Співробітник вирушає у відрядження, квитки для нього придбані організацією з безготівкового
Співробітник вирушає у відрядження, квитки для нього придбані організацією з безготівкового розрахунку. Чи можна в один день видати і готівку під звіт, і квитки з рахунку 50.3? Чи це не буде порушенням касової дисципліни
Оприбутковані шляхом оформлення ПКО у касі організації, вже оплачені з розрахункового рахунку фінансові документи, видаються підзвітним особам організації (вибуття оформляється видатковим касовим ордером). При русі фінансових документів складається окремий касовий звіт і передається бухгалтеру. Якщо протягом дня мало місце рух грошових документів, він складає звіт, в якому вказує, скільки документів вибуло та скільки надійшло. Дані звіту заносяться до книги обліку грошових документів.
Згідно з Інструкцією, рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» призначений для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками за сумами, виданими ним під звіт на адміністративно-господарські та операційні витрати.
На видані під звіт суми (суми виданого перевитрати за затвердженим авансовим звітом) рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» дебетується у кореспонденції з рахунками обліку коштів. На витрачені підзвітними особами суми (суми повернення до каси невикористаних коштів) рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» кредитується у кореспонденції з рахунками, у яких враховуються витрати та придбані цінності (рахунками обліку коштів).
Аналітичний облік за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами" ведеться за кожною сумою, виданою під звіт.
Видача квитків працівнику відображається за дебетом рахунку 71 та кредитом рахунку 50, субрахунок 50-3.
При цьому у бухгалтерському обліку формуються такі проводки: Дебет 50-3 Кредит 76 (60) — придбанопроїзний квиток працівнику, який направляється у відрядження; Дебет 76 (60) Кредит 51 — сплачено вартість придбаного квитка; Дебет 71 Кредит 50-3 — проїзний квиток видано працівникові.
Складання авансового звіту підзвітною особою щодо повернення з відрядження на отримані грошові документи (проїзні квитки) прямо законодавством не передбачено.
Однак лише після затвердження керівником авансового звіту працівника з відрядження вартість використаного ним проїзного квитка списується на витрати організації:
Дебет 26 (20) Кредит 71 - списана на витрати вартість проїзного квитка.
Крім того, документальним підтвердженням витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку буде авансовий звіт працівника з доданими до нього належним чином оформленими виправдувальними документами, зокрема авіа- або залізничними квитками.
Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ).
Відповідно до ст. 168 ТК Україна у разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові:
- Витрати по проїзду; - Витрати по найму житлового приміщення; - додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові); - інші витрати, вироблені працівником з дозволу або відома роботодавця.
Таким чином, за роботодавцем закріплено обов'язок видачі грошового авансу працівникові перед направленням його у службове відрядження.
Видача готівки під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, провадиться в межах сум, що належать відрядженим особам з цією метою.
Відповідно до п. 4.4 Положення N 373-П для видачі готівки на витрати, пов'язані із провадженням діяльності юридичної особи, працівникові під звіт видатковий касовий ордер 0310002 оформляється згідно з письмовою заявою підзвітної особи, складеною у довільній формі та що містить власноручний напис керівника та про термін, на який видаються готівка, підпис керівника та дату.
Підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу здати до бухгалтерії авансовий звіт із додатком документів, що підтверджують.
Таким чином, чинне законодавство зобов'язує підзвітну особу складати авансовий звіт лише при отриманні коштів (авансу). Проте, як ми вже зазначали, виходячи з правозастосовчої практики, до авансового звіту працівник належним чином оформлені виправдувальні документи, зокрема авіа- або залізничні квитки, які є для організації документальним підтвердженням витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку.
Як бачимо, порядок видачі з каси коштів під звіт та фінансових документів різний. Кошти та грошові документи відрядженому працівнику можуть видаватися в один день.
Положеннями ч. 1 ст. 15.1 КпАП України встановлено, що порушення порядку роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій, виражається у:
- Здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад встановлені розміри; — неоприбуткуванні (неповному оприбуткуванні) в касу готівки; - недотриманні порядку зберігання вільних коштів; — а також у накопиченні в касіготівки понад встановлені ліміти.
Зазначимо, що цей перелік є закритим і не підлягає розширеному тлумаченню. Дані порушення тягнуть за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 4 тисяч до 5 тисяч рублів; на юридичних - від 40 тисяч до 50 тисяч рублів.
Таким чином, видача відрядженому працівникові в один день авансу та проїзних квитків не є порушенням касової дисципліни у разі повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше одержаною під звіт сумою готівки.
Контроль якості відповіді: Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ Королева Олена
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».