормативному акті (інструкції з діловодства) чи розпорядчому документі організації, з яким мають бути ознайомлені під розпис усі працівники організації, робота яких може бути пов'язана з підготовкою проектів документів.

Якщо організація вважає за необхідне проводити погодження проектів наказів щодо основної діяльності, для оформлення візи погодження можна використовувати форму, в якій є всі елементи, передбачені п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, наприклад:

підпис розшифрування підпису

Відповідно до п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 за наявності зауважень вище за найменування посади працівника, який візує проект документа, пишуть: «Зауваження додаються». Методичні рекомендації пропонують додаткові варіанти цього напису: «Є зауваження», «Згідний з урахуванням зауважень» (див. Додаток № 11 до п. 3.3.2). Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують та додають до документа.

Відповідно до п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, оригінал якого залишається в організації (наприклад, наказу), візи проставляють у нижній частині зворотної сторони останнього аркуша оригіналу документа. Вважаємо, що за наявності вільного місця візи погодження можуть бути оформлені і на лицьовій стороні останнього аркуша оригіналу документа. Для документа, оригінал якого відправляють з організації (наприклад, вихідний лист), візи проставляють у нижній частині лицьової сторони останнього листа копії документа, що надсилається, тобто. візуєтьсякопія документа. При нестачі місця на лицьовій стороні віза проставляється на обороті останнього аркуша копії документа, що надсилається.

Можливе оформленнявіз документа на окремому аркуші погодження, який може бути оформлений таким чином:

ЛИСТ УГОДИ

___________проекту наказу«Про внесення змін до штатного розкладу»__________

Лист погодження проекту наказу після його підписання та реєстрації підшивається у справу разом із оригіналом наказу.

Допускається на розсуд організації полистное візування документа та її докладання.