Секрети писемної мови у північноамериканському діловому середовищі
У кожній країні існують свої правила та уявлення про способи ділового спілкування. У деяких випадках менший акцент надається письмовій мові та більше уваги приділяється усному спілкуванню.
В американській практиці доповіді, листи та повідомлення електронної пошти відіграють найважливішу роль у створенні ділової репутації людини.
Давайте дізнаємося, які є прийоми для ефективного ділового спілкування в Північній Америці, особливо письмової його складової.
Подання основної ідеї/сенсу
В американському діловому середовищі питання "so what is your point" (так у чому суть вашої справи) широко поширене. Справа в тому, що американці вважають за краще дізнатися про основну ідею справи заздалегідь, щоб знати, чого очікувати.
Пояснюється це тим, що час є найважливішим фактором для бізнесменів і більшість його просто не має. Якщо ви пишете діловий лист, позначте основну мету на самому початку документа.
Ось приклад прихованої подачі основної ідеї при зверненні до начальника:
On December 10, I був requested by Mrs. Jane Carter від Boston, який використовувався для секретарського становища у вашому офісі в Miami. Він також працює в регіоні.
А ось приклад, як правильно позначати мету свого звернення в листі до Америки:
Would you regard Mrs. Jane Carter як candidate for secretary position in our department? Вона була така сама позиція на вашому офісі Miami.
Тим часом експерти в галузі ділового листа радять згадувати про погані новини на самому початку документа.
Також слід пам'ятати, що звертаючись з якоюсь ідеєю чи пропозицією до начальства не слід використовувати надто агресивний стиль. Наприклад:
- We must hire a new engineer now. – Ми повинні найняти новогоінженер негайно.
Натомість потрібно описати вашу ідею коректніше:
- Для того, щоб дізнатися, що поточна робота не є придатною для виховання нового робітника, але в реальному випадку буде потрібний інший engineer. Please let us explain the reasons for that. - Ми усвідомимо, що поточна ситуація несприятлива для найму нового співробітника, але ми щиро вважаємо, що нам потрібний ще один інженер. Будь ласка, дозвольте нам пояснити причини.
Простота мови
Ви, напевно, не раз чули від свого викладача рекомендацію не захоплюватися складними пропозиціями та яскравими фразами. Те саме доречно і в діловому листі.
Вживання активної та пасивної застави
- Форма дієслова be (be, am, are, is, was, were, been, being).
- Причастя часу (дієслово із закінченням -ed, крім неправильних дієслів).
- Прийменникова фраза, що зазвичай починається з прийменника by (хоча і не завжди).
- The presentation був arranged by the marketing department.
- It was stated that the winter was going to be warm.
Пасивна застава дозволяє приховати дійову особу або таку, що підлягає пропозиції, щоб написане виглядало більш дипломатично. Наприклад:
- Активна застава: Mr. Parker вирішив, що кожний повинен взяти свій автомобіль.
- Пасивна застава: It has been asked that everyone should take away his car.
У прикладі з пасивною заставою дійова особа опускається, тому читачі не зможуть прямо звинуватити будь-кого в певних діях.
Автор Едвард Бейлі пропонує використовувати пасивну заставу у наступних трьох випадках:
- Якщо дійова особа невідома.
- Якщо дійова особа не така важлива для змісту написаного.
- Якщо акцент робиться на дії, що відбувається, а не на особі, яка його вчинила.
Якщо ваша ідея не вкладається в один із трьох варіантів, краще використати активну заставу. Однак і тут потрібно виявити обережність, щоб не бути надто прямолінійним.
Неупередженість у писемному мовленні
Важливо дотримуватися неупередженості у мовленні, усній чи письмовій, уникати дискримінуючих слів та натяків.
Переконайтеся, що ваш лист не містить натяків на ґендерні стереотипи чи дискримінацію за расовою, етнічною, релігійною, віковою ознакою. Також неприпустима упередженість щодо людей з інвалідністю та представників ґендерних меншин.