Списання з ПММ при втраті чека
Питання-відповідь на тему
Як правильно списати з підзвіту ПММ, якщо втрачено чек?
із підзвітних сум, за якими співробітник не надав документи, утримайте ПДФО. Такі виплати за відсутності виправдувальних документів розцінюються як його дохід, тобто є джерелом економічної вигоди, тож нарахуйте ПДФО.
У ситуації організації слід самостійно ухвалити рішення щодо нарахування страхових внесків у суми компенсації витрат, не підтверджених виправдувальними документами
За відсутності виправдувальних документів врахувати при оподаткуванні ці витрати не вдасться.
Обґрунтування цієї позиції наведено нижче в матеріалах «Системи Головбух» спрощена версія.
1. Стаття: Як захиститися від претензій інспекторів, якщо підвів підзвітник
Працівник не звітував про витрати
Очевидно, що підзвіт витрачено за призначенням – співробітник викупив замовлення чи з'їздив у відрядження. Але жодних паперів до бухгалтерії не приніс.
Перевіряючим все одно: не витратила людина гроші або просто не обзавілася чеком. Якщо немає авансового звіту і «первинки», то гроші все ще у працівника. Адже суми залишаються «висіти» на рахунку 71. І коли закінчується певний термін, кошти стають доходом співробітника (тобто збільшується податкова база щодо ЄСП та ПДФО). Крім того, витрати, які не підтверджені первинними документами, не можна врахувати при розрахунку податку на прибуток.
У такій ситуації претензії інспекторів вдається оскаржити найчастіше лише у суді. Та й лише донарахування «зарплатних» податків. Судді нерідко виявляються меншими формалістами, аніж ревізори, і готові повірити в витрати працівника без чеків. Тому можна спробувати якимось іншим чином, скажімо,за допомогою показань свідків, довести реальність витрат.
ЖУРНАЛ «ГОЛОВБУХ», № 11, ЧЕРВЕНЬ 2009
2.Ситуація: які податки (внески) потрібно нарахувати (утримати), якщо організація відшкодує підзвітній особі витрати за відсутності виправдувальних документів
Приклад компенсації підзвітній особі видатків за відсутності виправдувальних документів. Організація застосовує загальну систему оподаткування*
Зазначені операції бухгалтер "Альфи" відобразив так.
Дебет 71 Кредит 50 - 2800 руб. – видано гроші під звіт Іванової.
Дебет 10 Кредит 71 - 3000 руб. – одержано канцтовари, придбані співробітницею.
Дебет 71 Кредит 50 - 200 руб. – компенсовані співробітниці витрати понад суми, видані під звіт.
Сергій Разгулін, дійсний державний радник України 3-го класу
* Так виділено частину матеріалу, яка допоможе Вам ухвалити правильне рішення.