Свіже Молоко - моя система використання Remember The Milk (GTD Agile Results)
Вступ, плюси та мінуси Remember The Milk
У цій статті я докладно опишу мій поточний конфіг для роботи в менеджері Remember The Milk. Довгий час закінчити роботу над обіцяною раніше статтею не давав старовини Перфекціонізм. Все налагодилося лише після прийняття того факту, що будь-яка жива система не стоїть на місці, а постійно розвивається та адаптується, так що «ідеальною» вона все одно може пробути лише на якомусь кінцевому проміжку часу. У статті підсумовується мій досвід роботи (з 2009 року) з сервісом Remember The Milk і наводиться повністю робоча, продумана (ох, повірте) і, як мені здається, досить універсальна система.
Головним плюсом Remember The Milk для мене є нереальна гнучкість і можливість найтоншого налаштування. RTM не заточено спочатку під одну певну методику (як, наприклад, ряд сервісів, створених спеціально під GTD) і дозволяє будь-якій людині налаштувати систему під свої потреби. Наприклад, колись я починав із простих списків «Робота» та «Дім», потім легко реалізував у RTM GTD, а нещодавно додав до цього основні прийоми Agile Results. З мінусів RTM я хочу відзначити слабку... візуальну складову. Я маю на увазі майже повну відсутність колірних і спеціальних міток, неможливість перетягувати завдання, відсутність підзадач як класу, відсутність класичного календаря та ін. .
Моя система Пріоритетів у Remember The Milk
Перший пріоритет (червоний) - у мене це колір Результатів (по Agile Results). Кожен проект має свій результат (кінцева бажана мета). Завдяки 1-мупріоритету результати в ієрархії RTM легко відрізняються і завжди перебувають вище, ніж завдання.
2-ой Пріоритет (синій) - колір основних, життєво важливих, повторюваних (рутинних) завдань. Важливо пояснити моє розуміння рутинного завдання. Для мене це не просто будь-яке регулярне завдання, начебто якесь «викинути сміття», це саме фундаментальне завдання, що становить «каркас» життя, на кшталт регулярних занять спортом, щотижневого планування тощо. Зараховуючи завдання до рутинних (основних) я виділяю її серед інших, наголошую на її особливій важливості. Коли я бачу невиконане «синє» завдання у своєму списку на день, мені не потрібно розмірковувати про його пріоритетність — я вже визначив його раніше як дуже важливе, тож краще скоріше розпочати його виконання.
Як я використовую теги
Теги - найпотужніший інструмент RTM. За великим рахунком, планування RTM можна повністю побудувати навколо одних тільки тегів. Приклад організації такої системи вже описувався betteri. Там описується реально крута система, яка сильно просунула мене в розумінні роботи з RTM, але в плані тегів мені трохи ефективнішим здається їх використання у зв'язці зі звичайними списками, причини пояснюю нижче.
Особливості та корисні налаштування тегів
Об'єднання тегів. Теги можна зручно об'єднувати і за необхідності перейменовувати в Установки → Теги.
Виділення проектів. Усі теги проектів у мене починаються із символу "+".
Хмара тегів. У налаштуваннях я рекомендую включити «хмару тегів» (Установки → Загальні → Показувати хмару завдань). Хмара тегів – чудовий спосіб пробігтися очима за поточними проектами. Саме поточним, т.к. коли всі завдання з тегом завершені, він перестає відображатися в хмарі — це дуже зручно.
Структура моїх основних списків
Вхідні - інбокс GTD. Крапка.
**FOCUS — сюди я переношу завдання, які мають перебувати в зоні моєї уваги цього тижня. Окрім завдань у ньому містяться всі заплановані результати (по три на рік, місяць, тиждень та день).
**Думки - важливі ідеї, питання, думки, замітки, загалом, всі недозадачі, нещадно фіксуються в цьому списку. Завдання та результати часто народжуються саме з думок. Типовим прикладом буде «а що, якщо використовувати пріоритет RTM для виділення результатів?». Думку теж можна перетворити на нагадування і змусити маячити у певний день у списку дня. Метод той самий: третій пріоритет + конкретна дата. Можна відзначити свіжу ідею щодо поточного проекту, можна просто повісити собі нагадувальницю на кшталт «фокусуйся на головному, не відволікайся». Можна навіть перетворити думку на «послання у пляшці» самому собі, і отримати, наприклад, через рік.
*Очікування - список делегованого, на контролі, "on hold". Сюди міститься те, що на даний момент від мене вже не залежить, але результат чого я маю проконтролювати. А також, якщо очікується якась зовнішня подія, тільки після настання якої я зможу приступити до завдання. Всім завданням у списку *Чекання я обов'язково виставляю дату та третій пріоритет.
Зверніть увагу, що завдяки зірочкам у назві списки розташовуються так, щоб найчастіше використовувані з них знаходилися на початку і скролити для переміщення в інший список не доводилося.
list:**FOCUS and not (name: результат року OR name: результат місяця)
У самому верху списку знаходяться три заплановані результати тижня, трохи нижче — три результати дня. Дуже важливо, щоб результати постійно перебували перед очима— це є постійним нагадуванням про найважливіше, не дає звернути вбік і загубитися в потоці подій та справ. Звичайні завдання з **FOCUS розташовуються в нижній частині списку. Яким завданням я займатимусь у кожен конкретний день, я вирішую протягом тижня і тільки після цього призначаю задачі дату. До речі, виставити дату завдання на сьогодні в RTM можна просто натиснувши кнопку «Відкласти».
Зі списків *Основа, **Можливо та **Думки в *Сьогодні відображаються всі завдання та нагадування на сьогодні, а також прострочені.
list:*Основа OR list:**Можливо OR list:**Думки) and dueBefore:tomorrow
Зі списків *Очікування та *Події, завдання та нагадування відображаються за день до, в день завдання, а також прострочені.
(list:*Чекання OR list:*Події) and dueBefore:«2 days of today»
А в самому низу списку показуються всі завдання з Вхідних. Мені це здається дуже зручним: не потрібно постійно перемикатися між списками, щоб обробити Вхідні можна керувати ними прямо з основного списку. Такі завдання завжди легко відрізнити (вони внизу та без тегів).
list: Вхідні OR (list:**FOCUS and not (name: результат року OR name: результат місяця)) OR ((list:*Основ OR list:**Можливо OR list:**Думки) and dueBefore:tomorrow) OR ((list:*Чекання OR list:*Події) and dueBefore:«2 days of today»)