Ревізія відображення касових операцій на обліку
Банк Укаїни встановив єдині вимоги щодо технічного укріплення та обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств, викладених у додатку до Порядку ведення касових операцій.
Ревізія проводиться раптово. Під час ревізії припиняються прийом та видача коштів. Сторонні особи до касового приміщення не допускаються. Перед початком ревізії перевіряються наявність у касира зобов'язання про матеріальну відповідальність, наказ про призначення на роботу, розписка касира про ознайомлення з Порядком ведення касових операцій.
Перед початком ревізії у ревізора має бути акт ревізії готівки (готівки, поштових марок та інших.), фактично що у касі організації. У преамбулі акта міститься розписка касира про те, що до початку ревізії всі видаткові та прибуткові документи на кошти здані в бухгалтерію, всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а вибулі списані у витрату.
Акт складається у двох примірниках, підписується ревізійною комісією та матеріально відповідальною особою. Один екземпляр акта передається до бухгалтерії підприємства, другий — залишається у матеріально відповідальної особи. При зміні матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках (для матеріально відповідальних осіб, які здали та прийняли цінності, та бухгалтерії).
Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, на виправдання залишку готівки в касі не приймається.
У присутності членів комісії касир вносить до касової книги невідбиті касові ордери та виводить залишок. Після перевірки касового звіту інвентаризаційна комісія розпочинає підрахунок фактичної наявності грошей таінших цінностей, які у касі.
Головний касир відкриває сейф та у присутності комісії підраховує гроші та інші цінності, а потім їх перераховує ревізор. Заяви касира про наявність у касі коштів та інших цінностей, що не належать даній організації, до уваги не беруться. При підрахунку фактичної наявності грошей жодні розписки та неоформлені документи в залишок готівки не приймаються. Як виняток дозволяється зараховувати виплачені суми за платіжними відомостями, за якими виплата ще не закінчена і не закінчився термін дозвільного напису, як готівка. Усі пред'явлені касиром приватні розписки та інші незаконні документи перераховуються в акті ревізії із зазначенням, коли, кому, для якої мети, скільки і за чиїм розпорядженням (або без розпорядження) видано гроші.
Готівка перераховується полистно по купюрах, пачки грошей слід роздрукувати і перевірити кількість грошей у них прямим рахунком. Закінчивши перерахунок готівки, ревізор перевіряє наявність у касі грошових документів (марок, проїзних квитків), бланків суворої звітності, цінних паперів. Фактичні залишки грошей, грошових документів та бланків суворої звітності зіставляються із залишками за даними бухгалтерського обліку. Якщо під час перевірки виявлено недостачу чи надлишок грошей, грошових документів і бланків суворої звітності, то касир бере письмове пояснення про причини виявлених розбіжностей. Ревізор повинен ретельно перевірити достовірність поданих пояснень. Якщо недостача або надлишок по касі утворилися внаслідок порушення правил ведення касових операцій або зловживань, ревізор може вимагати усунення касира з посади або передачі матеріалів на винних осіб управоохоронні органи
При підрахунку фактичної наявності грошових знаків та інших цінностей у касі приймаються до обліку готівка, цінні папери та грошові документи (поштові марки, марки державного мита, вексельні марки, путівки до будинків відпочинку та санаторії, авіаквитки та ін.). Наявність бланків цінних паперів та інших документів суворої звітності перевіряється за видами бланків (за акціями, наприклад, іменні та на пред'явника, привілейовані та звичайні) з урахуванням початкових та кінцевих номерів цих бланків, а також за кожним місцем зберігання та матеріально відповідальними особами. При перевірці видаткових та прибуткових касових ордерів, підшитих до звіту касира, ревізор встановлює наявність номера, дати та підпису. Випадок розбіжності дат складання прибуткового касового ордера і фактичного оприбуткування до каси сум, що надійшли, може свідчити про незаконне використання протягом будь-якого терміну коштів для інших цілей або про спробу приховати фактичне надходження грошей до каси.
Насправді зустрічаються такі прийоми використання недоброякісних первинних документів:
• до звіту підшиваються первинні документи, вилучені з архіву, які можуть відрізнятися кольором, видом (жовклі, вицвілі, пом'яті, проколоті, зі слідами від підшивки), формою, підтертими датами, підписами тощо;
•травлення, підчистка, дописка документів тощо;
• якісно зроблені копії.
Документи, які не відповідають вимогам Положення про ведення касових операцій, не визнаються виправданими. У процесі ревізії необхідно ретельно перевіряти достовірність операцій, які відображені в таких документах.
При виявленні недостачі або надлишку цінностей у касі в акті ревізії зазначаються їх сума таобставини виникнення. Нестача стягується з касира. Готівка, не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується до доходу підприємства.
Ревізія відображення касових операцій на обліку. Одночасно з ревізією каси підприємства ревізор перевіряє правильність відображення прибутково-витратних операцій на відповідних рахунках балансу. На кожному первинному документі чи касовому звіті бухгалтер підприємства має вказувати балансовий рахунок. Наприклад, якщо з каси видано підзвітну суму працівникові, на видатково-касовому ордері у графі «Дебет» має бути зазначено «71», тобто. наводиться номер рахунку "Розрахунки з підзвітними особами". Якщо такого порядку не дотримується, ревізор зазначає це як порушення. У ревізійній практиці відомі випадки виявлення розкрадань коштів, що відбувається шляхом складання підроблених закупівельних актів для придбання товарів (які, зазвичай, здійснюють підзвітні особи). У закупівельних актах зазначалися вищі ціни на товари, ніж ті, якими вони фактично придбані, внаслідок чого різниця присвоювалася.
Ревізор проводить суцільним або вибірковим методом звіряння та кістяки по дебету та кредиту, а також залишків грошей, показаних у касових звітах, журналах, відомостях та книгах. При виявленні випадків неоприбуткування грошей або розриву між датами отримання грошей згідно з випискою банку та оприбуткування їх по касі ревізор зобов'язаний з'ясувати причини та визначити винних осіб, зобов'язаних письмово пояснити зазначені зловживання та порушення Одночасно з перевіркою повноти оприбуткування отриманих із банку коштів слід визначити, чи правильно відображені по касі готівка, внесена до банку на рахунки ревізованої організації. Для цього ревізорскладає окрему відомість, де вказує дату та номер видаткового касового ордера, номер та дату квитанції банку про прийом грошей, суму та дату виписки банку, в якій відображено надходження грошей. При аналізі повноти і своєчасності оприбуткування готівки, що надійшли, з інших джерел рекомендується проводити зустрічні перевірки.
Ревізорами були розкриті випадки розкрадань грошових коштів, отриманих до каси з розрахункового рахунку, шляхом умисного завищення підсумків за місяць у журналі-ордері за кредитом рахунку 50 «Каса» (у кореспонденції з різними рахунками, наприклад, 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами» ) та одночасно в дебетовій відомості до нього (у кореспонденції з рахунком 51 «Розрахункові рахунки»). Враховуючи таку можливість, ревізор повинен поряд із перевіркою документальної обґрунтованості записів у вказаному регістрі проводити також арифметичну перевірку підрахунків місячних підсумків.
Одночасно з касовими операціями слід перевіряти реальність коштів у дорозі, до яких належать:
• кошти, здані до банку, якими ще немає банківської виписки про зарахування на розрахунковий рахунок організації;
•гроші, здані інкасаторам перевезення у банк чи з банка;
•гроші, що перевозяться інкасаторами з операційної каси до каси організації.
При ревізії цих коштів спочатку перевіряється фактичний стан коштів на шляху до дня ревізії (чи інше найближче число) шляхом ретельної перевірки кожної квитанції банку чи копії препроводительной відомості на виручку, здану банк, але з зараховану на розрахунковий рахунок організації з цієї дату. Потім перевіряються обороти, тобто. операції з грошовими коштами в дорозі через звірку квитанцій банку або копійпрепровідних відомостей на зданий виторг з виписками банку про зарахування сум на розрахунковий рахунок організації. У результаті з'ясовуються повнота і своєчасність зарахування, і навіть відображення банком грошової виручки організації з його розрахунковий рахунок