Проектний план та його складові - Венчур, управління, інвестиції
Завдання
Завданням називається робота, що здійснюється в рамках проекту для досягнення певного результату. Наприклад, у проекті видання номера журналу завданням є проведення редколегії. Оскільки зазвичай проект містить багато завдань, то зручності відстеження плану їх об'єднують у групи, чи фази. Сукупність фаз проекту називається його життєвим циклом.
Фази
Фаза проекту складається з одного або кількох завдань, в результаті виконання яких досягається один або декілька основних результатів проекту. Таким чином, результати, досягнуті завдяки виконанню кожної із завдань, що входять у фазу, формують її результат.
Якщо досягнення результатів завдання досить виконати лише її, то досягнення результату фази потрібно виконати групу інших завдань. І це полягає відмінність фази від завдання: її результат підсумовує результати інших завдань. Саме тому MS Project фази називають сумарними завданнями (summary task).
Наприклад, результатом фази "підготовка матеріалів" будуть матеріали номера журналу, які можна передати на переддрукарську підготовку. Оскільки номер складається з обкладинки та статей, то для отримання результату фази потрібно вирішити як мінімум два завдання: "підготовка обкладинки", результатом якої буде обкладинка журналу з фотографією фотомоделі та заголовками статей, та "підготовка статей", результатом якої будуть усі тексти статей журналу .
При плануванні робіт слід пам'ятати, що чим детальніше складено план проекту, тим він точніший (а отже, краще). Тому в тих випадках, коли це можливо,варто розбивати великі завдання на підзавдання (тобто перетворювати завдання на фази). Формальними критеріями, що показують, що завдання можна розбити на підзавдання, є тривалість (завдання рідко бувають довше 2-3 днів) і велика кількість задіяних виконавців (як правило, якщо над розв'язанням задачі працюють більше 2-3 осіб, то кожен вирішує своє власне завдання , яку можна окремо врахувати у плані проекту).
Проект розбивається на фази та для зручності відстеження ходу робіт. Після завершення проектної фази зазвичай здійснюється аналіз як отриманих результатів, щоб з мінімальними витратами визначити та виправити помилки, так і загального ходу виконання проекту, щоб визначити, чи варто переходити до його наступної фази.
У більшості життєвих циклів фази виконуються послідовно. При цьому часто наступна фаза починається лише після того, як буде схвалено результати попередньої. Однак у деяких життєвих циклах наступна фаза починається раніше за схвалення результатів попередньої фази, якщо такий ризик вважається прийнятним. "Перетин" фаз при плануванні називається швидким шляхом (fast tracking).
Розбиття проекту на фази дозволяє подати його у вигляді списку основних результатів та дат, до яких ці результати мають бути отримані. Керівник проекту здійснює безпосередній контроль за виконанням кожного завдання всередині проекту, повідомляючи вищому менеджеру тільки про досягнення фазових результатів. Цьому менеджеру, у свою чергу, для контролю за виконанням проекту цілком достатньо таких даних.
Віхи
Кожен проект орієнтований на досягнення певної мети, і зазвичай досягти її не можна, не досягнувши кількох проміжних цілей. Наприклад, не можна збудувати будинок, не заклавши фундамент. Закладка фундаментує проміжною метою при будівництві будинку.
Завдання, внаслідок виконання яких досягаються проміжні цілі, називаються завершальними завданнями, або, у термінах MS Project, віхами (milestones). Зазвичай результатом фази є досягнення проміжної мети, тому віхою у плані проекту прийнято позначати останнє завдання фази, у якої досягається її результат.
Іноді, якщо такої задачі немає, а фазовий результат досягається, наприклад, одночасним завершенням декількох завдань, то створюється фіктивна завершальна задача. Тривалість такого завдання встановлюється в 0 днів, але не виділяються виконавці. Вона є у плані виключно для позначення моменту завершення фази, що полегшує моніторинг плану проекту.
Тривалість та трудовитрати
Залежності та зв'язки
Завдання у плані проекту взаємопов'язані, наприклад, часто одне завдання неспроможна розпочатися, доки закінчено інша (зведення стін неспроможна розпочатися раніше закладки фундаменту). У плані проекту залежності (dependencies) позначаються з допомогою зв'язків (links), і ці терміна -залежність і зв'язок -мають і той ж сенс, позначаючи логіку, визначальну послідовність робіт у плані проекту.
Ролі та ресурси
Кожен співробітник, що у проекті, отримує певну роль відповідно до своєї кваліфікацією, вимогами проекту та регламентами, які у організації. Наприклад, в одному проекті співробітник може виступати в ролі архітектора додатків, а в іншому, де гостро потрібний програміст, той же співробітник може бути зайнятий як програміст.
При складанні списку ресурсів часто використовується рольове планування. Наприклад, спочатку визначається, що для виконання робіт потрібні три програмістиі один менеджер, а потім, коли план проекту затверджено, підбираються конкретні співробітники цих ролей.
Вартість ресурсів
Важлива властивість ресурсів - вартість їх використання в проекті, тобто витрати (cost). У MS Project є два типи вартості ресурсів: погодинна ставка та вартість за використання. Погодинна ставка (rate) виражається у вартості використання ресурсу в одиницю часу, наприклад, 100 рублів на годину або 1000 рублів на день. У такому разі вартість участі ресурсу у проекті становитиме час, який він працює у проекті, помножений на погодинну ставку. Зазвичай погодинна ставка служить обліку вартості нематеріальних ресурсів.
У галузі управління проектами терміни "вартість" та "витрати" рівнозначні. У книзі обидва терміни також застосовуються на рівних правах.
Величина витрат за використання (cost per use) позначає вартість використання устаткування чи співробітника завдання. Ця величина залежить від цього, скільки часу задіяний у завданні співробітник чи матеріальний ресурс. Загальні витрати на використання ресурсу визначаються шляхом множення вартості використання ресурсу в задачі на кількість завдань, у яких він задіяний.
У ресурсу може бути зазначена вартість як одного з двох типів, так і обох. При визначенні загальних витрат на використання ресурсу у проекті MS Project визначає погодинні витрати та витрати на використання та підсумовує їх.
Призначення
Призначення - це зв'язок певної задачі та ресурсів, необхідних для її виконання. У цьому однією завдання може бути призначено кілька ресурсів, причому як матеріальних, і нематеріальних. Призначення об'єднують у плані ресурси та завдання, роблячи план цілісним. Завдяки призначенням вирішується ціла низка завданьпланування. По-перше, визначаються відповідальні виконання завдань. По-друге, коли визначено завдання, які відповідає ресурс, можна розрахувати загальний обсяг часу, витрачається їм у проект, отже, його вартість проекту. По-третє, визначивши вартість всіх ресурсів у проекті, можна підрахувати його загальну вартість. Нарешті, призначаючи ресурси завдання, можна скоротити термін виконання робіт, виділяючи ними більше ресурсів і тим самим скорочуючи загальну тривалість проекту.