Створення зв’язку з електронною таблицею Excel для доступу до даних

Інформацію в електронній таблиці Microsoft Excel можна об'єднати з вилученими із креслення даними.

За допомогою створення зв'язку з електронною таблицею Excel можна увімкнути інформацію з усього аркуша або лише його частини, тобто іменованого діапазону. У діалоговому вікні Зв'язок із зовнішніми даними можна виконати такі дії:

Встановити зв'язок з даними шляхом вибору XLS-файлу, з яким потрібно зв'язати дані, витягнуті з креслення.
Задати відповідність між вилученими даними креслення та даними електронної таблиці. (Докладнішу інформацію див. у розділі Understand Data Linking and Matching .)
Вибрати у файлі XLS стовпці, які потрібно об'єднати з витягнутими даними креслення.

На сторінці "Виправлення даних" доступний діалогове вікно "Зв'язок із зовнішніми даними", в якому можна налаштувати зв'язок вилучених даних з усією електронною таблицею Excel або з діапазоном рядків і стовпців.

Для створення зв'язку з електронною таблицею необхідно, щоб на комп'ютері, який виконує вилучення даних, було встановлено програму Microsoft Excel. Якщо не встановлено програму Microsoft Excel або файл XLS не збережений локально на комп'ютері, на якому виймаються дані, встановити зв'язок з даними неможливо.

Після зміни пов'язаної електронної таблиці, наприклад після додавання рядка або стовпця, можна оновити таблицю на кресленні відповідно до цієї зміни за допомогою команди ЗВ'ЯЗНИТИ . Аналогічно, при зміні таблиці в кресленні пов'язану електронну таблицю можна оновити за допомогою цієї команди.

Про зв'язування та встановлення відповідності даних

Зв'язування даних полягає у виборі електронної таблиці Microsoft Excel з метою об'єднання всієїтаблиці або її частини із витягнутими даними креслення. Докладніше про зв'язування даних див. у розділі Створення зв'язку таблиці із зовнішніми даними.

У процесі завдання відповідності даних створюється зв'язок між двома наборами даних: дані у стовпці таблиці вилучених даних креслення та дані у стовпці електронної таблиці Excel.

У прикладі розглядається проста специфікація. З креслення витягуються три стовпці даних. У цих шпальтах містяться такі дані: № деталі, Редакція та Кількість. У специфікацію можна включити два додаткові стовпці даних із електронної таблиці. У цих шпальтах містяться такі дані Вартість та Постачальник.

У цьому прикладі електронна таблиця містить стовпець номерів деталей, який має заголовок Номер за каталогом і відповідає стовпцю Номер деталі таблиці вилучених даних. У діалоговому вікні "Зв'язок із зовнішніми даними" виберіть "Номер деталі" як стовпчик для даних креслення та "Номер по каталогу" як стовпчик для зовнішніх даних. Оскільки в стовпці даних креслення і в стовпці зовнішніх даних існує принаймні один осередок відповідних даних, функція вилучення даних "знає", як пов'язані між собою обидва джерела.

Відповідність даних можна перевірити шляхом натискання кнопки "Перевірити відповідність" у діалоговому вікні "Зв'язок із зовнішніми даними". При помилковій відповідності відображається попереджувальне повідомлення, що вказує на причину. У деяких випадках правильне створення зв'язку між даними креслення та даними електронної таблиці неможливе. Докладнішу інформацію див. у розділі Data Matching Validation.

Перевірка зіставлених даних

Збій під час перевірки відповідності даних означає, що неможливо знайти допустиму відповідність між данимикреслення та зовнішніми даними (в електронній таблиці). З'являються наступні повідомлення про помилки.

Відповідності між значеннями даних креслення і зовнішніми даними не виявлено.

Якщо проблема не вирішена, об'єднання зовнішніх даних не відбувається. Порівняйте дані стовпця електронної таблиці з даними креслення та спробуйте знайти відповідні значення. Наприклад, для даних креслення та зовнішніх даних можуть бути встановлені різні значення точності.

Стовпець даних у зовнішніх даних не містить унікальних значень.

Стовпець зовнішніх даних містить один або кілька осередків з однаковими даними. У цій ситуації неможливо однозначно поставити відповідність між даними креслення та зовнішніми даними.

У Майстері виймання даних на сторінці "Виправлення даних" виберіть "Зв'язок із зовнішніми даними".
У діалоговому вікні "Зв'язок із зовнішніми даними" виберіть пункт "Запустити Менеджер зв'язків із даними".
У дереві Менеджера зв'язків із даними виберіть параметр "Створити новий зв'язок із даними Excel".
У діалоговому вікні "Введення імені зв'язку з даними" введіть ім'я зв'язку з даними. Натисніть "OK".
Натисніть кнопку [. ] для пошуку файлу .xls або .csv, з яким потрібно створити зв'язок.
У діалоговому вікні "Новий зв'язок із даними Excel" виберіть варіант зв'язку (вся електронна таблиця, діапазон або іменований діапазон Excel). Натисніть "OK".
Виберіть новий зв'язок із даними у дереві Диспетчера зв'язків із даними. Натисніть "OK".
У діалоговому вікні "Зв'язок із зовнішніми даними" у списку "Стовпець даних креслення" вкажіть стовпець, з яким потрібно створити зв'язок.
У списку "Стовпець зовнішніх даних" вкажіть стовпець Excel, з яким потрібно створити зв'язок.
Натисніть "Перевіритивідповідність". У разі виникнення помилки див. Data Matching Validation .
У списку "Виберіть стовпці зовнішніх даних для увімкнення" вкажіть стовпці Excel, які потрібно додати до отриманих даних.
Натисніть "OK".

Відкрийте потрібну книгу або електронну таблицю Microsoft Excel.
Виберіть діапазон комірок, щоб задати пов'язаний діапазон.
Введіть ім'я діапазону осередків у полі "Ім'я", потім натисніть ENTER.
За потреби повторіть кроки 2 і 3, щоб встановити додаткові діапазони.
У меню "Файл" (Microsoft Excel) виберіть "Зберегти".

Клацніть правою кнопкою миші на таблиці вилучення даних. Виберіть "Властивості".

У полі "Зв'язок з даними клітинки" на панелі "Властивості" відображається ім'я зв'язку з даними таблиці.

Виберіть таблицю вилучення даних та клацніть правою кнопкою миші. Виберіть "З'єднання" "Розірвати зв'язок з даними".

Зв'язок із даними електронної таблиці Excel видаляється з таблиці вилучення даних.

Вилучення даних креслення та об'єднання даних із зовнішнього джерела з таблицею вилучення даних або із зовнішнім файлом.

Завдання умов порівняння таблиць вилучення даних із джерелом даних. Якщо дані застаріли, відображається повідомлення про необхідність оновлення.