Рекомендації з фасилітації репетицій

Необхідно постійно враховувати такі моменти.

Учасники мають скоріше показувати, ніж розповідати.

Суть цього методу – драматична дія. Пояснення, докази, виправдання та теоретизування мають бути зведені до мінімуму. Репетиція — це захід, що проходить у дії, який може чергуватись із роздумами та обговореннями у спеціально відведений для цього час. Як керівник, дозвольте лише серйозним розбіжностям перерости у дискусії на тему, що робити далі. Обов'язково наполягайте на тому, щоб ухвалене рішення було розіграно. Якщо учасникам важко ухвалити це рішення, розіграйте кілька можливих варіантів, щоб зробити висновок про найкращий з них.

Уявіть, що хтось із членів команди з продажу каже: «Я домовлюся про зустріч із консультантом, хоча це й непросто», а його колеги схвально кивають та висловлюють згоду на словах. Замість того, щоб продовжувати дискусію на тему можливих труднощів «Я подзвоню і призначу зустріч», «Я зможу наполягти на тому, щоб він мене прийняв», драматизуйте ситуацію, запропонувавши: «Давайте це зробимо».

У репетиції з продажу медичного продукту агент з продажу, Ані, призначає зустріч із хірургом-консультантом. Ані грає свою роль, а добровольці відіграють ролі тих, які б у реальній ситуації були відсутні. Ці виконавці можуть бути обрані з тієї ж команди з продажу, оскільки вони знають, що слід говорити чи робити у цій ситуації; виконувати ці ролі можуть і запрошені актори, тут перевагою є те, що вони невідомі протагоністу. Гравці з однієї команди найчастіше чудово здатні зіграти свої ролі, і ситуація рідко виглядає «несхожою на реальність»

Секретар хірурга відповідає на дзвінок. Роль секретаряграє інший агент із продажу, Джоан, яка прагне використати цю можливість, оскільки цей момент — один із найскладніших для неї. "Мені дуже шкода, але містер Стеббінг не зможе вас прийняти". Ані відповідає: Так? І чому ж?"

«Він надто зайнятий. До побачення". І Джоан зображує, як кладе слухавку.

Ви кажете Ані, що їй все ж таки потрібно домогтися зустрічі, і питаєте, що вона збирається робити. Вона відповідає, що напише Стеббінгу або надішле йому брошуру, що наочно демонструє всі переваги нового продукту.

Якщо ніхто з учасників не знаходить вдалого способу впоратися із ситуацією, то ви можете запропонувати цікавішу ідею самі. Спочатку порадьте гравцеві налаштуватися на розмову, дещо змінивши свою звичайну поведінку («Спробуй говорити будь ласка, коли просиш додати цукор у каву»). Для ще більших змін у тактиці ви можете поміняти гравців місцями. Подивіться, чи погодиться людина, від якої виходила пропозиція, зайняти місце попереднього гравця, щоб довести ефективність своєї пропозиції. Тут слід знову згадати принцип «показувати, а чи не розповідати».

Якщо хтось із гравців має аргументи на користь іншої манери ведення розмови, запросіть їх зайняти місце гравця для того, щоб продемонструвати більш дієвий варіант.

"Не давайте секретарці шансу так просто закінчити з вами розмову". Ви дякуєте Ані та запрошуєте Лінду зайняти місце Ані та показати, що вона має на увазі. Лінда повертається спиною до Джоан і набирає номер. «Будь ласка, я хотіла б домовитися про зустріч із містером Стеббінгом». «Мені дуже шкода, але він зараз надто зайнятий і не зможе з вами зустрітися». «Я знаю про те, що він дуже зайнята людина. Я обіцяю не зайняти надто багато його часу. Явпевнена, що він хотів би зі мною зустрітися і дізнатися більше про нашу нову продукцію. Саме тому ми регулярно зустрічаємося з ним один раз на шість місяців протягом останніх кількох років. Який день найкраще підійде для зустрічі? «Я спитаю в нього. Чи можу я вам передзвонити?» «У вас його щоденник?» «М-м, так». — Джоан змушена говорити правду про ситуацію, наскільки вона її уявляє. «Тоді запишіть мене на найближчий потрібний йому час; зустріч займе не більше півгодини. Ми можемо підтвердити дату пізніше”.

Дайте учасникам можливість різноманітного вибору та оцініть їхні зусилля.

Не забудьте подякувати кожному гравцю за той внесок, який він зробив у репетицію. Якщо ви замінюєте гравців, то поясніть, що ви робите це не тому, що хтось робить щось неправильно, а тому, що ви прагнете використовувати можливу різноманітність підходів до ситуації. Дискусія про найбільш ефективний підхід ще принесе свої позитивні результати. А зараз слід випробувати на практиці всі можливі підходи та стратегії. Щоб репетиція була ефективною, необхідно, щоб гравці хотіли брати в ній участь, а це означає, що вони не повинні відчувати їх оцінювання. Прагніть до атмосфери експерименту, чесних спроб та відкриттів.

У прикладі з волонтерськими групами на брифінгу з'ясувалося, що ці групи дуже часто розпадаються. Це означало, що професійні працівники були змушені витрачати багато часу на те, щоб організувати нові групи, або на те, щоб запобігти розпаду існуючих груп.

У процесі репетиції спілкування між професійним координатором та його волонтерською групою ми почули кілька скарг на відсутність підтримки з боку головного офісу. Група попросила свогокоординатора надати їй необхідні матеріали для проведення кампанії і він хотів це зробити, але головний офіс відмовився надати ці матеріали.

Джим (виступаючи в ролі різних представників головного офісу) дав абсолютно щиру відповідь: «Ми не можемо давати ці плакати волонтерам», відреагувавши на критику настільки витончено, наскільки вона була здатна. Ми надали йому підтримку, звернувшись до аудиторії з питанням, чи є у когось якісь корисні пропозиції.

Можливо, Джим навіть повернеться до репетиції ще раз, щоб знову прийняти дзвінок, пояснити ситуацію і додати: «Я проситиму на наступних зборах керівників, щоб групам волонтерів якнайшвидше надали можливість отримувати плакати». Незалежно від того, чи буде його ініціатива успішною чи ні, координатори груп зрозуміють його позицію та оцінять її зусилля, спрямовані на покращення ситуації.

Прагніть задіяти кожного учасника хоча б один раз.

Ми влаштували так, щоби в офісі в цей момент більше нікого не було. Елен компетентно впоралася зі своєю роллю, прийнявши дзвінок і подякувавши клієнту, і виявила ініціативу, попросивши клієнта надіслати підтвердження у письмовій формі. Її поведінка викликала оплески з боку її нових колег.

Наставництво з боку через пряму вказівку у формі інструкцій.

Довіряйте своїм внутрішнім відчуттям.

Підбирайте людей на роль відповідно до того, що підказує вам ваша інтуїція. Незважаючи на те, що найчастіше ви проситимете людей зображати самих себе, іноді всі тільки виграють від зміни ролей: протагоніст буде з радістю спостерігати, як хтось ще намагається впоратися з його ситуацією. ви також можетепопросити учасників зіграти роль якоїсь третьої особи, наприклад покупця або партнера з переговорів, і спробувати зрозуміти, як виглядає ситуація з їхньої точки зору. Зміна ролей - благодатний ґрунт для інсайту.

Підведіть репетицію до логічного завершення.

Переконайтеся, що ситуація «прокручена» до кінця. Скільки сцен вам ще потрібно? Можливо, одна чи дві, а можливо, і дюжина. Це залежить лише від того, скільки важливих чи критичних моментів виявляється у процесі репетиції. Оцінюйте процес по тому, як він розгортається, і вірте в те, що у вас і групи вистачить ресурсів, щоб привести його до логічного завершення. Це, звичайно, не означає, що мають бути розіграні всі важливі ситуації та що всі проблеми мають бути вирішені. Досить часто під час репетиції постають такі питання, які не можуть бути вирішені негайно, тому що для цього, наприклад, потрібні люди, які на даний момент відсутні.

Якщо ви в якийсь момент відчуєте, що група впоралася з проблемою, постарайтеся прискорити наближення розв'язки. Наприклад, скажіть групі волонтерів: «Ви впоралися із найважчою частиною. Часу у нас небагато, тому давайте закінчимо репетицію таким чином: ви розіграєте чергову зустріч координатора та його групи, яка відбудеться за 6 місяців, і ми дізнаємося, що в цей момент відбудеться».

Гравці розсідаються по місцях, і координатор починає говорити: «Здрастуйте. Мені приємно вас знову бачити. Дякую за розклад, який ви мені надіслали. Воно виконане просто чудово. Ось матеріали, про які ви мене питали. У мене є також кілька плакатів, які, як нам здалося, можуть стати вам у пригоді. Як просуваються справи?"

У цей момент вступаєте ви:«Все проходить добре, давайте зупинимося тут і уявимо, що всі учасники зустрічі, тримаючись за руки, йдуть назустріч сонцю, що заходить. Ви опрацювали основні теми та ситуації, і всі ми були свідками того, як ви справлялися з вашими труднощами. Дякую вам за ваші ідеї, вашу гру та ваші відповіді на основні питання. Зробіть необхідні записи, які згодом можуть вам бути корисними».

Використовуйте різні варіанти підвищення ефективності репетицій.

Репетиції мають гнучкий формат. Існує безліч варіантів репетицій. Ви можете ухвалити рішення програти якісь сцени в режимі реального часу або зробити перерву для консультацій. Ви можете запрошувати професійних акторів як гравців. Ви можете проводити репетиції перед аудиторією.

Якщо дозволяє приміщення, ви можете розігрувати кілька сцен одночасно і створювати складніші ситуації.

Для глибшого розуміння процесів складних змін корисно попросити учасників розіграти дві сцени. В одній з них буде відображено реальну ситуацію на даний момент, в іншій — ідеальну ситуацію, яка буде мати місце після того, як відбудуться зміни. Програвання сцен «до» та «після» створює драматичний контраст і дуже жваво ілюструє учасникам їхньої мети. Втілюючи на сцені ідеальний сценарій, учасники розуміють, які перші кроки їм слід зробити насправді.

За своєю суттю репетиції стосуються створення нової реальності. Ви працюєте зі стратегіями та навичками, яким менеджери можуть навчитися в акторів. Під час репетицій актори осягають процес створення нової реальності. Вони кілька разів переживають ситуацію, що створюється у них безпосередньо на очах. Придумані емоції та переконання переживаються тазображуються так, ніби вони мали місце в реальному житті.

Репетиції дозволяють кожному учаснику грати, створюючи нову реальність, вчать його насолоджуватися емоціями, ідеями та образами, що з'являються в процесі репетиції, та вибирати ті з них, прояви яких він хотів би у реальному житті.

Репетиції дають нам точну інформацію про кожного члена команди. Чіткий розподіл обов'язків на репетиції допомагає підготувати учасників до реальних ситуацій, які можуть виникнути на роботі. У всіх описаних випадках репетиції допомогли учасникам досягти успіху.

РЕКОМЕНДАЦІЇ

Використовуйте стратегію ПЕО, щоб розвіяти всі страхи, пов'язані з необхідністю відповідати на запитання.
За умови достатнього ступеня впевненості в собі репетиції, що поєднують у собі спонтанні реакції тренера та учасників, можуть допомогти вам досягти разючих результатів.
Дозвольте учасникам самостійно приймати рішення: особисто, за допомогою колег та за вашою допомогою.
Довіряйте своїм відчуттям та тим методам, які ви обрали.