Складові проектного плану
Проект робиться задля досягнення певного результату у визначені терміни та за певні гроші. План проекту складається для того, щоб визначити, за допомогою яких робіт досягатиметься результат проекту, які люди та обладнання потрібні для виконання цих робіт і в який час ці люди та обладнання будуть зайняті роботою проекту. Тому проектний план містить три основні елементи: завдання (Task), ресурси (Resource) та призначення (Assignment). Розглянемо докладніше кожен із них.
Завданням називається робота, що здійснюється в рамках проекту для досягнення певного результату. Наприклад, у проекті видання номера журналу завданням буде проведення редколегії. Оскільки зазвичай проект містить багато завдань, то зручності відстеження плану їх об'єднують у групи, чи фази. Сукупність фаз проекту називається його життєвим циклом.
Фаза проекту складається з одного або кількох завдань, в результаті виконання яких досягається один або декілька основних результатів проекту. Таким чином, результати, досягнуті завдяки виконанню кожної із завдань, що входять у фазу, формують її результат.
Якщо досягнення результатів завдання потрібно виконати лише її, то досягнення результату фази потрібно виконати групу інших завдань. І це полягає відмінність фази від завдання: її результат підсумовує результати інших завдань. Саме тому в MS Project фази називаються Summary task (Сумарне завдання).
Наприклад, результатом фази Підготовка матеріалів будуть матеріали номера журналу, які можна передати на підготовку до друку. Оскільки номер складається з обкладинки та статей, то для отримання результату фази потрібно здійснити як мінімум два завдання: Підготовка обкладинки, результатом якої буде обкладинка журналу з фотографієюфотомоделі та заголовками статей, та Підготовка статей, результатом якої будуть усі тексти статей журналу.
При плануванні робіт слід пам'ятати, що чим детальнішим буде план проекту, тим точніше (а отже, краще) він буде. Тому в тих випадках, де це можливо, варто розбивати великі завдання на підзавдання (тобто перетворювати завдання на фази). Формальними критеріями, що показують, що завдання можна розбити на підзавдання, є тривалість (завдання рідко бувають довше 2-3 днів) і велика кількість задіяних виконавців (як правило, якщо над розв'язанням задачі працюють більше 2-3 осіб, то кожен вирішує своє власне завдання , яку можна окремо врахувати у плані проекту).
У більшості життєвих циклів фази виконуються послідовно. При цьому часто наступна фаза починається лише після того, як буде схвалено результати виконання попередньої. Однак у деяких життєвих циклах наступна фаза починається раніше за схвалення результатів попередньої фази, якщо такий ризик вважається прийнятним.
Використання перетину фаз під час планування називається швидким шляхом (fast tracking).
Розбиття проекту на фази дозволяє подати його у вигляді списку основних результатів та дат, до яких вони мають бути отримані. Керівник проекту здійснює безпосередній контроль за виконанням кожного завдання всередині проекту, повідомляючи вищому менеджеру тільки про досягнення фазових результатів. Цьому менеджеру, у свою чергу, для контролю за виконанням проекту цілком достатньо таких даних.
Завершальні завдання
Кожен проект робиться задля досягнення певної мети, і зазвичай досягти її не можна, не досягнувши кількох проміжних цілей. Наприклад, не можна збудувати будинок, не заклавши фундамент. Закладка фундаменту будепроміжною метою під час будівництва будинку.
Завдання, внаслідок виконання яких досягаються проміжні цілі, називаються завершальними завданнями. У MS Project вони називаються віхами (Milestone). Зазвичай результатом фази є досягнення проміжної мети, тому віхою у плані проекту прийнято позначати останнє завдання фази, у якої досягається її результат.
Іноді, якщо такої задачі немає, а фазовий результат досягається, наприклад, одночасним завершенням декількох завдань, то створюється фіктивна завершальна задача. Тривалість такого завдання встановлюється у 0 днів, і на неї не виділяються виконавці. Вона є в плані виключно для позначення моменту завершення фази, що полегшує відстеження плану проекту.
Тривалість та трудовитрати
При підрахунку тривалості завдання MS Project не враховує неробочий час, наприклад вихідні дні, та перерви у її виконанні.
Залежності та зв'язки
Завдання у плані проекту взаємопов'язані, наприклад, часто одне завдання неспроможна розпочатися, доки закінчено інша (зведення стін неспроможна розпочатися раніше закладки фундаменту). У MS Project залежності називають терміном Dependencies.
На плані проекту залежності позначаються за допомогою зв'язків (Link), і обидва ці терміни — залежність і зв'язок — використовуються з тим самим змістом, позначаючи логіку, що визначає послідовність робіт у плані проекту.
Ролі та ресурси
Кожен співробітник, який бере участь у проекті, отримує певну роль відповідно до своєї кваліфікації, вимог проекту та регламентів, що діють в організації. Наприклад, в одному проекті співробітник може виступати в ролі архітектора додатків, а в іншому, де гостро потрібний програміст, той самий співробітник може бутизадіяний у ролі програміста.
При складанні списку ресурсів часто використовується рольове планування. Наприклад, спочатку визначається, що для виконання робіт потрібні три програмісти та один менеджер, а потім, коли план проекту затверджено, вибираються конкретні співробітники для участі в цих ролях.
Вартість ресурсів
Важлива властивість ресурсів - вартість (Cost (Витрати)) їх використання у проекті. У MS Project є два типи вартості ресурсів: погодинна ставка та вартість за використання. Погодинна ставка (Rate) виявляється у вартості використання ресурсу за одиницю часу, наприклад 100 рублів на годину чи 1000 рублів на день. У такому разі вартість участі ресурсу в проекті становитиме час, протягом якого він працює у проекті, помножений на погодинну ставку. Зазвичай погодинна ставка використовується з урахуванням вартості нематеріальних ресурсів.
Термін «вартість» (cost) у MS Project переведений як «витрати», тому що в управлінні проектами використовуються обидва українськомовні терміни. У книзі також на рівних правах використовуються обидва терміни.
Величина Cost Per Use (Витрати на використання) означає вартість використання обладнання або співробітника в задачі, яка не залежить від того, скільки часу задіяний у завданні співробітник чи матеріальний ресурс. Загальні витрати використання ресурсу визначаються шляхом множення вартості використання кількість завдань, у яких він задіяний.
У ресурсу може бути зазначена вартість як одного з двох типів, так і обох. При визначенні загальних витрат на використання ресурсу у проекті MS Project визначає погодинні витрати та витрати на використання та підсумовує їх.
Призначення
Призначення - це зв'язок певної задачі та ресурсів, необхідних для неївиконання. При цьому на одне завдання можуть бути призначені кілька ресурсів як матеріальних, так і нематеріальних.
Призначення об'єднують у плані ресурси та завдання, роблячи план цілісним. Завдяки призначенням вирішується низка завдань планування. По-перше, визначаються відповідальні виконання завдань. По-друге, коли визначено завдання, які відповідає ресурс, можна розрахувати загальний обсяг часу, витрачається їм у проект, отже, його вартість проекту. По-третє, визначивши вартість всіх ресурсів у проекті, можна підрахувати його загальну вартість. Нарешті, призначаючи ресурси завдання, можна скорочувати термін виконання робіт, виділяючи ними більше ресурсів і тим самим скорочуючи загальну тривалість проекту.