Проектування бізнес-процесів
Побудова технологічної моделі процесу.
Методологія моделювання бізнес-процесів: SADT, DFD, ERD, IDEF, ARIS, Oracle, ін.
Короткий конспект
Поняття «інжиніринг» запозичене з інженерної діяльності, від англ. engineering – проектувати, винаходити, вигадувати.
Це метод проектування бізнес-процесів на основі принципу оптимальності та один із методів процесного управління.
Більшість фахівців розглядають інжиніринг процесів як загальне поняття, виділяючи три його види:
1. прямий інжиніринг - проектування нових бізнес-процесів "з чистого листа";
2. зворотний інжиніринг - опис та локальне перепроектування діючих бізнес-процесів, з метою їх поліпшення;
3. реінжиніринг – радикальне перепроектування бізнесу та існуючих бізнес-процесів.
При інжинірингу використовується моделювання.
Модель процесу це уявлення (опис) ключових характеристик існуючого чи проектованого процесу. Модель має відображати структуру бізнес-процесів організації, деталі їх виконання та порядок документообігу.
Метою моделювання є систематизація знань про організацію та її бізнес-процеси у наочній графічній формі зручною для аналітичної обробки отриманої інформації.
Референтні моделі (моделі-прототипи) розробляються стосовно реальних умов. Моделювання бізнес-процесів дозволяє отримати наочний опис діяльності організації, впорядкувати та систематизувати внутрішню інформацію, а також суттєво полегшити управлінську аналітику. Воно торкається багатьох аспектів у діяльності підприємства:
- функції підрозділів та співробітників;
- розподіл прав та обов'язків керівників;
- внутрішні нормативні документи та технології проведення операцій;
- вимоги до автоматизації виконуваних процесів тощо.
Побудова технологічної моделі процесу
Технологічна модель пов'язує цілі процесу із засобами їх досягнення та є основою для управління процесом, визначення обсягів виконуваної роботи, необхідних зусиль та кваліфікації працівників, прогнозу результатів процесу, вимірних показників трудомісткості та вартості. На її основі забезпечується планування, організація та контроль виконання процесу.
У технологічній моделі проектується робота та процес поділяється на взаємопов'язані спеціалізовані елементи за видами та обсягами робіт, що дозволяє визначати відповідальність учасників до рівня, що забезпечує керованість, та координувати їх дії.
Технологічна модель при побудові може спиратися на такі елементи процесу:
- компоненти продукту;
- функціональні елементи діяльності;
- етапи виконання процесу;
- Елементи організаційної структури.
При формуванні структури процесу необхідно враховувати як завдання, які під контроль менеджменту організації, а й контрольовані підрядниками і замовником. Ці завдання накладають певні обмеження структуру управління процесом.
Найбільш проста процедура розробки технологічної моделі може бути представлена в наступному вигляді:
1. визначення кінцевих результатів (цілей) процесу;
2. визначення основних робіт та проміжних результатів;
3. інтеграція моделі з системою управління та контролю;
4. узгодження моделі з учасниками процесу та необхідне коригування.
Технологічна модель єосновою:
- на формування структури управління процесом;
- для складання комплексного плану процесу, планування обсягів робіт, вартості, термінів та ризиків, а також інтеграції даних програмних продуктів;
- для організації виробництва процесу;
- для організації системи обміну інформацією, звітності та контролю. Оскільки оцінки пов'язані з виконанням конкретних робіт, технологічна модель процесу забезпечує виявлення точок контролю виконання обсягів та графіків робіт, освоєння коштів, витрат, якості та спрощує обмін інформацією.
За допомогою технологічної моделі роботи структуруються та зв'язуються з графіком, а ресурси розподіляються та відстежуються.
Методології моделювання бізнес-процесів
Набір символів або позначень, за допомогою яких описується бізнес-процес, прийнято називати мовою або методом опису бізнес-процесів.
Найбільш поширеними методологіями, що використовуються при моделюванні, є: опис бізнес-процесів, опис потоків робіт та опис потоків даних.
У найпростіших випадках і сьогодні використовують звичайну блок-схему та словесний опис бізнес-процесу.
Звичайна блок-схема процесу, що зображується за допомогою прямокутників - що позначають дії, ромбів - що позначають прийняті рішення і стрілок - що з'єднують ці елементи і показують їх взаємозв'язок.
Опис бізнес-процесу відповідає на питання, що, хто, де, як, навіщо і чому, а також які витрати часу та коштів на прийняття рішень, очікування та здійснення дій у бізнес-процесі.
Однак, ця проста, наочна та очевидна методологія не завжди достатня для визначення ефективності реалізації складного бізнес-процесу, тому буврозроблено ряд більш складних та ефективних методологій, що використовують можливості комп'ютерної техніки.
Ці методології еволюціонували у міру розвитку технічних та програмних засобів.
У 40-60-ті роки. з'явилися алгоритмічні мови опису.
У 60-ті р. була розроблена методологія SADT - структурного аналізу та проектування.
У 70-80-ті роки. розроблено методології DFD, ERD, IDEF, IDEF1X та ін.
У 90-ті та наступні роки з'явилися: UML – універсальна мова моделювання; методологія ARIS - архітектура інтегрованих інформаційних систем; методології компаній Oracle, Baan, ReTrink, Rational та ін.
При інжинірингу беруть участь фахівці двох типів – професіонали у сфері реконструйованого бізнесу та розробники інформаційних систем. Сьогодні базовою методологією опису бізнес-процесів визнано об'єктно-орієнтоване моделювання. Моделі створюються у вигляді потокових діаграм, де представлені основні робочі процедури, що використовуються в компанії, описано їхню поведінку, а також інформаційні та матеріальні потоки між ними.
Методологія DFD.Стандарти DFD (Data Flow Diagramming) та WFD (Work From Diagram) містять набір символів або позначень, за допомогою яких описується бізнес-процес. Мова DFD та WFD вважають класичною.
Більшість консалтингових компаній у проектах з оптимізації діяльності організацій у загальному випадку застосовують типову методологію опису бізнес-процесів та використовує два типи бізнес-моделей. Для опису бізнес-процесів верхнього рівня є прототипом класичної DFD-моделі. Друга - для опису процесів нижнього рівня та відповідає принципам WFD-схеми.
Приклад типової моделі опису бізнес-процесів верхнього рівня представлено на рис. 5.5.
| Збір заявок |
| Затвердження заявок |
| Складання зведеної заявки |
| Обробка заявок |
| Вибір постачальника |
| Створення замовлення на закупівлю та відстеження його виконання |
| Рівень 3 |
| Рівень 2 |
| Рівень 1 |
| Закупівлі |
| Виробництво |
| Збут |
| … |
Мал. 5.5. Приклад типового опису бізнес-процесів верхнього рівня в DFD
Типова модель WFD опису бізнес-процесів нижнього рівня, що використовується консалтинговими компаніями на основі підходу Swimmer lanes представлена на рис. 5.6.
| Ні |
| Відділ 1 |
| Відділ 2 |
| Відділ 3 |
| Відділ 4 |
| Так |
| Ні |
| Так |
| Інформаційна система 1 |
| Інформаційна система 2 |
| Робота |
| Підрозділи |
| Рішення |
Мал. 5.6. Типова модель опису бізнес-процесів нижнього рівня у WFD
Методологія IDEFце найбільш глибоко опрацьована та обширна методологія, яка дозволяє описувати не тільки бізнес-процеси, а й функціональні блоки (наприклад, маркетинг та фінанси), різні об'єкти в компанії та дії над ними (наприклад, весь комплекс процесів обробки та виконання замовлення клієнта), а також стан тадинаміку розвитку бізнес-одиниць компанії в цілому. Вона включає 14 стандартів. Основні з них:
IDEF0 – методологія моделювання функціональних блоків;
IDEF1 – методологія моделювання інформаційних потоків у компанії;
IDEF2 - методологія моделювання динаміки розвитку компанії;
IDEF3 – методологія документування бізнес-процесів у компанії;
IDEF4 - методологія опису різних об'єктів у компанії та дій над ними;
IDEF5 – методологія опису поточного стану компанії та тенденцій зміни.
Методологія ORACLE. Щоб здійснити ефективну автоматизацію, потрібно правильно налаштувати інформаційну систему. Тому розробники інформаційних систем розробили свої стандарти та програмні продукти, за допомогою яких описується бізнес-діяльність компанії. Найбільші їх SAR/R3, BAAN і ORACLE. Кожен із цих стандартів містить кілька бізнес-моделей, за допомогою яких описуються бізнес-процеси, організаційна структура та будуються інші бізнес-моделі.
Методологія ARIS(Architecture of Integrated Information Systems – проектування інтегрованих інформаційних систем) одна з сучасних методологій бізнес-моделювання, що набула широкого поширення. Її використовує програмний засіб ARIS Toolset.
Ця методологія розроблена у компанії IDS Scheer AG у Німеччині. До неї інтегровані існуючі стандарти та специфікації опису процесів та даних, у тому числі IDEF та DFD. Різні рівні уявлення та фази життєвого циклу дозволяють спростити опис бізнес-процесів.
При великій кількості використовуваних для опису, аналізу та оптимізації різних аспектів діяльності організації бізнес-моделей (близько 100) вони об'єднані в чотири групи:
- група "Оргструктура" включає моделі, за допомогою яких описується організаційна структура компанії та інші елементи, що дозволяють відповісти на запитання "хто відповідає?";
- група «Функції» включає моделі, які використовуються для опису стратегічних цілей компанії, функції та елементи функціональної діяльності організації, що дозволяють відповісти на питання «що роблять?»;
- група «Інформація» включає моделі, за допомогою яких описується інформація (потоки та структура), що використовується в діяльності організації, що дозволяють відповісти на запитання «на основі чого?»;
- група «Процеси» включає моделі, що використовуються для опису бізнес-процесів, різні взаємозв'язки між структурою, функціями та інформацією, що дозволяють відповісти на запитання «як?».
СистемаReTrink,розроблена фірмою Gensym (США) і є прикладом інтегрованого підходу до підтримки інжинірингу. При створенні системи розробник ставив за мету створити зручний засіб для реалізації різних методологій. У ній об'єднані можливості ключових сучасних інформаційних технологій: графічна об'єктно-орієнтована мова для опису моделей та проектів, засоби анімації та імітаційного моделювання процесів, що реконструюються, методи штучного інтелекту для повного та адекватного представлення експертних знань про процеси. Поєднання прозорих засобів інтерактивної графіки з можливостями моделювання процесів у реальному часі, що дозволяє менеджерам самостійно, без допомоги програмістів, втілювати свої ідеї у вигляді працюючих моделей процесів.
Всі елементи моделей, включаючи ресурси процесів, можуть модифікуватися безпосередньо під час виконання, результати змін можна побачити відразу після їх введення.
Крімрозглянутих методологій існують та інші, запропоновані різними компаніями, консалтинговими фірмами та виробниками програмних продуктів.
Практика показала, що застосування референтних моделей у корпоративних проектах дозволяє скоротити час та вартість їхньої реалізації більш ніж на 30%.