Стаття Особливості оплати вартостіпроїзду працівників при службових роз’їздах та службових
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Публікації з бухгалтерських видань 2006
Питання бухгалтерів - відповіді фахівців з фінансів 2006
Публікації з бухгалтерських видань
Публікації на тему збори ЕНВД
Публікації на тему збори
Публікації на тему податки
Публікації на тему ПДВ
Публікації на тему УСН
Запитання бухгалтерів - Відповіді фахівців
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему збори
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Стаття: Особливості оплати вартості проїзду працівників при службових роз'їздах та службових відрядженнях строком до однієї доби ("Консультант Бухгалтера", 2000, N 3)
"Консультант Бухгалтера", N 3, 2000
ОСОБЛИВОСТІ ОПЛАТИ ВАРТІСТИ ПРОЇЗДУ ПРАЦІВНИКІВ
ПРИ СЛУЖБОВИХ РОЗ'ЇЗДАХ І СЛУЖБОВИХ КОМАНДУВАННЯ
ТЕРМІНОМ ДО ОДНОЇ СУБОКИ
Оплата вартості проїзду при службових переміщеннях гарантується ст.116 КзпПр РФ. Як випливає з назви теми, необхідність здійснення таких витрат регулярно виникає у двох випадках - при службових роз'їздах та службових відрядженнях (крім цього вартість проїзду оплачується і при переказах до нового місця роботи або служби, але цей вид витрат регулярним не є і в цій статті не розглядається).
Таким чином, виклад питання доцільно поділити на дві частини: оплата проїзду при службових роз'їздах та оплата проїзду при службових відрядженнях.
Оплата вартості проїзду при службовихроз'їздах
Відповідно до п.7 Положення про склад витрат компенсуючі виплати (до яких відповідно до КЗпП України належить оплата вартості проїзду) підлягають включенню до собівартості продукції (робіт, послуг) за елементом "Витрати на оплату праці".
p align="justify"> При визначенні правомірності віднесення на собівартість подібних витрат вирішальне значення має характер діяльності працівника, якому відшкодовується вартість проїзду.
Постановою Ради Міністрів РРФСР від 04.05.1963 N 521 було визначено перелік посад працівників, робота яких має роз'їзний характері і яким підприємство може оплачувати проїзні квитки (проїзд).
До цього переліку включені кур'єри, експедитор, працівники міського господарства (електричних, газових, водопровідних та каналізаційних мереж, зв'язку) та ін., якщо ці працівники не забезпечуються спеціальним транспортом на час виконання ними своїх службових обов'язків.
Оскільки в даний час іншого переліку не затверджено, то керівники інших суб'єктів господарювання вправі своїм наказом розширити коло цих посад, включивши до нього інших працівників, робота яких носить роз'їзний характер, якщо ці працівники не забезпечуються спеціальним транспортом для виконання службових обов'язків.
При цьому вартість проїзних квитків, оплачена підприємством для таких працівників, не включається до їхнього сукупного оподатковуваного доходу.
На нашу думку, дана схема, безумовно, може бути використана тільки в тому випадку, коли проїзні квитки купуються знеособлено – для працівників певних професій (наприклад, чергового сантехніку) та після поїздки здаються до якоїсь служби організації. Якщо ж проїзний квиток купується для конкретного працівника (наприклад, кур'єра) тавидається йому на весь термін дії документа, на нашу думку, на собівартість може бути віднесена лише сума вартості квитка в частині, що належить до робочого часу (за графіком роботи організації).
Наприклад, вартість місячного проїзного квитка – 180 руб., кількість календарних днів на місяці – 30, робочих – 20. У даному випадку на собівартість слід віднести 120 руб. (180: 30 х 20). Сума, що залишилася, повинна відшкодовуватися за рахунок власних коштів працівника або за рахунок чистого прибутку.
Крім того, у подібній ситуації може бути поставлене питання про включення до сукупного оподатковуваного доходу працівника суми вартості його проїзду від місця проживання до місця роботи та назад, оскільки відповідно до Положення про склад витрат такі витрати в собівартість включатися не можуть. Обережність використаного нами формулювання зумовлена тим, що працівники, виробнича діяльність яких пов'язана з постійними службовими роз'їздами, за своїми обов'язками можуть не приїжджати щодня до місця постійної роботи, а прямувати безпосередньо з місця проживання до місця здійснення тих чи інших функцій. При цьому зовсім не обов'язково, перше переміщення може бути пов'язане з переїздом (воно може перебувати в безпосередній близькості до місця проживання).
Для оплати таких службових роз'їздів придбання місячних чи квартальних проїзних квитків може виявитися недоцільним. У цьому випадку необхідно організувати документообіг таким чином, щоб первинними документами можна було підтвердити сам факт службових роз'їздів та розмір фактичних видатків, вироблених працівником.
З цією метою раніше широко використовувалися звані " маршрутні листи " , які оформлялися на конкретного працівника однією звітний період (місяць чи квартал).Після закінчення звітного періоду працівник здавав маршрутний лист із додатком проїзних документів (квитків на проїзд у міському транспорті) до бухгалтерії та оформляв авансовий звіт. Дана схема дозволяла здійснити ефективний контроль за цільовим призначенням коштів і повністю відшкодувати витрати, вироблені працівником. Тому таку схему можна рекомендувати до використання і зараз. Альбомами уніфікованих форм первинної облікової документації маршрутні листи не передбачені. Отже, маршрутний лист повинен бути розроблений безпосередньо в організації за довільною формою, а саму форму затверджено керівником при затвердженні облікової політики організації. Оскільки основним призначенням маршрутного листа є підтвердження факту перебування працівника поза своїм робочим місцем (розмір витрат підтверджується проїзними документами), то у формі маршрутного листа достатньо передбачити три графи, наприклад:
У графі "Позначка." проставляється підпис посадової особи, з якою взаємодіяв працівник. Крім того, необхідно проставлення в цій графі будь-якого друку або штампу, що дозволяє однозначно ідентифікувати організацію, в якій знаходився працівник і, за необхідності, провести зустрічну перевірку.
У заголовній частині маршрутного листа слід передбачити такі реквізити:
- підстава для службових роз'їздів (наприклад, розпорядження керівника організації чи функціональні обов'язки працівника);
- посада, прізвище та ініціали працівника, на чиє ім'я виписаний маршрутний лист;
При здачі маршрутного листа вільні рядки прокреслюються, а сам лист підписується працівником та його безпосереднім керівником та після затвердження керівникоморганізації здається на оплату бухгалтерію.
Оплата вартості проїзду при службових відрядженнях
У п.1 Інструкції дано визначення:
Службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням керівника об'єднання, підприємства, установи, організації на певний термін до іншої місцевості для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
У тих випадках, коли філії, ділянки та інші підрозділи, що входять до складу об'єднання, підприємства, установи, організації, знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи працівника вважається той виробничий підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором.
Службові поїздки працівників, постійна робота яких протікає у дорозі чи носить роз'їзний чи рухомий характер, не вважаються відрядженнями.
З цього визначення можна зробити два висновки:
- по-перше, службовим відрядженням вважається направлення працівника не тільки в іншу організацію, а й у структурний підрозділ, розташований в іншій місцевості;
- по-друге, при оплаті витрат, пов'язаних зі службовими роз'їздами, правила оплати відряджень та норми, встановлені для оплати витрат на відрядження, не застосовуються.
У загальному випадку відрядженому працівнику відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення та проїзд до місця відрядження та назад до місця постійної роботи, а також виплачуються добові.
Питання про оплату добових залежить від часу перебування працівника у відрядженні – якщо відрядження триває менше доби, то добові не виплачуються. Тобто при діючих нормах добових - 55 руб. - саме цю суму як добові виплачено бути не може.
Відповідно до п.6 Інструкції фактичний часперебування в місці відрядження визначається за відмітками у посвідченні про відрядження про день прибуття в місце відрядження і день вибуття з місця відрядження. Якщо працівник відряджений у різні населені пункти, позначки про день прибуття та день вибуття робляться у кожному пункті.
Відмітки у посвідченні про відрядження про прибуття та вибуття працівника засвідчуються тією печаткою, якою зазвичай користується у своїй господарській діяльності те чи інше підприємство чи установа для засвідчення підпису відповідної посадової особи.
Відповідно до п.7 Інструкції днем виїзду у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого, а днем приїзду – день прибуття зазначеного транспортного засобу на місце постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем від'їзду у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше – наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт перебувають за межею населеного пункту, враховується час, необхідний проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день приїзду працівника на місце постійної роботи.
Витрати по проїзду до місця відрядження та назад до місця постійної роботи відшкодовуються відрядженому працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи страхові платежі з державного обов'язкового страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з попереднього продажу проїзних документів, витрати за користування в поїздах постільними речами.
Командованому працівнику оплачуються витрати на проїзд транспортом загального призначення(крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони знаходяться за межею населеного пункту.
При відрядженнях у таку місцевість, звідки відряджений має можливість щодня повертатися до свого постійного проживання, добові, як зазначалося вище, не виплачуються. Якщо відряджений працівник після закінчення робочого дня за своїм бажанням залишається у місці відрядження, то при поданні документів про найм житлового приміщення витрати на найм йому відшкодовуються у розмірах, передбачених законодавством (п.15 Інструкції N 62).
Питання про те, чи може працівник щодня повертатися з місця відрядження до місця свого постійного проживання, у кожному конкретному випадку вирішується керівником об'єднання, підприємства, установи, організації, в якій працює відряджений, з урахуванням дальності відстані, умов транспортного сполучення, характеру завдання, що виконується, а також необхідність створення працівнику умов для відпочинку.
У зв'язку зі сказаним може виникнути питання, чим відрізняються службові роз'їзди, які здійснюються нерегулярно (і оформлюються маршрутними листами) від службових відряджень? На нашу думку, тут за основу має бути прийнято принцип доцільності. У принципі, посвідчення про відрядження може виписуватися в будь-якому випадку, коли працівник виконує обов'язки в іншому населеному пункті. Однак якщо витрати на проїзд незначні або для оплати проїзду купується місячний або квартальний проїзний квиток, необхідності в оформленні відрядження немає. Тобто, якщо переміщення до місця виконання обов'язків здійснюється загальноміським транспортом (приміськими електропоїздами, автобусами місцевих маршрутів тощо) доцільно оформляти переїзди маршрутним листом, а не відрядженнямпосвідченням.
Слід зазначити, що Положення склад витрат не обмежує можливості організації відносити на собівартість продукції (робіт, послуг) Витрати відрядження лише розмірами, встановленими законодавством.
У цьому суми оплати, перевищують норми, проводиться коригування оподатковуваного прибутку.
Особливості оплати закордонних відряджень
Щодо оплати вартості проїзду, то тут немає істотних відмінностей із відрядженнями на території країни.
Є особливості при оплаті добових.
У тих випадках, коли працівники, спрямовані в короткострокове відрядження за кордон, у період відрядження забезпечуються іноземною валютою на особисті витрати за рахунок сторони, що приймає, направляюча сторона виплату добових цим особам не здійснює. Якщо сторона, що приймає, не виплачує зазначеним особам іноземну валюту на особисті витрати, але надає їм за свій рахунок харчування, направляюча сторона виплачує їм добові у розмірі 30 відсотків норми.
Однак, якщо сторона, що приймає, забезпечує працівника харчуванням за свій рахунок, то розмір добових складе з розрахунку 3 дол. США (30 відсотків від 10 дол., оскільки в даному випадку нормою повинен вважатися половинний розмір добових).
Працівникам, які виїхали у відрядження за кордон і повернулися з-за кордону в Україну того ж дня, добові в іноземній валюті виплачуються у розмірі 50 відсотків норми.
Якщо виїзні документи не можуть бути оформлені без оплати медичного страхування, зазначені витрати включаються до складу собівартості.
Іноземними державами, які висувають зазначені вимоги, є: Німеччина, Австрія, Франція, Іспанія та США.