Списання та утилізація архівів - Все про кадри

У процесі роботи з документами і архівом підприємства рано чи пізно доводиться стикатися з тим, що частину документів, що заповнюють полиці архіву, необхідно знищити. При цьому в процесі знищення важливо не втратити необхідні папери і оптимізувати систематизацію та зберігання справ, що залишилися після знищення. Вирішувати ці завдання покликана експертна комісія та служба діловодства та архіву підприємства, а у разі їх відсутності – стороння організація.

Якщо на вашому підприємстві все гаразд, то у вас вже є та працює номенклатура паперових та електронних справ. Номенклатура справ складається з урахуванням вивчення складу та змісту документів, які утворюються у діяльності організації. При складанні номенклатури справ опису їх уже поділено на описи справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, зроблено необхідні форми, а в самій номенклатурі зазначено, як і коли можна починати утилізувати ті чи інші документи та здані до архіву підприємства справи.

Після закінчення кожного діловодного року наприкінці номенклатури справ замінюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного та тимчасового зберігання. Відомості, що містяться в підсумковому записі номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила відмітку, та розшифрування її підпису. Власне після цього і є сенс розпочати процедуру знищення непотрібних документів.

Настійно рекомендується не доручати цю справу одному співробітнику. По-перше, він може помилятися, по-друге, відбір та експертиза документів та справ для знищення припускають вивчення не лише їх заголовків, а йзмісту, і з цією роботою навіть у масштабі малого підприємства важко справлятися одному. Тому на підприємстві наказом керівництва має бути сформована постійно діюча експертна комісія (ЕК). Вона створюється для організації та проведення методичної та практичної роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання документів Архівного фонду України, включаючи управлінську, науково-технічну, аудіовізуальну, машиночитану та іншу спеціальну документацію, що утворюється в процесі діяльності установи, організації , підприємства. До її складу входять щонайменше 3 особи. В ідеальному випадку це представники бухгалтерії, служби діловодства та юридичного відділу, працівники ці повинні мати необхідний досвід та кваліфікацію. Очолює комісію один із заступників керівника підприємства або директор особисто, її секретарем, як правило, є завідувач відомчого архіву або особа, відповідальна за архів установи. Якщо на підприємстві існує ще й науково-технічна документація, то для експертизи її цінності слід створити комісію із фахівців у цій галузі знань. Загалом до роботи комісії можуть залучатися будь-які експерти, включаючи зовнішніх.

ЕК, що постійно діє, є дорадчим органом при керівникі установи. Рішення комісії набирають чинності після їхнього затвердження керівником установи. У необхідних випадках рішення комісії затверджуються після їх попереднього узгодження з відповідною установою Державної архівної служби України (Росархів). Вона утворюється наказами керівника про затвердження Положення про постійно діючу експертну комісію та про затвердження персонального складу комісії на відповідний період. Положення про експертнукомісії створюється на основі «Приблизного положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства».

Основними завданнями ЕК є:

— Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ та формуванні справ.

— Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання.

— Організація та проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання, у тому числі науково-технічної, аудіовізуальної та іншої спеціальної документації.

Експертна комісія, як правило, розглядає, приймає рішення про схвалення та подає:

На затвердження ЕПК архівної установи, а потім на затвердження керівника своєї установи:

- опису справ постійного зберігання управлінської та спеціальної документації;

— переліки проектів, проблем (тем), науково-технічна документація щодо яких підлягає передачі на державне зберігання;

— акти про виділення до знищення документів зі строками зберігання, що минули: документів зі строками зберігання 10 років і більше, з позначкою «ЕПК» у переліку, документів до 1945 р. включно.

На узгодження ЕПК архівної установи, а потім на затвердження керівника своєї установи:

- Зведену номенклатуру справ установи;

- Опису справ за особовим складом;

— акти про втрату чи невиправне пошкодження документів постійного зберігання.

На розгляд ЕПК архівної установи:

На затвердження керівника установи:

— акти про виділення до знищення документів зі строками зберігання, що минув;

— акти про втрату чи невиправне пошкодження документів за особовим складом.

Комісіяпрацює за річними планами, що їй же затверджуються. Рішення експертна комісія підприємства приймає відкритим голосуванням, простою більшістю голосів та оформлює протоколом. Рішення її набирають чинності лише після затвердження керівником організації. Протоколи, які містять рішення про схвалення проектів типових та приблизних номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими та відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими та приблизними номенклатурами справ, затверджуються керівником організації лише після розгляду ЕПК відповідного.

Експертиза цінності документів проводиться на всіх етапах життєвого циклу документа:

У поточному діловодстві:

- при складанні номенклатури справ,

- при формуванні документів у справи,

- при підготовці справ до подальшого зберігання;

В архіві організації:

- у процесі підготовки справ до передачі до центральних архівів;

— у процесі виділення документів та справ зі строками зберігання до знищення, що минули.

Цінність документів як кожної конкретної організації, так держави загалом нерівнозначна. Вона залежить багатьох чинників. Так, частина документів містить інформацію, яка необхідна лише для вирішення якогось конкретного завдання чи процедури. Така інформація має разовий характер, і після її використання в ході виконання завдання документи втрачають своє значення. Інформація, що міститься в інших документах, може зберігати своє значення протягом кількох років. З цієї причини встановлено п'ятирічний термін зберігання для всіх видів листування. Однак частина документів зберігає своє значення на тривалий (або постійний) термін, оскільки містить інформацію, якаможе бути використана ретроспективно вже не лише для практичної діяльності, але й для наукових цілей. Документи, які містять цінну інформацію про політичне, наукове чи культурне життя суспільства, розвиток держави, роботу державного апарату, діяльності юридичних осіб та ін., можуть бути джерелами для вивчення різних областей державного та суспільного життя. Це визначає необхідність їхнього постійного зберігання в державних архівах України. Таким чином, необхідність зберігання документів та строки зберігання визначаються насамперед важливістю інформації, що міститься в них.

Відбір документів для знищення здійснюється на основі даних номенклатури, в якій вказано термін зберігання документів, описів справ і термін їх зберігання. Умовно всю документацію, що підлягає знищенню, можна розділити на поточну, що не є цінною, — тимчасового терміну зберігання (до 10 років або «Домінування потреби»), дублюючу (копії, чернетки), архівну — з терміном тимчасового зберігання, що минув.

Перший різновид документації відбирається наприкінці року чи кілька разів на рік на етапі формування справ постійного чи тимчасового (понад 10 років) зберігання та формування їх для відправки до архіву. Друга як на етапі формування справ, так і в ході їх подальшого посторінкового огляду. Третя — під час вивчення описів та номенклатури справ архіву підприємства.

Товариство з обмеженою стверджую

___________ І. О. Цикало

Про виділення до знищення,

Не підлягають зберіганню

N п/п	Заголовок справи або групи справ	Крайні дати	Номери описів	Індекс справи з номенклатури справ	У од. хр.	Термінизберігання та номери статей за переліком	Примітка
Відділ кадрів
12	Накази генерального директора з основної діяльності. Копії	2004	-	05-03	1	ДМН ст. 6 а
13	Накази генерального директора про надання щорічних відпусток	2004	-	05-05	3	5 років ст. 6 б
14	Листування про роботу з кадрами	2004	-	05-16	1	5 років ЕПК ст. 264, 334
15	Листування про оформлення відряджень	2004	-	05-17	1	5 років ст. 352
16	Графіки відпусток	2000-2004	-	05-25	1	1 рік ст. 356
Юридичний відділ
17	Накази генерального директора з основної діяльності. Копії	2004	-	06-03	1	ДМН ст. 6 а
18	Довідки, висновки, роз'яснення відділу застосування законодавства	2004	-	06-15	2	5 років ЕПК ст. 61
19	Листування з правових питань	2004	-	06-18	1	3 роки ст. 62
20	Заяви та скарги фізичних осіб та документи щодо нихрозгляду	2004	-	06-19	2	5 років ст. 56 б
…	…

Описи справ постійного зберігання за 2004-2008 роки затверджено, по особистому

Склад узгоджено з ЕПК N-ського архіву (протоколи від 11.04.14 N 5,

Разом 285 (двісті вісімдесят п'ять) од. хр. за 2000-2004 роки.

Завідувачка канцелярії Л. А. Квочкіна

Документи у кількості _______ од. хр., вагою ____ кг здані на переробку

За приймально-здавальною накладною від _________ N ____ / повністю знищено

У присутності __________________________________________________________.

Завідувачка канцелярії Л. А. Картенко

Акт дублюватиме структуру та порядок розташування документів із номенклатури справ. У разі розбіжності числа фактичних справ і тих, що зазначені в описах, слід зазначити причини такої розбіжності (припустимо, акт про невиправне пошкодження кількох справ водою під час аварії у 1996 році, який також є в архіві). В ідеалі кількість справ, які ви знищуєте, та їх кількість за документами має збігтися.

Отримана маса справ вирушає на експертизу. Під час проведення експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання передачі до архіву; відбір справ із тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню у структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, термін зберігання яких минув. При цьому одночасно перевіряються якість та повнота номенклатури справ організації, правильність визначення термінів зберігання справ. Найбільш важливі та цінні документи повертаються до архівупродовженими термінами зберігання, передаються до Архівної системи України, всі інші після підписання актів про проведену експертизу цінності вирушають на знищення. Спосіб знищення обирається організацією самостійно. Це може бути хімічне знищення, спалювання, подрібнення документів. Головне — не пускати їх на чернетки і не викидати із побутовим сміттям.

Електронні документи проходять процедуру експертизи цінності та знищення подібним способом, єдина відмінність полягає в тому, що носії інформації, на яких вони записані, наприклад, компакт-диски, можна також знищити фізично, а дані, що зберігаються на жорстких дисках або в сховищах хмар, слід прати безпечними методиками, тобто багаторазово від 8 до 50 разів заповнюючи місце, яке займав файл цифровим сміттям.

Бланки суворої звітності, які підлягають знищенню через псування, потрібно знищувати, попередньо вирізавши їх номери, — вони підтвердять факт знищення надалі.

Про знищення документів складається відповідний акт. Слід зазначити, що знищення остаточно має відбуватися у присутності відповідального це особи. Якщо організація доручила знищення третій особі, до акту додадуться договір про утилізацію та накладну про прийом документів на утилізацію.

---