Проведення комплексної діагностики ситуації та визначення проблеми - Прийняття та реалізація
Проведення комплексної діагностики ситуації та визначення проблеми
Добре відомо, що необхідність прийняття рішення виникає лише за наявності певної проблеми. Існують два підходи до визначення поняття «проблема».
По-перше, проблема розуміється як розбіжність між дійсним і бажаним при невідомих способах подолання цієї розбіжності. У житті організацій такі проблеми виникають, якщо фактичні результати їхньої діяльності не відповідають необхідним або, іншими словами, коли мети діяльності організації не досягнуто. Прикладом подібних проблем є зменшення нижче за допустимий рівень таких показників, як прибуток, обсяг продажів, якість товарів або частка фірми на ринку. Будемо називати їх проблемами функціонування організації.
По-друге, проблема часто сприймається як потенційна можливість. У цьому сенсі проблема означає розбіжність між дійсним і потенційно можливим за невідомих способів подолання цієї розбіжності. У житті організацій такі проблеми виникають, якщо фактичні результати їхньої діяльності нижчі, ніж потенційно можливі, або, іншими словами, коли не реалізується потенціал організації, навіть якщо її справи йдуть добре, і всі цілі діяльності успішно досягаються. Наприклад, якщо деяка фірма отримала досить високий, проте не максимально можливий прибуток, або якщо фірма займає лідируючу позицію на ринку, але має можливість покращити його і ще сильніше зміцнити свої позиції, то можна сказати, що в діяльності цієї фірми також є проблеми, це проблеми зовсім іншого. Назвемо їх проблемами розвитку організації.
Слід зазначити, що потенціал організації, зазвичай, значно перевищує бажані результати діяльності. Як відомо,раціональність людей обмежена, і керівники організацій рідко прагнуть працювати «на межі можливого», обмежуючись постановкою досяжних цілей. Одним словом, реальні цілі діяльності зазвичай простіші, ніж потенційні можливості організації. Тим не менш, мудрий керівник завжди бачить перспективу. Щоб вижити за умов жорсткої конкуренції, керівники повинні як своєчасно розпізнавати і вирішувати проблеми функціонування організації, а неодмінно думати про розвитку і прагне реалізації всіх потенційних возможностей.
Ми встановили, що проблема – це певна суперечність. Щоб вирішити проблему, спочатку необхідно визначити, тобто. «побачити» суперечність, що виникла, і встановити її причини. Визначення проблеми – перший крок на шляху її вирішення. Як відомо, правильно визначити проблему – значить наполовину її вирішити. Це складне завдання для керівника. Організація - це складна система, поведінка якої залежить від великої кількості взаємозалежних та невизначених факторів. Кожен із них може стати причиною проблеми. Понад те, проблеми можуть бути як результат спільного впливу чи «взаємодії» різних за своєю природою чинників. Це відомо під назвою ефект негативної сннергії, коли кілька чинників хіба що «накладаються» друг на друга і утворюють настільки несприятливе поєднання, що ефективність діяльності організації різко падає. Тому визначення проблеми - це складна процедура, яка, у свою чергу, складається з кількох фаз і вимагає ухвалення проміжних рішень. Серед цих фаз виділяють дві основні - виявлення та діагноз проблеми.
Перша фаза - виявлення проблеми, тобто. визначення її симптомів. Поняття «симптом» означає деяку ознаку, яка вказує напоява проблеми і сприймається як відхилення реальних оцінок показників ефективності організації від бажаних чи потенційно можливих значень. Наприклад, до типових симптомів проблем функціонування комерційних організацій відносяться низькі значення прибутку, обсягу продажу, якості товарів, продуктивності праці або, навпаки, високі витрати та плинність кадрів. [3, c. 128]
Визначення симптомів дозволяє встановити наявність проблеми, але не відповідає питанням про причини її виникнення. Справа в тому, що будь-який симптом може бути обумовлений багатьма факторами, що впливають на ефективність організації. Наприклад, обсяг продажів фірми може зменшитися внаслідок зміни споживчого попиту чи зниження якості товарів, яке, своєю чергою, залежить від кваліфікації робітників, організації їх праці, якості та технологій обробки матеріалів, що використовуються. Тому після визначення симптомів слід уникати імпульсних рішень та поспішних дій для негайного усунення проблеми. Щоб визначити справжні причини «хвороби» своєї організації, керівник має глибоко проникнути у суть проблеми, вивчивши реальний стан справ та вплив усіх факторів на організаційну ефективність.
Тому потрібна друга фаза - діагноз проблеми, тобто. встановлення причин її виникнення. Оскільки у випадку проблема розуміється як зниження ефективності організації, її причину слід шукати серед чинників, які впливають ефективність операцій у цій організації. Як відомо, існують три групи таких факторів: якість ресурсів, способи та умови їх застосування. Збір корисної та достовірної інформації про значення цих факторів і становить сутність процесу діагнозу проблеми. Ця інформація потрібна для того, щоб встановити конкретнийперелік факторів, що спричинили виникнення проблеми, і виділити серед них керовані фактори, з яких формуватиметься безліч альтернатив для прийняття рішення. Наприклад, причиною зниження обсягу виробництва для підприємства може бути застаріле устаткування (якість ресурсів), нераціональна організація процесу виробництва (способи застосування ресурсів) чи низька надійність постачальників (умови застосування ресурсів). Залежно від того, що насправді є причиною проблеми, надалі можуть бути прийняті рішення про заміну обладнання, оптимізацію виробничих операцій або вибір нових постачальників. Таким чином, кінцева мета діагнозу - виявити керовані фактори, на які повинен вплинути керівник, щоб вирішити проблему.