Протокол зборів учасників ТОВ
Необхідно розрізняти протокол загальних зборів учасників ТОВ та просто протокол зборів учасників. Справа в тому, що деякі, найважливіші для суспільства питання, можуть вирішуватись виключно за умови присутності всіх учасників. Вибрана форма проведення зборів відбивається у заголовку документа.
Вимоги до протоколу зборів учасників ТОВ
- Дату проведення зборів.
- Де проводяться збори
- Порядок денний (необхідно перерахувати основні питання, які мають розглядатися на зборах).
- Результати голосування з усіх питань.
- Рішення, прийняті зборах.
Можливе складання протоколу у двох формах – повної та короткої. Повна форма передбачає докладний запис виступу кожного учасника та всього ходу зборів. У короткій формі потрібно вказувати лише прізвища промовців, теми виступу, результати виступу та голосування з розглянутих на зборах питань.
Рішення про те, в якій формі записуватиметься протокол зборів учасників ТОВ, або приймається головою зборів, або визначається регламентом проведення зборів.
Як вказати склад учасників
Склад та кількість присутніх на зборах учасників мають бути відображені у протоколі зборів ТОВ. Ви можете перерахувати всіх присутніх безпосередньо на початку або наприкінці документа, обов'язково вкажіть дату та місце проведення зборів, а також перерахуйте поіменно всіх присутніх та зберіть їх підписи.
Алгоритм складання протоколу зборів учасників ТОВ
Підготовка до зборів – на цьому етапі вам необхідно підготувати порядок денний та всі необхідні для проведення зборів документи та довідки. Не забудьте сповістити учасників про час та місцепроведення зборів, його тему та порядок денний.
Визначте форму протоколу – повна чи коротка.
Протоколування ходу зборів – відповідно до обраної форми запису, до протоколу потрібно занести всі виступи учасників та прийняті за підсумками зборів рішення.
Завершення оформлення протоколу – після того, як збори завершилися та весь хід його проведення було перенесено на папір, протокол загальних зборів учасників ТОВ підписує голова зборів та секретар, а також засвідчується печаткою товариства.
Зберігання – протоколи зборів учасників необхідно зберігати в архіві організації та за необхідності передавати до контролюючих органів.