Створення електронного архіву документів
Великий обсяг документації – проблема, знайома багатьом компаніям. Впоратися з обсягом, що накопичився, допоможе створення електронного архіву, це серйозно заощадить час і полегшить роботу з архівами будь-якого обсягу.
Що це таке?
Електронний архів – це структурована система зберігання документації в електронному вигляді. Сучасні технології дозволяють зберігати папери у відсканованому вигляді, допомагаючи забезпечити збереження та конфіденційність документів та прискорити пошук необхідної інформації.
Типова схема організації та роботи електронного архіву
Схема, що зображує організацію електронного архіву, показує всі етапи роботи з архівом, починаючи зі збору фізичних документів, а закінчуючи їх передачею клієнту як готового цифрового сховища у зручному форматі.
Кому потрібний електронний архів?
Найбільш потрібні електронні архіви серед великих компаній та холдингів, через які щодня проходить багатотисячний потік паперів: анкет, заяв, договорів, контрактів та ін.
Для компаній-початківців, у яких документообіг поки не досягає таких масштабів, електронні архіви документів – це можливість із самого початку побудувати ефективну систему, не вдаючись надалі до оцифрування величезної кількості паперів. Незалежно від числа робочих документів, електронні архіви допомагають заощадити час на пошуки необхідних паперів та роботу з ними, що є очевидною перевагою перед конкурентами.
Можливості
Створення електронного архіву багато в чому робить життя компанії простішим через унікальні можливості, недоступні для паперової архівації. Якщо паперового архіву характерне правило: що більше його обсяг, то складнішеВизначити потрібний документ, то розмір електронної версії не впливає на швидкодію архіву. Насамперед електронний архів створюється для:
- Структурованого зберігання інформації. Папери компанії зберігаються у строгому порядку і підпорядковуються структурі, визначеної клієнтом. У цифровому вигляді ця структура є ієрархією папок. Кожна папка має ряд характеристик, що визначають рівень доступу, обмеження типу збережених файлів і т.д.
- Ієрархія доступу. Доступ до папок або файлів може надаватися як окремому користувачу, так і групі осіб. Обмеження доступу виявляються не тільки у правах, наданих користувачам, але й у зв'язку із вмістом папки або файлу. Каталог із фінансовими звітами може бути недоступним для секретаря, але відкритий для будь-якого працівника фінансового відділу.
- Гнучкого пошуку. Користувачі працюють з електронним архівом паралельно і можуть здійснювати оперативний пошук по дереву каталогів або всередині файлів.
- Надійності та захищеності. Крім розмежування за рівнями доступу, архіви мають властивості, що запобігають втраті інформації (наприклад, наявність копії на резервному сервері), її пошкодження або несанкціонований доступ (з можливістю «відкату» до попередніх версій).
Переваги
Незалежно від типу компанії, її розміру, кількості клієнтів, документації та капіталу, електронні архіви знайдуть своє місце у будь-якій організації. Вони мають низку переваг: