Шпаргалка діловода Оформлення протоколу

Ваш персональний гід у світі документів

Оформлення протоколу

Протокол відноситься до документів. Він є послідовним записом ходу обговорення питань на нарадах, колегіях, конференціях і засіданнях.

діловода

Якщо нараду проводить керівник, протокол веде секретар.

Якщо нараду ініціює відділ, він і є відповідальним його проведення, зокрема і за протоколирование.

Оперативні наради, загальні засідання організації, які відбуваються з певною періодичністю, зазвичай протоколює служба діловодства.

Основні правила оформлення протоколу:

Протокол оформляється на підставі звукозапису або рукописних записів, які ведуть відповідальний співробітник (секретар, співробітник служби діловодства або відділу-ініціатора наради). У процесі оформлення протоколу також обліковуються матеріали, підготовлені до наради.

Протоколи бувають повними та короткими. У повному протоколі у повному обсязі фіксуються всі виступи та обговорення, що мали місце на засіданні.

У короткий протокол включаються прізвища промовців, тема виступу та прийняті рішення.

Багато організацій обходяться лише короткими протоколами, оскільки оформлення та підготовка повного протоколу – дуже трудомісткий процес, а також складно технічно повністю відтворити змістовну частину наради.

Основна частина тексту протоколу будується за розділами, які відповідають пунктам порядку денного. Пункти складаються з наступних частин: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Ці слова пишуться великими літерами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка. Таким чином, вони візуально розбивають текст.

Дата протоколу - датапроведення наради.

Термін оформлення протоколу засідання має перевищувати 3–5 днів. Протоколи оперативних нарад оформляються того ж дня або протягом 1-2 днів.

Оформляється на загальному бланку організації або спеціальному бланку протоколу.