Про порядок знищення медичної документації
Олена Бабич Медичний адвокат, партнер юридичної компанії «Бабіч, Сисоїнко та Партнери»
Закінчені діловодством справи постійного, тривалого терміну зберігання та за особовим складом підлягають передачі до архіву закладу охорони здоров'я. А документи тимчасового терміну зберігання зберігаються за місцем їх формування у справах структурних підрозділів цієї установи та після закінчення терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
Завданням ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві закладу охорони здоров'я.
Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після опису справ установи охорони здоров'я за відповідний період. Зведені описи та акт розглядаються ЕК установи охорони здоров'я одночасно. Схвалені ЕК установи опису справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК (експертно-перевірочної комісії) відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також узгоджені нею описи справ за особовим складом та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація – фондоутворювач має право знищувати документи.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких вказується вага паперової макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їхня вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти містяться у справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.
Знищення документів без схвалення описів справпостійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій – джерел формування НАФ), а також порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів є незаконним та тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством України.