Протокол зборів засновників коли він потрібний і навіщо
Протокол зборів засновників необхідний, коли ухвалюється рішення про створення комерційної чи некомерційної організації. Як правило, його складають, коли учасників є два і більше. Такий протокол зборів засновників, крім рішення про створення організації, може містити ще й затвердження оцінки матеріальних активів, що вкладаються у статутний капітал. Наприклад, обладнання, меблі, будівля, сировина, патенти тощо. Хоча він не є установчим документом, складати його необхідно.
Надалі цей документ потрібний для управління організацією, коли будь-які питання виходять за межі повноважень її керівника. Вони (повноваження) визначаються статутом, положенням директора, трудовим договором. Крім того, протокол зборів засновників необхідний для призначення директора компанії. На початковому етапі функціонування організації існують певна тотожність двох понять. Зокрема, засновник та учасник – це одна особа. Надалі (при продажу часток) ця тотожність йде. Ось чому протокол зборів засновників після цього має називатися інакше.
Надалі учасники можуть приймати досить широкий спектр рішень. Всі вони, як правило, повинні заноситись до протоколу ТОВ. Зокрема, це можуть бути питання, пов'язані зі збільшенням статутного капіталу, розподілом прибутку, оплатою роботи директора організації, отриманням великого кредиту, затвердженням низки документів, що регулюють діяльність компанії, випуском облігацій, реорганізацією.
Форма протоколу зборів має містити кілька обов'язкових реквізитів. Їхня відсутність надалі може негативно позначитися на об'єктивності оцінки ситуації за якихосьрозглядах. По-перше, заголовок документа, назва в ньому компанії має повністю відповідати статуту. Крім того, обов'язково мають бути номер та дата. Це особливо важливо, якщо одне рішення змінює положення іншого. Також потрібно вказати місце проведення зборів (місто чи інший населений пункт).
Після заголовка зазвичай перераховуються присутні на заході учасники (засновники). Якщо це не вони самі, а їхні представники, то необхідно зробити посилання на довіреність, написати її реквізити та дані нотаріуса. Також вказується П.І.Б. секретаря (його посаду у цій організації). Потім йде порядок зборів. Зазвичай її питання перераховуються за рівнем важливості.
Далі йде розпорядча частина протоколу. Число її розділів відповідає кількості питань на порядку денному. Кожен з них включає опис того, хто виступив з основною доповіддю, за наявності доповнень (змін), вказується їх суть і П.І.Б. що запропонував їх. Потім наводяться дані щодо голосування учасників. Підсумком є рішення. Для однозначного токування, воно має бути чітким, ясним і без хитромудрих фраз. Протокол підписують усі присутні учасники (засновники), головуючий та секретар.