Списання дебіторської заборгованості у бюджетній установі

Визначення дебіторської заборгованості, яку неможливо стягнути

Крім того, в установах можуть бути розроблені додаткові процедури щодо виявлення та контролю простроченої ДЗ. Наприклад, щомісячна перевірка залишків ДЗ за контрагентами та за періодами прострочення, щоквартальне підписання актів звірки з контрагентами, перевірка реального існування на даний момент контрагента, борг якого не повернений протягом року, тощо.

У СУ можуть утворитися такі види простроченої ДЗ:

за розрахунками з покупцями товарів, робіт, послуг;
за виданими постачальниками авансів;
переплата заробітної плати;
за виданими позиками;
за розрахунками з підзвітними особами;
за розрахунками з особами, які мають компенсувати збитки.

Простроченою ДЗ стає, якщо боржник не погасив суму, що підлягає сплаті, у строки, обумовлені договором чи іншими документами. У свою чергу прострочена ДЗ може стати безнадійною. Це означає, що обов'язок отримати неможливо. Відображення безнадійної заборгованості на рахунках обліку та у звітності веде до некоректності інформації, що надається про діяльність організації. Така заборгованість не є активом і має бути списана.

У виявленні проблем із оплатою ДЗ також може допомогти її аналіз. Читайте про нього у статті «Аналіз дебіторської та кредиторської заборгованості (нюанси)».

Підстави для списання ДЗ

Законодавством обумовлено такі випадки, за яких ДЗ може вважатися безнадійною:

при настанні події, яка залежить від сторін, що робить виконання зобов'язання нереальним (ст. 416 ЦК України);
відповідно до рішення державного органу, підтвердженого актом (ст. 417 ДК РФ);
принастання смерті боржника (ст. 418 ЦК України);
при ліквідації контрагента (ст. 419 ЦК України);
під час терміну позовної давності (гл. 12 ДК РФ).

Подіями, які не залежать від сторін, можуть бути надзвичайні ситуації, катастрофи, воєнні дії, стихійні лиха.

ліквідація організації;
неможливість визначення фактичного знаходження контрагента;
відсутність майна та коштів у боржника.

Смерть боржника є причиною визнання безнадійної заборгованості, якщо зобов'язання може бути погашене тільки за його участі або безпосередньо пов'язане з його особистістю.

За загальними правилами, термін позовної давності становить 3 роки, проте за деякими відносинами відповідно до законодавства він може бути іншим. Початком строку позовної давності ДЗ є перший день прострочення виконання зобов'язання. Якщо боржник здійснює будь-які дії, що вказують на визнання боргу, то термін позовної давності починають відраховувати наново з дня вчинення таких дій. Так, боржник може підписати акт звірки, видати гарантійний лист, перерахувати якусь частину боргу тощо.

Бухгалтерський облік списання ДЗ

Особливістю бухобліку списання ДЗ у БО є відображення списаної ДЗ за балансом, на рахунку 04 «Заборгованість неплатоспроможних дебіторів». Позабалансові рахунки для СУ працюють так само, як для інших, тобто надходження відбивається лише за дебетом, а вибуття — лише за кредитом, без кореспонденцій.

Проведення за рахунком 04 робиться, коли комісія зі списання ДЗ приймає відповідне рішення. Суми на рахунку 04 відображаються протягом усього часу, поки може знову розпочатися процедура стягнення заборгованості або у неплатоспроможного боржника можуть з'явитисякошти на повернення боргу. Планом рахунків для організацій, відмінних від кредитних та державних (затверджений наказом Мінфіну України від 31.10.00 № 94н), наприклад, передбачено п'ятирічний термін для відстеження можливості повернення ДЗ.

Служба приставів може знову розпочати дії зі стягнення, наприклад, якщо позивач повторно передав їм виданий судом виконавчий лист, який вже був на розгляді приставів, але з якихось причин виконавче провадження було завершено. У разі поновлення процедури стягнення або повернення боргу неплатоспроможним боржником ДЗ списується з рахунку 04 та відображається на відповідних балансових рахунках.

Остаточне списання ДЗ із позабалансового рахунку має бути схвалено комісією на підставі законодавчо встановлених причин: смерть боржника, ліквідація організації тощо.