Розрахунок ефекту від удосконалення системи документообігу - Організація роботи з документами

Зробимо розрахунок ефективності від удосконалення системи документообігу.

Таблиця 9. Оцінка показників ефективності застосування СЕД за фактором «Економія вартості ресурсів та матеріалів»

Числове вираження показника

Ступінь використання паперових носіїв інформації скорочується на

Скорочення витрат на витратні матеріали для принтерів та копіювальних апаратів при обробці вхідних та вихідних документів

Зниження витрат на зберігання паперових документів за рахунок звільнення місць у шафах для паперів, скорочення покупок папок для паперів, копіювального паперу тощо.

Для ВАТ «Електрозв'язок» з розвиненим документообігом при переведенні суттєвої частини документообігу в електронний вигляд, відбувається дійсне та відчутне скорочення витрат на підтримання документообігу.

Найбільш суттєвим чинником зниження витрат організації у результаті впровадження системи електронного документообігу можливо економія робочого дня співробітників організації.

Всю роботу співробітників організації ВАТ «Електрозв'язок» з документами можна поділити на дві частини:

Творча, продуктивна частина;

Рутинна, непродуктивна частина роботи.

За статистикою: 7,5% усіх документів губляться 3,0% тих, що залишилися - створюються помилково. Фахівці витрачають 5-15% свого часу на читання інформації та до 50% на її пошук.

Вихідні дані для розрахунку повернення інвестицій за моделлю «Пошук документів»:

  • - «Середній» співробітник ВАТ «Електрозв'язок» виконує на день 10 операцій із пошуку різних документів.
  • – Пошук одного документа займає в середньому 2 хвилини.
  • - У 10% випадків співробітник не знаходить потрібний документ.

У випадку, якщо документ не знайдено відразу на його повторні пошуки, витрачається ще 2 хвилини.

- Якщо документ таки знайдено, співробітник переключається на іншу роботу.

Середня річна вести 168000 крб. на рік (14000 руб. на місяць)

(10 разів/день*2 хв..+10 разів/день*10%*2 хв.)*1/(8 год.+60 хв.) *33600 нар.

Отже, економія на рік на одного співробітника складе - 15400 грн.

Таблиця 10. Оцінка показників за фактором «Скорочення непродуктивних витрат робочого часу працівників організації»

Числове вираження показника

Час реєстрації одного документа

Виняток випадків множинної перереєстрації документів у підрозділах організації

Виняток випадків множинного введення та дублювання документів у підрозділах організації

Час пошуку документів за відомими атрибутами

Не більше 1 хв, або скорочення трудовитрат на пошук на 40%

Час пошуку документа з невідомими атрибутами

Не більше 1 хв, або скорочення трудовитрат на пошук на 40%

Час виконання контрольних операцій з документів та доручень

Не більше 1 хв, або скорочення трудовитрат на пошук на 40%

Таким чином, внесок даного фактора в економічний ефект прямо пропорційний числу учасників електронного документообігу організації.

Чим більше співробітників ВАТ «Електрозв'язок» користується у роботі системою електронного документообігу, тим масштабніші і значні результати економії.

розрахунок
  • 1. реєстрація та облік паперових документів
  • 2. змішаний документообіг
  • 3. електронний документообіг
  • 4. корпоративний електронний документообіг.

Рисунок 3. Ефективність електронної системидокументообігу

Від того, як швидко організація здатна обробляти внутрішню інформацію, що надходить, залежить:

  • - наскільки вона мобільна та динамічна;
  • - з якою швидкістю приймаються управлінські рішення та як швидко вони реалізуються;
  • - наскільки швидко організація здатна реагувати на зміни довкілля.

Швидкість обробки інформації впливає ефективність прийняття рішень і визначає конкурентоспроможність організації.

Впровадження систем електронного документообігу у ВАТ «Електрозв'язок» призводить до скорочення на 25-30% непродуктивних витрат робочого часу працівників ВАТ «Електрозв'язок».

Вивільнення резервів робочого дня працівників означає, що у організації ВАТ «Електрозв'язок» має автоматично наслідувати скорочення штатів. Силами тих самих співробітників виконуватиметься значно більший обсяг робіт - зростає інтенсифікація праці.

Таблиця 11. Скорочення непродуктивних витрат робочого дня працівників ВАТ «Електрозв'язок»