Реферат Підготовка звітів - Банк рефератів, творів, доповідей, курсових та дипломних робіт
Якщо в тексті звіту Ви ставите надрядкові індекси для позначення виноски, то Ви повинні залишати місце в кінці сторінки для власне виносок. Якщо в тексті на сторінці 7 міститься чотири надрядкові індекси, то в кінці сторінки має бути чотири виноски.
Виноски, згруповані наприкінці звіту, називають кінцевими виносками. Крім їх розташування, кінцеві виноски нічим не відрізняються від звичайних виносок. Якщо наприкінці звіту розміщена бібліографія, посилання в тексті можуть даватися безпосередньо на відповідний номер джерела в списку.
Що має бути у вступі до звіту?
Зазвичай у вступі пояснюється важливість теми, якій присвячено звіт. У вступі може бути подана історична довідка або описана структура основної частини звіту. Можуть бути параграфи, присвячені актуальності звіту, констатації наявної проблеми, наявним можливостям її вирішення та цілям звіту. Таким чином, у вступі, як правило:
Визначається місце дії (зв'язок з будь-якими обговореннями, терміни, посилання та ін.);
Зрозуміло визначається тема;
Визначаються цілі та завдання;
Надається зручна та приваблива для читача структура звіту;
Починається процес ознайомлення з темою і намічається нитка, якою може бути читач.
Яким має бути висновок звіту?
У розділі «Висновок» не повинно бути представлено жодної нової інформації. У цьому розділі проводиться узагальнення сказаного вище, в основній частині звіту та підбиття підсумків. Основна перевага висновку в тому, що в цьому розділі звертається увага читача на найважливішу інформацію, і робляться необхідні акценти; читачеві дають зрозуміти, які думки є основними у звіті.
Які розділи можуть бути у звіті?
До звіту можуть бути також включені додаткові розділи, до яких належать кінцеві виноски, додатки, бібліографія та алфавітний покажчик. Кінцеві виноски-це виноски, згруповані в кінці тексту. У додатку міститься матеріал, який може бути цікавим для читача, але якщо його помістити в основну частину звіту, то це може уповільнити читання. В офіційному звіті кожен додаток забезпечується титульним листом, на якому наведено позначення та назву додатка. Бібліографія є переліком джерел інформації, які використовувалися під час підготовки звіту, незалежно від того, чи цитувалися уривки з них у звіті. Алфавітний покажчик використовується лише у великих звітах і є переліком основних понять і тим, що наведені в алфавітному порядку. У переліку міститься номер сторінки, на якому згадувалося те чи інше поняття.
Якщо Ви уповноважили написати звіт, то до нього можна додати копію листа або службової записки, що підтверджує це. Такий документ зазвичай буває в офіційних звітах, його подання надасть Вашій роботі більше значення.
Зміст є необхідною частиною будь-якого більш-менш офіційного бізнес-звіту. У ньому перераховані всі частини, що входять до звіту (наприклад, перелік таблиць, додатки, бібліографія тощо), за винятком тих, що передують змісту, а також заголовки першого та другого рівнів, що зустрічаються у тексті із зазначенням номерів сторінок, на яких їх можна знайти.
Якщо у звіті містяться таблиці, то потрібний перелік таблиць, що містить номери, назви таблиць та номери сторінок, де вони знаходяться. Перелік малюнків оформляється аналогічно або поєднується з переліком таблиць під загальним.назвою "Перелік ілюстрацій".
В інструкції читачеві подається виклад змісту звіту в короткій формі. Анотацію можна назвати звітом у мініатюрі, але вона містить не лише висновки. Інструкція за обсягом зазвичай не перевищує одну сторінку.
Як правильно скомпонувати звіт?
В офіційному звіті мають бути такі частини, наведені в порядку їх слідування: