Структуризація та первинна обробка даних у MS Excel

З дисципліни: «Комп'ютерні інформаційні технології

На тему:«Структуризація та первинна обробка даних уMSExcel»

Курсової роботи Баранівської М.М.«Структуризація та первинна обробка даних уMSExcel»

Обсяг роботи 33 сторінки, у тому числі 8 малюнків, 4 таблиці, 5 найменувань літератури, 2 додатки.

Ключові слова: обробка даних, сортування даних, фільтрація, форма даних, MSExcel.

У курсовій роботі досліджується проблема обробки, сортування, фільтрації та використання форм і шаблонів у MicrosoftExcel, яка включає наступні етапи:

Засоби первинної обробки даних у MSExcel;
Сортування, сортування пов'язаних областей;
Пошук, види пошуку (пошук за форматом та змістом);
Фільтрування (автофільтр, розширений фільтр);

Розкрито суть обробки, сортування, фільтрації та використання форм у MicrosoftExcel та способи їх правильного створення та використання.

В результаті проведеного аналізу зроблено такі висновки:

а) електронні таблиці як форма організації даних мають гнучке поєднання можливостей, що дає прив'язка інформації до осередків таблиці, зі свободою прийняття рішень про вибір осередку розміщення інформації;

б) елементи керування, що знаходяться на панелі інструментів, значно спрощують роботу та є незамінними під час створення документів у Excel;

MSExcel дозволяє використовувати таблиці як базу даних. Сама собою структура з рядків і стовпців електронної таблиці відмінно підходить для створення інформаційних списків. Списки дозволяють працювати ефективно з великими наборамиданих. Список – впорядкований набір даних, мають однакову структуру, і з трьох основних элементов:1. записи;2. поля;3. великого рядка. Кожен елемент списку займає один рядок, у якому дані розподіляються на кількох полях (стовпцям). У Excel списки є спеціальним видом таблиць, котрим є операції їх обробки. При роботі зі списками часто потрібні різні уявлення тих самих даних, для цього Excel дозволяє використовувати вбудовані типи сортування, а також створювати власні.

У Excel розробники з фірми Microsoft значно спростили роботу зі списками. Так звані автоматичні фільтри дозволяють відобразити ті частини списку, які потрібні для виконання певного завдання.

Excel має в своєму розпорядженні потужні засоби колективної роботи, які орієнтовані в першу чергу на спільну роботу декількох додатків пакета в мережевому середовищі. Висока ступінь сумісності програм, включених у пакет MicrosoftOffice, обумовлена підтримкою технології зв'язування та впровадження OLE. Прикладом застосування цієї технології може бути використання Excel – таблиць чи PowerPoint – презентацій у документ, створений засобами Word. У разі використання цієї технології між об'єктами встановлюється динамічний зв'язок. Подвійне клацання на об'єкті, вставленому в документ, призводить до запуску програми, в якій він був створений.

У цій роботі найбільш докладно описані всі можливості та властивості обробки даних таблиць: створення та видалення списків автозаповнення, фільтрація, сортування, пошук і робота з формою бази даних.

1. Засоби первинної обробки даних MSExcel

Перевагою електронних є гнучке поєднання можливостей, якідає прив'язка інформації до осередків таблиці, зі свободою прийняття рішень про те, яку саме осередок вибрати для розміщення інформації. Проте дана «свобода» має і зворотний бік: найчастіше доводиться платити на подальших етапах роботи, коли виникають проблеми з виконанням тих чи інших операцій з автоматизованої обробки даних. Не секрет, що логіка таких операцій передбачає наявність жорстко формалізованої структури вихідної інформації. Одним із способів вирішення цієї проблеми в Excel є списки.

Список-це що міститься у робочому аркуші Excel таблиць, дані, у рядках якої мають однорідну структуру, тобто у кожному стовпці списку розташовуються дані одного типу (число, текст, дата тощо. п.). Список складається з трьох основних структурних елементів:

oзапис-це повний рядок таблиці, що містить пов'язану інформацію про даний об'єкт списку. Кожен запис складається з елементів і має містити повний опис конкретного елемента.

oЗаголовний рядокскладається із заголовків стовпців і розташовується на самому початку списку. Заголовки - це мітки (з назвами) відповідних полів. MSExcel використовує їх при сортуванні, пошуку та формуванні звітів за списками.

Поля списку можуть мати імена, які мають розташовуватись у першому рядку таблиці. (Табл. П. 1.1)

Для створення нового списку користувача потрібно:

- Вибрати командуПараметри►Списки;

- У полі списки вибрати елементНовий список;

- У поліЕлементи спискусписок користувача і натиснути клавішуEnter;

- Натиснути кнопкуДодати;

- Клацнути кнопкуОК.(Табл. П. 1. 2)

При виконанні операцій з даними, наприклад, при пошуку, сортуванніабо обробки даних, списки автоматично розпізнаються як бази даних, а елементи списків при організації бази даних перетворюються таким чином:

Стовпці списків стають полями бази даних.
Заголовки шпальт стають іменами полів бази даних.
Кожен рядок списку перетворюється на запис даних.
В Excel можливе сортування за одним або декількома ключовими полями, у тому числі з підведенням загальних підсумків та проміжних підсумків за групами записів.

Якщо із загального списку необхідно вибрати лише частину інформації, відповідну деяким умовам, слід провести фільтрацію даних. Для простих умов фільтрації часто буває достатньо коштівАвтофільтра.

Для відбору рядків списку за складними критеріями, наприклад такими, що містять вирази, що обчислюються, а також для розміщення результатів фільтрації в довільному місці робочого аркуша служить команда менюДані►Розширений фільтр.

Зведені таблиці-засіб обробки та подання даних, що набагато перевершує за можливостями та зручністю використання традиційні списки з проміжними підсумками. Це інтерактивна таблиця на робочому аркуші, що дозволяє підсумувати великі обсяги даних, вибравши відповідний метод обчислень (а не лише підсумовування!). для побудови зведеної таблиці застосовуються запити до зовнішніх баз даних. Для цього застосовується техніка запитів за зразком, і в даному випадку списки обов'язково повинні містити імена полів та перший рядок.

Зведена таблиця створюється за допомогоюМайстра зведених таблиць(команда менюДані ►Зведена таблиця…). Режим майстра складається з чотирьох послідовних етапів, у ході яких користувач у режимі діалогу задає параметри побудови зведеноїтаблиці:

1. перший та другий кроки - вибір джерела даних;

2. третій- створення макета зведеної таблиці: визначення полів зведеної таблиці та його орієнтації, вибір функції підсумовування (відомості) для полів даних; [3, с. 225-226]

3. четвертий- визначення розміщення зведеної таблиці.

Прискорене введення даних, що повторюються, здійснюється за допомогою засобуАвтодоповнення. Як тільки почати вводити дані в поле, Excel послідовно порівнює кожен введений символ з іншими полів цього ж стовпця. Якщо початкові символи введення аналогічні будь-якому попередньому полю, Excel висуває припущення, що ви хочете ввести той самий елемент, що раніше, і самостійно заповнює решту. Таке порівняння застосовується лише до осередків із текстом. ( ІнструментАвтодоповненняігнорує числові та часові значення, а також дати).

Якщо потрібно повторити попередній елемент, необхідно просто натиснути клавішуEmer(або одну із клавіш зі стрілками),це призведе до вставки в комірку значення, пропонованого засобом>Автодоповнення. Крім того, Excel запропонує будь-який розташований вище елемент тільки в тому випадку, якщо на підставі введення можна буде вибрати лише один унікальний запис. Щоб вимкнути засібАвтодоповнення,треба вибрати командуСервіс►Параметриі передати на вкладкуПравка.Потім прибрати прапорець у вікні керування Автозаповнення значень осередків і клацнути на кнопці ОК збереження нових установок та продовження редагування.

Застосування засобу Автозаповнення дозволяє виконати такі дії:

- Копіювання параметрів форматування або значень у комірки рядка чи стовпця. Зазвичай цей засіб копіює як значення, так і параметриформатування вихідного осередку. Щоб вибрати лише значення або лише параметри форматування, треба виділити комірку і в момент перетягування покажчика тримати праву кнопку миші натиснутою. Відпустивши кнопку миші. Виберіть одну з опційЗаповнити форматиабоЗаповнити значення.