Створення баз даних на основі архівних документів – один із пріоритетних напрямів діяльності
Заснований у 1939 році за постановою бюро Пермського обкому ВКП(б)
С.А. Пономарьов, заступник директора з основної діяльності ДКУ «ПермГАНІ»
Державні архіви є великими інформаційними системами регіонального інформаційного простору. Можливості такої інформаційної системи залежать від обсягу та характеру документів, що знаходяться на державному зберіганні, з одного боку, і від доступності інформаційних ресурсів у процесі їх використання - з іншого. Якщо перша складова повністю залежить від профілю архіву, то друга - від наявності, достовірності та повноти довідково-пошукових засобів і свідчить про інформаційну відкритість архівної установи.
Для вирішення проблеми оперативного пошуку ретроспективної документної інформації потрібне оновлення та вдосконалення існуючого науково-довідкового апарату (переклад описів в електронний формат з редагуванням заголовків у найбільш затребуваних архівних фондів, модернізація існуючих АІПС), створення нових затребуваних суспільством баз даних та інформаційно-пошукових систем, та тематичних покажчиків.
Саме створення тематичних баз даних до певних комплексів архівних документів на основі єдиних методичних підходів та «однорідного» програмного забезпечення дозволить архівам перетворитися з інформаційної системи «для себе» на інформаційну систему «для суспільства». Однак слід зауважити, що цей процес не швидкий, копіткий, без урахування цього може постраждати якість інформаційного продукту в частині достовірності інформації.
Аналогічна база даних була створена архівістами та«Меморіалом» у 2008 р. за матеріалами перевірочно-фільтраційних справ на осіб, які потрапили в полон у роки Великої Вітчизняної війни, а після закінчення фільтрації в таборах ГУЛАГу. Обсяг бази даних «Військовополонені» 5439 записів. В результаті, на сьогоднішній день архів має унікальну і єдину в своєму роді в масштабі країни базу даних, створену за архівними документами репресивної тематики загальним обсягом понад 42 тис. записів. Обидві бази доступні широкого кола дослідників у читальному залі архіву та на інтернет-сайті нашої установи http://politarchive.perm.ru. Відразу зазначу, що для дослідників доступний дуже обмежений обсяг персональної інформації, що регламентується чинним законодавством та нормативними документами.
У 2006-2007 роках. в рамках реалізації грантового проекту регіонального конкурсу РДНФ було створено базу даних «Лідери Прикамья», що включає інформацію про перших керівників радянських та партійних органів влади Пермської області в період з 1921 по 1991 р. Загальний обсяг 2112 персональних карток на перших керівників регіону. Для формування бази використовувалися документи як пермських архівів, а й архівних установ Свердловської області (у період із 1923 по 1938 р. Перм територіально підпорядковувалася Свердловську). Науковим керівником архівістів у роботі був доктор історичних наук, професор В.П. Мохів. На жаль, програма потребує доопрацювання щодо пошуку інформації та зараз використовується лише фахівцями архіву. У планах архіву доопрацювати цей інформаційний продукт та зробити його загальнодоступним.
На сьогоднішній день створено програму, яка пройшла апробацію, і починається введення даних. Для цього архівістами проведена велика робота з виявлення та скануванняархівних документів Наступного року буде сформовано певний масив інформації, який дозволить тестувати програму та вносити корективи. Потім почнеться масове введення інформації. Слід зазначити, що для успішної реалізації проекту архіву необхідно зайняти свою нішу у новій системі державного завдання та формування державного замовлення.
Підбиваючи підсумки, слід ще раз наголосити, що на сучасному етапі з урахуванням ступеня інформатизації архівної галузі, одним із пріоритетних напрямків діяльності архівних установ стає створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи (АІПС), що містить «інформацію про інформацію» та дозволяє вести оперативний пошук ретроспективної документної інформації відповідно до потреб суспільства.
Розробка сайту: Компанія «Архівні Інформаційні Технології»