Школа бухгалтера №50
Закінчення.Початок див. у «ШБ» № 22/2007 р.
Бухгалтерський та податковий облік бланків довіреностей
В аналітичному обліку необхідно вказати дані про місця зберігання довіреностей, а також їх серію, номери (з якого за якою), кількість та вартість одного бланка.
Передача бланків довіреностей матеріально-відповідальній особі та повернення їх до місць зберігання оформляється «Прибутково-видатковою накладною на бланки суворої звітності» за формою СЗ-1, затвердженою наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67 «Про затвердження типових форм первинного обліку звітності», відображається в бухобліку оборотами за рахунком 209 та одночасно за рахунком 08.
Списання використаних або зіпсованих бланків довіреностей відбувається, як правило, наприкінці кожного кварталу на підставі затвердженого керівником «Акту списання довіреностей» за формою № М-2а додатка № 3 Інструкції № 99. Вартість використаних бланків списується з рахунку 209 у кореспонденції з рахунками витрат, пов'язаних з управлінням виробництвом, та одночасним списанням за рахунком 08 із зазначенням в аналітичному обліку серії, номера та кількості списаних бланків довіреностей.
У податковому обліку витрати на придбання бланків довіреностей відносяться до валових витрат за пп. 5.2.1 Закону України від 28.12.94 р. № 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємства» (далі Закон № 334) як витрати, пов'язані з веденням господарської діяльності. Чи враховуються бланки довіреностей у перерахунку за п. 5.9 Закону № 334? Оскільки облік бланків довіреностей ведеться на матеріальному рахунку 209, то вони є запасами у розумінні П(С)БО 9 «Запаси» та мають перераховуватись за п. 5.9 Закону № 334.
Працівнику торгового підприємства для придбаннябланків довіреностей з каси видано кошти на суму 50,00 грн. Працівник придбав за готівку бланки довіреностей у кількості двох блоків по 50 шт. у кожному за ціною 25,00 грн за блок (у т.ч. ПДВ) та наступного дня прозвітував про отримані суми, надавши до бухгалтерії авансовий звіт. Відобразимо дані операції у податковому та бухгалтерському обліку.
Виправлення у довіреності
Чи можна проводити виправлення у довіреності? Якщо можна, то як? Інструкція № 99 забороняє лише відпускати товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ) за довіреністю (п. 12 «б» Інструкції № 99), яка має виправлення та помарок, не підтверджені підписами тих самих осіб, які підписали довіреність.
Тобто виправлення доручення не виключаються. Тим більше, що нормами «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88) не допускається виправлення помилок лише у касових та банківських документах, а також документах, якими оформлюються операції із цінними паперами (п. 4.5 Положення № 88). Довіреності (бланки суворої звітності) до цього переліку не потрапили, а отже, виправляти у них помилки допускається. Як?
Помилки при ручному заповненні доручення виправляються коректурним способом, тобто. неправильний текст або цифра закреслюється (одною рисою, з можливістю прочитання запису, що виправляється) і над закресленим невірним текстом пишеться вірний текст або цифра (п. 4.2 Положення № 88). Виправлення помилки обов'язково супроводжується написом «виправлено» та підтверджується підписом осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати проведення виправлення (п. 4.4 Положення № 88). Підчищення чи виправлення коректором у тексті довіреності не допустимі.Виправлення довіреності, заповненої друкованим способом, також проводяться описаним вище коректурним способом.
Зникнення або знищення бланків довіреностей
Розглянемо питання втрати чи знищення бланків довіреностей. Відповідно до Положення № 88 бланки довіреностей повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або в спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження (п. 6.3 Положення № 88).
Порядок зберігання первинних документів та дій керівництва підприємства у разі їх зникнення чи знищення визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88.
Що це за порядок дій керівництва у разі зникнення чи знищення бланків довіреностей? Відповідно до п. 6.10 Положення № 88 керівник письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення.
Повідомляти компетентні органи про зникнення або знищення кількох бланків довіреностей керівнику, швидше за все, не слід. Це все-таки залежить від причин, обсягів та значущості втрачених документів.
Що слід зробити, то це наказом по підприємству створити комісію з розслідування причин події, причому склад комісії також залежить від розміру завданих збитків. Результат роботи комісії оформляється актом, який затверджується керівником, до якого додаються пояснювальні записки особи, відповідальної за збереження даних документів. Йдеться саме про бланки довіреностей, придбані підприємством. Якщо зникли, наприклад, первинні документи від покупців із доданими до них довіреностями, то це питаннявтрати первинних документів розглядалися нами докладно у «ШБ» № 05/2006 та 06/2006 і тут не повторюється. Ми розглядаємо питання втрати чи знищення саме бланків довіреностей, придбаних підприємством для визначення розміру збитків, завданих підприємству.
Як правило, зникнення або знищення бланків довіреностей виявляється під час інвентаризації. Порядок інвентаризації бланків суворої звітності докладно розглядався у «ШБ» 4/2007 на стор. 35, тому на ньому не зупинятимемося.
Припустимо, що в ході проведення інвентаризації фактична наявність бланків довіреностей виявилася меншою, ніж вважається за даними бухобліку.
Як цю нестачу оформити документально та відобразити в обліку? Чи завжди працівник, який втратив або знищив бланк довіреності, винен?
Якщо довіреність було заповнено, та був по какой–то незалежної від працівника причині змінено кількість одержуваного ТМЦ чи терміни поставки, то цьому випадку можна говорити, що довіреність не можна використовувати, але провини працівника цьому немає. І така довіреність підлягає списанню за Актом. Якщо працівник при заповненні припустився помилки, вона підлягає виправленню коректурним способом. Якщо ж працівник, припустившись помилки, вирішив таку довіреність далі не заповнювати, а взяти новий бланк, то в цьому випадку він винен у знищенні бланка довіреності. Це повною мірою стосується й втрати бланку довіреності і, як правило, тягне за собою відповідальність матеріально-відповідальної особи. Розрахунок розміру збитку визначається відповідно до «Порядку визначення розміру збитку від крадіжки, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116 (далі — Порядок № 116). Нас стосуються два пункти цього Порядку № 116. Пункт 7:
Розмір збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псування) бланків цінних паперів та документів суворого обліку обчислюється із застосуванням коефіцієнта: 5 - до номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворого обліку, або до вартості документів суворого обліку, встановленої законодавством .
Із сум, стягнутих відповідно до цього Порядку, здійснюється відшкодування збитків, заподіяних підприємству, установі, організації, залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.
У бухобліку сума збитків, завданих підприємству через недостачі та втрати від псування цінностей, відповідно до п. 20 П(С)БО 16 «Витрати» включається до складу інших операційних витрат.
При інвентаризації виявлено псування одного блоку бланків довіреностей (50 шт. бланків не придатні для використання — залиті водою), вартість яких становить 25,00 грн (у т.ч. ПДВ).
Після виявлення факту недостачі від знищення бланків довіреностей встановлено винну особу.
Визначено розмір шкоди.
Сума, яку слід утримати з винної особи, дорівнює 375,00 грн (1,50 грн х 50 шт. х 5).
До бюджету необхідно перерахувати 350,00 грн. (375,00 грн. — 25,00 грн.).