Розрахунки зі студентами зі стипендій та інших нарахувань до «1С-Рейтинг Бухгалтерія державного

Студентам навчального закладу може бути призначено декілька видів стипендій, таких як: базова стипендія, яка нараховується всім студентам незалежно від їх успішності, або підвищена, розмір якої залежить від загальної успішності студента. Можуть бути встановлені додаткові виплати, наприклад, доплата на харчування або дорожні виплати. Розглянемо послідовність роботи у підсистемі розрахунків зі студентами, починаючи з визначення видів нарахувань і до контролем фактичного нарахування стипендії.

Види стипендій та виплат зберігаються у спеціальному довіднику «Види стипендій та інших виплат студентам».

У довіднику необхідно заповнити найменування стипендії чи виплати, вид виплати, періодичність нарахування, а також можна вказати стан студента, за якого стипендія чи виплата не повинні нараховуватися.

Після додавання видів стипендій та інших нарахувань, якими планується вести розрахунки, необхідно встановити розміри ставок цих нарахувань. Для цього в системі передбачено регістр відомостей «Ставки для розрахунку стипендій та інших виплат».

У регістрі вказується дата початку дії ставки, вид нарахування та розмір ставки.

Розміри основної стипендії та стипендії підготовчого курсу попередньо заносяться до регістру відомостей «Базові показники розрахунку стипендій». У регістрі вказується дата початку дії показника та розмір.

Заповнивши початкові дані, можна розпочати безпосередньо розрахунку сум нарахувань. Припустимо, що у навчальному закладі для студентів встановлено базову стипендію, яка виплачується всімучням без винятку, а також усім студентам компенсуються витрати на проїзд. Базова стипендія розраховується у півторному розмірі від встановленої основної стипендії та виплачується щомісяця, а витрати на проїзд (назвемо їх «Дорожні виплати») компенсуються один раз на місяць та розраховуються у подвійному розмірі від місячного розрахункового показника. Розмір місячного розрахункового показника береться з регістру відомостей "Регламентовані розрахункові показники".

Документом «Наказ із навчального закладу» з видом операціїпризначення стипендіївстановимо для групи студентів перелічені види нарахувань.

Тепер документом "Нарахування стипендій" нарахуємо стипендію зазначеній групі студентів. Для цього створимо новий документ "Нарахування стипендій".

У документі необхідно заповнити низку таких полів:

Стипендія/Періодичність – вказується вид стипендії чи періодичність нарахування стипендії. Якщо вказано вид стипендії, документ буде заповнено всіма студентами, для яких встановлено обраний вид стипендії. При зазначенні періодичності документ заповниться списком студентів, періодичність нарахування стипендій яких відповідає обраній у даному полі. Встановимо вигляд стипендії "Базова".

Спосіб заповнення – у цьому полі вказується спосіб заповнення документа, тобто відбір заповнення списку студентів. У документі передбачені такі способи заповнення:

для факультету – документ заповнюється студентами вибраного факультету;
для групи – документ заповнюється студентами обраної групи;
для контрагента – документ заповнюється студентами обраного контрагента;
для студента – документ заповнюватиметься лише для обраногостудента;
за періодом формування груп – документ заповнюється всіма студентами, групи яких було сформовано у заданому періоді.

Встановимо спосіб заповнення «Для групи» та виберемо групу студентів, для яких раніше документом «Наказ із навчального закладу» було призначено базову стипендію.

Навчальний період– період, за який буде нараховано стипендію, інтервал навчального періоду збігається з періодичністю виду стипендії.

Місяць реєстрації нарахувань- Місяць реєстрації доходу для відображення утримань по ІСН (якщо необхідно зареєструвати нарахування в іншому періоді, ніж місяць навчального періоду).

Після заповнення всіх наведених вище параметрів, можна виконати автозаповнення документа (за кнопкою «Автозаповнення»). Документ буде заповнений студентами, які задовольняють умови відбору, і яким ще не було здійснено нарахування цього виду стипендії у зазначеному навчальному періоді. Крім цього, буде заповнено кількість днів у періоді, що визначається за навчальним періодом документа (для місяця це кількість днів у місяці, для тижня 7 днів і т. д.) та кількість днів розрахунку, що означає кількість днів, за яку студенту має бути нарахована стипендія . Значення обчислюється з урахуванням дати призначення/скасування стипендії та зміни статусу студента протягом місяця. Далі при натисканні на кнопку «Розрахувати» будуть розраховані суми стипендій.

В даному випадку сума обраного виду стипендії розраховується відсотком від встановленої основної стипендії, розрахунок можна подати такою формулою:

З- Розмір стипендії,

ОС– основна стипендія, розмір якої встановлюється у регістрі відомостей «Базові показники розрахунку»,

Ср– ставка для розрахунку стипендії, яка встановлюється у регістрі відомостей «Ставки для розрахунку стипендій та інших виплат» (для цього виду стипендії ставка дорівнює 150),

Др– кількість днів розрахунку,

Дп– кількість днів у періоді.

Для відображення сум документа в бухгалтерському обліку необхідно на закладці «Рахунки обліку розрахунків» вказати рахунки бухгалтерського обліку.

При відображенні документа у бухгалтерському обліку реєструється кредиторська заборгованість перед контрагентами на рахунку, зазначеному в поліРахунок розрахунків з контрагентами(за кредитом проведення), у кореспонденції з рахунком та аналітикою, зазначеними у групіВитрати(Дебетом проводки), на суму розрахованої стипендії. В оперативному обліку під час проведення документа відображаються суми до оплати у розрізі видів стипендій та навчальних періодів.

У документі реалізовано механізм, що дозволяє виправляти нарахування, зареєстровані документом, не змінюючи сам документ, що дозволяє за необхідності відстежити, яку суму було нараховано спочатку. У нижньому лівому куті форми документа «Нарахування стипендії» розташована кнопка «Виправити», при натисканні на яку відкривається підменю, що визначає введення виправлення для всього документа, для певного студента або для списку студентів.

При виборі виправлення для студента або всього документа, документ-виправлення формується без додаткових дій. При виборі виправлення для списку студентів відкривається форма, де необхідно відзначити студентів, нарахування яких необхідно виправити.

У цій формі відображаються лише ті студенти, для яких раніше не запроваджувалися виправлення. Наприклад, раніше вже ввели виправлення длястудента Арканова С.П., обравши команду "Виправити нарахування студента Арканов С.П". Якщо після цього вибрати «Виправити – нарахування кількох студентів», то у списку студентів Арканова С.П. вже не буде.

У табличній частині «Розрахунки» документа-виправлення формуються сторно-рядки та нові рядки нарахування. Сформовані автоматично сторно-рядки не можна редагувати. Нові рядки нарахування формуються за актуальними даними: за тарифами, наказами навчального закладу. Для розрахунку сум у цих рядках необхідно натиснути кнопку «Розрахувати», суми у сторінках при цьому не перераховуються.

При виправленні документа вихідний документ стає недоступним для редагування, але з нього можна вводити виправлення для рядків, які ще не були виправлені раніше.

Нарахування інших виплат студентам здійснюється окремим документом "Інші нарахування студентам". Механізми заповнення та виправлення документа аналогічні розглянутому вище, але розрахунок проводиться тільки для нарахувань з виглядом, відмінним від «Стипендія».

Відповідно до умов прикладу, нарахування «Дорожні виплати» розраховується часткою від МРП, тому сума нарахування буде розрахована за такою формулою:

У- Розмір виплати,

Ср– ставка для розрахунку виплати, яка встановлюється у регістрі відомостей «Ставки для розрахунку стипендій та інших виплат» (для цієї виплати ставка дорівнює 2),

Др– кількість днів розрахунку,

Дп– кількість днів у періоді.

Для перевірки нарахування стипендії чи іншої виплати необхідно сформувати звіт «Перевірка нарахування стипендії». У звіті зазначаються значення полів «Стипендія» та «Навчальний період», а такожможна встановити відбір з організації чи групі студентів.

У звіті виводиться список усіх студентів, яким має бути нараховано зазначену стипендію/виплату в даному періоді. Ті студенти, яким за вказаний навчальний період було нараховано цю стипендію/виплату, позначаються знаком «плюс». Рядки зі студентами, яким стипендія/виплата не була нарахована, виділяються червоним кольором.

Розглянута у статті інформація покликана допомогти користувачеві швидко та правильно нарахувати стипендію чи виплату студентам вашого навчального закладу, а також проконтролювати її нарахування.

Бажаємо успіхів у роботі!