Про затвердження Зразкової номенклатури справ державної лікувально-профілактичної установи
1. Затвердити Зразкову номенклатуру справ державної лікувально-профілактичної установи Удмуртської Республіки (додаток N 1).
2. Керівникам органів та установ охорони здоров'я Удмуртської Республіки при розробці номенклатури справ лікувально-профілактичного закладу керуватись Приблизною номенклатурою справ державної лікувально-профілактичної установи Удмуртської Республіки.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра охорони здоров'я Удмуртської Республіки Гаврилова В.А.
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УДМУРТСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ
КОМІТЕТ ПО СПРАВАХ АРХІВІВ ПРИ УРЯДІ УДМУРТСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ
ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ УДМУРТСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ
ПРИКЛАДНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ДЕРЖАВНОЇ ЛІКУВАЛЬНО-ПРОФІЛАКТИЧНОЇ УСТАНОВИ УДМУРТСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ З ЗАСТОСУВАННЯ ПРИКЛАДНОЇ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВА ДЕРЖАВНОГО ЛІКУВАЛЬНО-ПРОФІЛАКТИЧНОЇ УСТАНОВИ УДМУРТСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ
Зразкова номенклатура справ є методичним посібником і має рекомендаційний характер. Приблизна номенклатура справ призначена для використання у діловодстві державних, а також може бути застосована в роботі муніципальних, приватних лікувально-профілактичних установ УДМР (ЛПУ УР) з метою надання методичної допомоги в організації діловодства, правильного групування документів у справи, складання чітких, уніфікованих заголовків справ, визначення термінів зберігання документів, а також для спрощення подальшого впорядкування документів, знищення документів зі строками зберігання та забезпечення, що минув.своєчасної передачі справ на постійне зберігання до державного архіву.
Прикладна номенклатура справ складена фахівцями Центрального державного архіву Удмуртської Республіки та Міністерства охорони здоров'я Удмуртської Республіки на основі індивідуальних номенклатур справ ДНЗ "Республіканська офтальмологічна клінічна лікарня", ДНЗ "Перша республіканська клінічна лікарня", ДНЗ "Республіканська дит диспансер і т.д.
До Примірної номенклатури справ включено найбільш характерні документи, що утворюються в діяльності ЛПЗ УР. Вона встановлює приблизний склад справ ЛПЗ УР.
Терміни зберігання справ у Примірній номенклатурі справ визначено в результаті вивчення їх складу та змісту, а також з урахуванням положень "Переліку типових документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання" (М., 2000) та "Переліку документів зі строками зберігання Міністерства охорони здоров'я СРСР та установ його системи” (М., 1974).
Застосування "Переліку документів з термінами зберігання Міністерства охорони здоров'я СРСР та установ його системи" (М., 1974) у Зразковій номенклатурі позначено скороченням "ВП" - відомчий перелік. Застосування "Переліку типових документів, що утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання" (М., 2000) у Примірній номенклатурі позначено скороченням "ТУ".
Зразкова номенклатура справ побудована за структурним принципом, її розділи здебільшого відповідають структурі ЛПЗ УР:
1. Керівництво та контроль
3. Планово-економічний відділ
5. Заступник головного лікаря з медичної частини
6. Організаційно-методичний відділ
7. Головна медична сестра
9. Приймальне відділення
12. Адміністративно-господарська служба та охорона праці
Індивідуальну номенклатуру справ щорічно уточнюють з метою включення заголовків документів, що знову з'явилися, або вилучення заголовків справ (або цілих розділів номенклатури справ), які не створювалися в поточному діловодному році.
При складанні заголовків справ слід враховувати таке:
- Термін "Документи" вживається в заголовку тоді, коли об'єднуються різні за своїми різновидами документи, що стосуються одного і того ж питання, наприкінці заголовка в дужках перераховуються основні види документів.
- документи про ліцензування діяльності ЛПЗ УР (ліцензія, квоти, протоколи, рішення);
- документи про проведення документальних ревізій (акти, довідки, доповідні записки).
У зв'язку з тим, що ЛПЗ УР є методичним, консультаційним центром для ЦРЛ УР за своїми напрямами діяльності, до Примірної номенклатури справ, до розділу 06 "Організаційно-методичний відділ" включені документи спеціалізованих служб ЛПЗ УР. В індивідуальну номенклатуру справ ЛПЗ УР документи можуть бути включені за окремими видами.
Справи 06-13 та 06-16 в індивідуальній номенклатурі справ можуть бути поділені таким чином:
Зведений аналіз діяльності офтальмологічної служби УР.
Документи щодо діяльності офтальмологічних відділень та кабінетів ЦРЛ УР (плани, звіти, інформації, довідки).
Зведений аналіз діяльності психіатричної служби УР.
Документи про діяльність психіатричних відділень та кабінетів ЦРЛ УР (плани, звіти, інформації, довідки) тощо;
- заголовки справ, у яких зберігатимуться документи одного виду, починають із зазначення цього виду документів у множині ("Накази головного лікаря з основної діяльності","Рішення.", "Акти.", "Звіти.", "Листування." і т.д.);
- у заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період (рік, квартал, місяць):
- "Річний план роботи ЛПЗ УР";
- "Квартальний план роботи організаційно-методичного відділу";
- "Місячний план роботи ЛПЗ УР";
- "Річний бухгалтерський звіт ЛПЗ УР";
- "квартальні звіти про роботу адміністративно-господарської частини";
- "Місячні бухгалтерські звіти ЛПЗ УР";
- у заголовку справи, що містить статистичні форми, мають бути зазначені періодичність (рік, квартал, місяць), назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр), N форми зазвичай вказується наприкінці заголовка у дужках.
- "Річні статистичні звіти ЛПУ УР про склад та рух кадрів (ф. N 17, 50, 51)";
- "Квартальні статистичні звіти ЛПУ УР про склад та рух кадрів (ф. N 17, 50, 51)";
- "Місячні статистичні звіти ЛПУ УР про склад та рух кадрів (ф. N 17, 50, 51)";
- одна справа із зразкової номенклатури справ може бути поділена на кілька справ в індивідуальній номенклатурі.
- "Положення про структурні підрозділи та комісії (ради) ЛПУ УР" можна розділити на окремі справи:
- "Положення про архів";
- "Положення про економічну раду";
- "Положення про пораду медичних сестер" тощо.
- "Журнал обліку сильнодіючих та наркотичних засобів:
- "Журнал обліку сильнодіючих засобів";
- "Журнал обліку наркотичних засобів";
- Декілька справ з однорідними документами можуть об'єднуватися і включатися в індивідуальну номенклатуру справ як одну справу. Об'єднувати в одну справу можна лише документи з однаковими термінами зберігання. Не допускаєтьсяформування в одну справу документів постійного та тимчасового термінів зберігання.
Терміни зберігання справ, передбачені Зразковою номенклатурою справ, переносяться до індивідуальної номенклатури без змін. Не допускається зміна термінів зберігання документів у бік зменшення.
До деяких документів тимчасового терміну зберігання Зразкової номенклатури справ зроблено відмітку "ЕПК". Це означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення, тому вони мають бути відібрані на постійне зберігання під час проведення експертизи цінності документів за їх упорядкування.
Особливу увагу слід приділяти експертизі цінності історій хвороби хворих із терміном зберігання "10, 25, 50 років" із позначкою "ЕПК". Експертиза цінності документів із позначкою "ЕПК" проводиться експертною комісією ЛПЗ із залученням кваліфікованих медичних фахівців. Історії хвороби, відібрані на постійне зберігання, можуть знайти широке застосування у практичній роботі лікарів ЛПЗ УР, а також стати базою для дослідницької роботи студентів та аспірантів медичних освітніх закладів.
Позначка "ДМН" (до закінчення потреби) означає, що документи мають обмежене практичне значення. Термін їх зберігання визначається фахівцями ЛПЗ УР, але не може бути менше одного року (виноситься на розгляд ЕК ЛПЗ УР).
Терміни зберігання журналів реєстрації та обліку різних видів документів обчислюються з останнього запису в журналах.
Індивідуальна номенклатура справ складається за уніфікованою формою, у якій кожна графа має назву і вимагає правильного заповнення. Форму конкретної номенклатури справ (додаток 1) визначено "Основними правилами роботи архівів організацій" (М., 2002).
Графа N 1 служить для сумарногообліку та валової нумерації кількості справ, заведених у діловодстві.
У графі N 2 закріплюється систематизація документів індексами. Індекс складається з цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах розділу номенклатури справ ЛПЗ УР. Порядок індексації закріплюється в інструкції з діловодства. Індекси справ позначаються арабськими цифрами, групи цифр індексу поділяються дефісом (тире).
Приклад: 12-07, де 12 – позначення структурного підрозділу, 07 – порядковий номер усередині розділу за номенклатурою.
Графа N 4 заповнюється після закінчення календарного року, коли зрозуміло, скільки документів відклалося у справі. Якщо кількість документів з постійним та довготривалим терміном зберігання (понад 10 років) перевищує 250 аркушів, то справу ділять на томи (частини) та відомості про це фіксуються у графі N 4.
Графа 5 - проставляються строки зберігання з посиланням на статті типового або відомчого переліку із зазначенням його назви.
Графа 6 - протягом року у цій графі робляться позначки:
- про перехідні справи
(справи з питань, не дозволених протягом одного року, є "перехідними", та їх заголовки переносяться до номенклатури справ організації наступного року з тим самим індексом);
- про передачу справ до архіву;
- про передачу справ в іншу організацію для продовження тощо;
- про знищення справ;
- у цій же графі при перенесенні інформації з традиційного носія на машинний робиться відмітка із зазначенням індексу машиночитаного документа;
- вносяться всі примітки з типового та відомчого переліків, що стосуються тієї чи іншої статті.
- "На державне зберігання не передаються. Зберігаються в організації" - цим уточнюється місце зберігання документів,мають тривалий довідковий характер;
- "За умови завершення перевірки (ревізії). У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих та судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення" – конкретизує термін зберігання бухгалтерської документації;
- "Після закінчення терміну дії договору", "Після заміни новими" тощо. - Вказують, що обчислення терміну зберігання документа здійснюється з певного моменту;
- за наявності в організації оригіналів копії документів - "До мінування потреби".
В індивідуальну номенклатуру справ можуть бути включені справи з позначкою "ДСП" (для службового користування), доступ до яких має обмеження. Відмітка "ДСП" також ставиться у "Примітці" та на обкладинці справ.
Якщо протягом року у ЛПЗ виникають нові документовані ділянки роботи та непередбачені справи, вони додатково вносяться до номенклатури. Для нових справ у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.
Головний спеціаліст ОВА ЦГА УР Є.П.ПЕСТОВА
Затверджено наказом міністра охорони здоров'я Удмуртської Республіки від 11 травня 2006 р. N 221