Різниця між датами прийому та формування підпису
Питання
Коли приймати до обліку
Відповідно до ст. 172 НК РФ, витрати на податковому обліку теж приймаються за датою прийому робіт/послуг, якщо договором не передбачено інше.
Таким чином, дата підписання акта замовником відіграє важливу роль у бухгалтерському та податковому обліку, оскільки до моменту прийому робіт/послуг платник податків не має права приймати витрати до обліку та заявляти на відрахування ПДВ за дотримання інших вимог законодавства.
Як звикли працювати на папері
Працюючи з паперовими документами дату прийому робіт/послуг організації завжди вказували в самому документі (у разі, коли дата прийому-передачі окремо не вказувалася, за таку приймалася дата складання первинного документа). Навіть якщо документ було підписано набагато пізніше за факт прийняття робіт/послуг, у ньому все одно проставлялася фактична дата прийому. При паперовому документообігі організації звикли приймати дату прийому за дату підписання, оскільки фактична дата проставлення підпису ніяк і нічим не реєструється.
Таким чином, при роботі з паперовими документами відбувається підміна понять - дата підписання для бухгалтерів - це дата прийому.
Перехід на ЕДО
Законодавчо затвердженого порядку передачі електронних первинних документів немає. А тому робота з електронним актом нічим не відрізнятиметься від роботи з паперовим.
Незважаючи на те, що при роботі з документами в електронному вигляді інформаційна система фіксує всі події, що відбуваються з файлом (дати та час відправки, отримання та формування електронного підпису), суть поняття «дата прийому» залишається незмінною. Саме тому бухгалтеру нічого не заважаєпід час підписання електронного акта вказати будь-яку дату прийому, незалежно від дати та часу отримання документа.
Різниця між «датою прийому» та «датою формування підпису»
Розберемося докладніше з поняттями «дата прийому» та «дата проставлення підпису».
1) найменування документа;
2) дата складання документа;
3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
5) величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
7)підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхіднихдля ідентифікації цих осіб.
Підпис — ще один обов'язковий реквізит, який має ідентифікувати відповідальну за факт господарського життя особу.
Зауважимо, що у статтівідсутня такий реквізит, якдата проставлення/формування підпису. Якби він був важливий у бухгалтерському чи податковому обліку, то найімовірніше було б включено до списку обов'язкових реквізитів. У такому разі при паперовому документообігу інспекції під час перевірки документів щоразу проводили б графологічні експертизи, щоб визначити дату фактичного підпису документа.
Дата прийому товарів/послуг відображається в документі, а дата формування підпису не є реквізитом документа і не визначає здійснення події господарського життя (за винятком випадків, коли інше не прописано в договорі та не затверджено в обліковій політиці організації).
Таким чином, слід розрізняти дату прийому (яку звикли називати «датою підписання») та дату формування підпису – коли людина підписала документ.
Як уже говорилося, дата підписання електронного документа фіксуєтьсяінформаційною системою. Вона має значення лише підтвердження дійсності сертифіката електронного підпису на даний момент підписання (п. 2 ст. 11 Федерального закону № 63-ФЗ), але з зазначення періоду відвантаження чи надання послуги.
Як вирішено у Діадоку
У системі електронного документообігу Діадок при підписанні формалізованих накладних та актів можна вказувати будь-яку дату прийому товару та прийняття робіт/послуг, незалежно від того, коли фактично було отримано документ і коли було сформовано електронний підпис (див. рис).
Відповідь
З огляду на викладене послуги необхідно відносити до того періоду, в якому вони були прийняті. Дата прийому послуг відображається у первинному обліковому документі. Дата формування електронного підпису не є реквізитом документа та не визначає здійснення події господарського життя (за винятком випадків, коли інше прописано у договорі або затверджено в обліковій політиці організації).