Роль секретаря в організації прийому відвідувачів.
7. Роль секретаря в організації прийому відвідувачів
Прийом відвідувачів можна поділити на три види: прийом співробітників своєї установи у поточних справах; прийом представників інших організацій, зокрема делегацій; прийом відвідувачів з особистих питань.
Секретар зобов'язаний подбати про те, щоб на дверях приймальні було вивішено табличку із зазначенням днів і часу прийому відвідувачів; вести облік відвідувачів та контролювати виконання прийнятих у ході прийому рішень; стежити за черговістю прийому та часом розмови.
Запис приймання краще проводити попередньо, роблячи відповідні записи у журналі прийому відвідувачів.
Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може входити до кабінету керівника лише після доповіді секретаря. Про представників вищих організацій секретар повідомляє особисто. Попросивши відвідувача почекати, він входить до кабінету керівника та повідомляє про відвідувача, який чекає на прийом. При цьому бажано назвати прізвище, ім'я, по батькові, посаду відвідувача та питання, яким він прибув. Секретар може доповісти керівнику про відвідувача за допомогою переговорного пристрою та, отримавши згоду на прийом, пропонує відвідувачеві пройти до кабінету. Неприпустимо запрошувати до кабінету керівника відвідувача у верхньому одязі.
Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар має право самостійно вирішити, доповісти про нього керівнику негайно або записати на прийом.
У разі відмови секретар називає відвідувачеві точну дату та час, коли його приймуть.
Організуючи прийом співробітників своєї установи з поточних питань, секретар зобов'язаний:
знати коло осіб, які мають доступ до керівника у будь-який час,та пропускати їх безперешкодно;
довести до відома всіх співробітників установи годинник прийому з поточних питань;
визначити регламент тривалості відвідування та попередити про нього відвідувача;
Нерідко відвідувачі йдуть на прийом до керівника з питанням, яке може бути вирішене іншим працівником. Секретар повинен знати розподіл обов'язків між керівними працівниками установи для того, щоб направити відвідувача до компетентного у вирішенні того чи іншого питання працівникові.
Організуючи прийом відряджених на підприємство працівників, секретар зобов'язаний:
з'ясувати питання, яким прибув відвідувач;
відзначити посвідчення про відрядження;
надати допомогу у підборі необхідних матеріалів;
з'ясувати, чи забезпечений відряджений фахівець готелем; якщо ні, то допомогти у вирішенні цього питання пояснити найбільш зручний маршрут транспорту від готелю до місця роботи.
Якщо на прийом прибуває делегація, слід подбати заздалегідь про виділення співробітника організації, який супроводжуватиме делегацію. Якщо прибуває іноземна делегація, слід подбати про виділення перекладача, про сувеніри для членів делегації.
У разі потреби на прохання керівника секретар повинен вміти приготувати і подати керівнику та відвідувачу (членам делегації) чай або каву.
Не можна допускати зриву прийому через неповажні причини. Якщо керівник, якого запросив відвідувач, відсутній, необхідно, щоб відвідувача прийняв інший компетентний співробітник. Секретар повинен у такій ситуації вибачитися за відсутність керівника та пояснити причину його відсутності.
Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистихпитанням. Для цього прийому керівник зазвичай відводить певні дні.
Після закінчення розмови та після ухвалення рішення керівник записує сам або доручає секретареві зробити запис про результати розмови у відповідних облікових формах. Контроль над виконанням рішень, прийнятих керівником, здійснює секретар.
1. Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів та коледжів. 5-те вид., перероб. та дод. - Ростов н/Д: Фенікс, 2007.
2. Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. - М: Інформаційно-видавничий будинок «Філін», 2007.
3. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення - М.: Вид-во стандартів, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Вид-во стандартів, 2003.
5. Діловодство (організація та технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів. М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2008.
6. Основні правила роботи архівів організацій. - М.: Росархів, ВНІІДАД, 2006.