Проектне управління укорінення на ниві вітчизняної економіки
Проектне управління: укорінення на ниві вітчизняної економіки
Інтерв'ю з бізнес-тренером Іриною Сукманюк
Управління проектами – тема, безперечно, актуальна, затребувана у вітчизняній економіці сьогодення. За даними Міжнародної асоціації управління проектами (IPMA), використання сучасної методології та інструментарію управління проектами дозволяє заощадити близько 20–30% часу та 15–20% коштів, що витрачаються на реалізацію проектів. Однак існує й чимала статистика невдалих проектів. Про проектне управління ми поговоримо з ведучою тренінгу «Практика управління проектами» бізнес-тренером Іриною Сукманюк.
Питання. Ірина, добрий день! Сьогодні ми говоримо про управління проектами. Розкажіть, будь ласка, читачам про Ваш особистий досвід у цій сфері?
Відповідь. Я вважаю, що він величезний. Коли я дізналася, що таке УП, то зрозуміла, що моя робота на 90% складається з цього і не тільки робота. А якщо серйозно, то всі ті зміни, серйозні і не дуже які реалізовувалися в компаніях, де я працювала, були проектами: зміна організаційної структури, впровадження управлінського обліку, відкриття Торгової точки в новому форматі, впровадження СМЯ та багато іншого.
Питання. Ірина, в чому, на Ваш погляд, найголовніший плюс і найістотніший мінус проектної форми управління?
Ответ. Спочатку про плюси – це можливість отримати той результат, на який розраховуєш до початку активних дій, і зробити це максимально ефективно. Якщо про мінуси, то це скоріше про складнощі. Існує дуже багато підходів до проектного управління, і організація, обравши якусь із систем, починає її послідовно впроваджувати, щовиявляється вкрай складним для більшості співробітників та поступово впровадження припиняється. Складається враження, що було обрано найвдаліший підхід. Проте, суть цих підходів одна, найважливіше – щоб співробітники розуміли основні засади УП та враховували особливості цих процесів. Це як із ситуацією впровадження програмного забезпечення з автоматизації бізнес-процесів – Замовники вважають, що нове програмне забезпечення вирішить усі їхні проблеми, а насправді проблеми лише погіршується, оскільки хаос автоматизувати неможливо.
Питання. Ірине, як загалом і справи у вітчизняному бізнесі з поширенням проектної роботи? У яких галузях, наскільки широко поширені проекти та який потенціал розширення цієї форми?
Відповідь. Загалом справи складно з причин, про які я говорила вище. Проте ситуація залежить від галузі. Найкраще УП розвинене у сфері ІТ, будівництві, стартапах. Нерідко культуру УП привносять із собою великі міжнародні компанії, які мають філії в Україні. Але все частіше навіть невеликі вітчизняні компанії впроваджують у себе елементи проектного підходу, і це чудово! Зараз той час, коли майбутнє мають компанії, які вміють швидко результативно та ефективно змінюватись, а найкращий інструмент для досягнення цього – Управління проектами.
Питання. А складно, як правило, впроваджується проектна культура в організацію? Від чого це залежить?
Відповідь. Найчастіше складно, але не через складність самої проектної культури, а через контекст змін з якими вона з'являється. Співробітники в організації часто плутають причину та слідство. Складності виявляються через необхідність організації змінюватися, а чи не через впровадження проектних підходів.
Питання. Ірина,чи можна оцінити - якому етапі реалізації проектів практики найчастіше допускають промахи чи недоробки: щодо безпосереднього змісту проекту, за його плануванні, реалізації чи етапі завершення проекта?
Відповідь. Однозначно найбільші промахи закладаються на етапі «Визначення змісту», результатом якого є затверджене Резюме проекту. Я завжди говорю про те, що це закладення фундаменту проекту. Якщо у фундаменті проекту є помилки – ніколи Будівля не буде збудована бездоганно. Чим ретельніше проект опрацьовується на цьому етапі – тим більше шансів бути успішним!
Відповідь. На жаль, такі проекти зустрічалися. Найчастіше це відбувається, коли команда проекту втрачає віру у його реалізацію. У мене був випадок – проект із впровадження інструментів «Бережливого виробництва» (5S, канбан тощо), забуксував на самому початку. Ініціатором цього проекту був власник; він побував на підприємстві, де УП було реалізовано та захотів застосувати цей досвід у себе, вивчив питання, запросив консультантів. Але він не врахував, що співробітники, які в нього працювали, ще не досягли професійного світогляду потрібного рівня і просто не зрозуміли, чого ж від них хоче керівник і навіщо їм усе це треба: «У нас і так усе гаразд. Знову чергові закидони начальства». Якщо учасники проекту не бачать користі від його результатів, то зробити проект успішним практично неможливо, і жодні інструменти в цьому не допоможуть.
Питання. А чи буває проект ідеальним? Чи сама сутність проекту передбачає якийсь рух усередині нього у процесі реалізації?
Відповідь. У професійних менеджерів проектів є дві приказки, які, на мій погляд, відповідають на ваше запитання: «Для кого війна, а нам мати рідна»і «Починаючи проект, будь готовий, що з першого дня в тебе все піде не так». І це – справжня правда! Саме тому успішних менеджерів проектів завжди характеризують оптимізм, гнучкість, вміння відчувати людей, наполегливість та пристрасне бажання досягти наміченої мети. Менеджер проекту – людина оркестр, яка за бажання може замінити чи добудувати практично будь-якого члена своєї команди.
Питання. Ірино, можете навести приклад проекту, який у Ваших очах найбільше наблизився до ідеального?
Відповідь. Так, для мене це був проект «Впровадження процесного підходу до управління підприємством» в одному великому регіональному торговому холдингу. Його результатом стало прописання бізнес-процесів та впровадження на їх основі програмного забезпечення. Успіх складався з кількох ключових факторів: Власник компанії, він же Спонсор проекту хотів його результатів – пристрасно! Для реалізації проекту було залучено зовнішніх консультантів, які мали досвід у цій сфері. Було вчасно виділено та правильно замотивовано Менеджер=Лідер проекту. В результаті Холдинг отримав сильний відрив від конкурентів за рахунок підвищення якості обслуговування покупців, бездоганної системи обліку та прозорої системи контролю управління.
Питання. Ірина, чи добре знайомі сьогодні управлінці з проектною формою управління? Чи навчають цього у вишах? Наскільки близько це навчання до практики?
Відповідь. На щастя, навчання управлінню проектами з кожним роком стає все різноманітнішим, ширшим і включаться до програми дуже багатьох вузів і програм додаткової освіти. Основним недоліком цього навчання бачу малу практичну спрямованість. Слухачам даються дуже складні розгорнуті інструменти з досить високою галузевою специфікою (це, до речі,можна сказати і про літературу). В результаті після такого навчання залишається лише жах від того, що осягнути це вкрай складно, а застосувати на практиці практично неможливо і отримані знання через рік, а то й швидше забуваються, так і не отримавши практичного застосування. Також управлінці стикаються з тим, що для застосування інструментів УП необхідно, щоб практично всі співробітники могли користуватися ними, а всіх навчити класичними підходами дуже довго і дорого. Саме тому я вважаю корпоративний формат тренінгів із наступним супроводом виконання УП дуже ефективними для організацій.
Питання. Ви проводите тренінг «Практика управління проектами». В інтернеті та книгарнях є маса літератури з проектного управління. Навіщо потрібний тренінг, що відбувається там?
Відповідь. Крім того, що ми всі два дні будемо розглядати в різних варіантах специфіку Управління проектами від Управління поточною діяльністю та знайомитися зі статистикою дій, що допомагають або заважають досягненню успіху в проектах, на тренінгу учасники можуть повністю пройти етап « Визначення змісту проекту» використовуючи свої дані та інструменти, які випробувані в сотнях вдалих проектах. А на другий день в ігрових ситуаціях ще раз пропрацюють основні інструменти інших етапів і отримають зворотний зв'язок про своє розуміння їх використання і те, наскільки вони ефективні в принципі.
Питання. Чи є у Вас «історії успіху» учасників Вашого тренінгу – яких результатів вдалося досягти їм, які проблеми вирішити після навчання?
Відповідь. Так, безумовно. Більше того, у мене є компанії, з якими ми тренінг УП проводимо щорічно протягом ось уже 6-ти років. Спочатку проекти, які ми опрацьовували, булималенькими, а тепер це вже дуже великі масштабні проекти. Учасники за цей час запроваджували нові продукти, відкривали виробництва, будували квартали, виходили на нові ринки та багато іншого.
Питання. Ірино, на завершення нашої бесіди – традиційне питання бізнес-тренеру: «За що Ви любите тренінги?»
Відповідь. Тренінги я люблю за те, що це найкраща форма навчання для дорослих. У тренінгу в цікавих ігрових ситуаціях можна знайти відповіді на серйозні питання, що мучили тебе протягом багатьох років. Можна відчути себе дитиною і здобути заряд бадьорості, енергії та бажання нових особистих та професійних перемог.
Ірино, дякую за інтерв'ю!
Бажаємо Вам нових успішних проектів та захоплених учнів!
Запитання ставила методист ТА «Майстер-клас» Марія Степанова