Тайм-менеджмент для фрілансера
Як фрілансеру організувати порядок дня, щоб усе встигнути, не перебуваючи за комп'ютером цілодобово? Як включити у свій графік те важливе та цікаве, що допомагає відчувати радість та задоволення від життя? Ми зібрали в цій статті кілька корисних порад та методик, які допоможуть оптимізувати ваш час. Застосовуйте!
Планувати час потрібно системно. З цієї статті ви дізнаєтесь, як:
● включати пріоритети у свій розпорядок дня,
● знайти час для потрібних справ,
● змусити або вмовити себе зробити необхідне,
● уникнути традиційних помилок фрілансера у плануванні розпорядку дня.
Управління часом – непросте завдання. Фрілансер ще складніше: адже нерідко доводиться працювати над кількома проектами з різними замовниками одночасно, паралельно ведучи переговори з новими потенційними клієнтами. При цьому замовник оплачує час, а результат. Витратите ви на розшифровку, збір контенту чи листування дві години чи добу – вирішувати вам. Тому самоорганізація для фрілансера – ключова запорука ефективності.
Правильна організація часу та робочого процесу - основна складність для новачків у світі фрілансу. Ми часто обговорюємо це питання зі студентами курсів ТЦ 1day1step.ru, які в ході навчання тільки-но знайшли свого першого замовника. Шукають шляхи оптимізації робочого часу і фахівці, що відбулися. Виграє той, хто успішно застосовує позитивний досвід колег.
Деякі знання приходять лише з часом. Наприклад, потрібно пам'ятати, що:
● Важливоспеціалізація. Якщо ви працюєте у певній ніші (товари для дітей, садівництво, ремонт), то з одного боку, вам легше бути завжди «в темі», а з іншого – меншою є конкуренція. Не беріться завсе підряд.
● Погодившись на роботу,не обманюйтесьневеликим масштабом.Маленькі проекти вимагають практично стільки ж адміністративної та дослідницької роботи, і великі.
Отже, ми визначилися із проектом та отримали завдання від замовника. При цьому не хотілося б обмежувати своє життя роботою: є сім'я, друзі, подорожі, захоплення. Відсутність жорсткої структури дня та думка, що всі двадцять чотири години на добу належать лише вам, а не роботодавцю, лише ускладнює ситуацію.
Що зробити насамперед?
●Визначте пріоритети та довгострокові цілі, тобто ті області, в яких ви досягатимете результату протягом найближчогороку. Таких областей має вийти близько п'яти. Якщо менше - швидше за все, виявиться, що левову частку часу та уваги ви приділяєте роботі, закинувши все інше. Якщо більше - вийде свого роду "шведський стіл", і ваше прагнення охопити все може закінчитися не досягненням безлічі цілей, а перевантаження, невроз і розчарування.
Виглядатисписок пріоритетів на рікможе приблизно так:
1. Відмінна робота над поточними проектами
2. Пошук нового замовника / Організація нового проекту
3. Час із сім'єю та друзями
4. Турбота про здоров'я та красу
5. Організація 1-2 подорожей
Плануючи кожен день, використовуйте свій список пріоритетів на рік як основу. Кожну нову справу додавайте до відповідного розділу так, щоб вони займали 85-90% вашого часу. Невизначені справи увімкніть у «Різне».
План на день може мати такий вигляд:
1.Відмінна робота над поточним проектом
● написати перший текст для майбутньої розсилки
● зробити проектміні-сайту
2.Пошук нового замовника / Організація нового проекту
3.Час із сім'єю та друзями
● зателефонувати друзям, запросити у вихідні на вечерю
4.Турбота про своє здоров'я та красу
● сходити до спортзалу
5.Організація 1-2 подорожей
● віднести взуття до ремонту
● сплатити комунальні витрати
● купити продукти на вечерю
Склавши такий структурований список справ на день, ви легко побачите скільки часу витрачаєте на кожну з областей, яку вважаєте для себе пріоритетною. І можете виявити, наприклад, що левова частка часу йде на пункт "Різне", а зовсім навіть не на роботу. Що з цим робити? Можливі варіанти: відкласти ці справи на потім, делегувати комусь із домашніх, найняти помічника.
Тепер, мабуть, найскладніше. Як організувати свій робочий час таким чином, щоб він не розтягнувся на цілий день?
1.Визначте, у який час вам найкраще працюється. Складіть режим дня таким чином, щоб годинник роботи над проектом припадав на цей період.
2.Налаштуйте себе на робочий лад. Робота в стані високої ефективності займе у вас набагато менше часу, тому визначте для себе, що саме допомагає вам створити такий робочий настрій – наперед складений план, чашка кави, тиша (або навпаки, особлива музика). А може, на роботу налаштує формальніший одяг, ніж традиційний спортивний костюм.
3.Оцініть час, який знадобиться на проект. Розбийте завдання на етапи та відстежуйте їх виконання.
4.Використовуйте програми для обліку часу, який проводите за комп'ютером, наприклад:
Програма, яка веде посекундний облік часу проведеного в різнихдодатках та браузерах. У ній можна створювати персональні проекти під кожне завдання, відстежувати витрачений час, аналізувати статистику ефективності, встановити нагадування про необхідність відпочинку.
Таймер веде облік активності у всіх програмах та будує графіки їх використання. Фрілансерам, які виконують кілька робіт одночасно, програма допоможе дізнатися, скільки часу витрачається на кожен із проектів, на роботу загалом та на серфінг у мережі зокрема. Після активації модуля блокування можна встановлювати заборони на будь-які програми, щоб вкотре не відволікатися.
5. Немає часу на встановлення та вивчення нових додатків?Використовуйте таймер.
Можна розбивати час роботи на інтервали за «методом помідора» - 25 хвилин роботи, 5 хвилин відпочинку, або використовувати класику - 45 хвилин роботи, 15 хвилин відпочинку.
На час відпочинку заплануйте справи, які переключать вашу увагу від основної роботи: можна зробити щось вдома, передзвонити комусь, погуляти із собакою тощо. Якщо ви працювали за комп'ютером, не варто перемикатися на соцмережі чи серфінг у мережі, це не дасть потрібного відпочинку. Через кожні дві години робіть перерву довше.
6.Ставте в курс справи домашніх.Нагадайте про свою зайнятість, попросіть не турбувати вас під час роботи. Майже будь-яке питання може зачекати сорок хвилин, до вашої перерви.
7.Заохочуйте себеза виконану роботу. Взагалі, корисна практика – домовлятися із собою, а не змушувати та дорікати. Бойовий настрій приходить не завжди. Замість самопримусу пообіцяйте собі приємну нагороду за виконання проекту чи його частини. Але це має бути чесна угода: пообіцяли – виконали. Інакше наступного разу ваше друге «Я» не піде вам назустріч.
8.Обмежте годинникроботи за комп'ютером. І якщо вирішили, що працюєте не більше 8-ї години, то відразу, як цей час минув, вимикайте комп'ютер і вставайте з-за столу. Це, мабуть, найскладніший момент самодисципліни для фрілансерів. Але розуміння того, що, наприклад, о 19-00 доведеться зупинитись – стимул не відволікатися.
9.Обов'язково виділяйте час для відпочинку. Відпочинок повинен відрізнятись від основної діяльності, щоб мозок переключився на інші завдання. Не потрібно в цей момент знову і знову прокручувати в голові питання. Нерідко, якщо відпустити проблему, і повернутися до неї після перерви, рішення є само собою. Дуже добре, якщо ви зможете зайнятися якоюсь творчою діяльністю, необов'язково великомасштабною. Приготувати на вечерю щось нове і незвичайне, це – справжнісінька творчість.
10.Висипайтеся.Це дуже важливо. Нестача сну може звести нанівець найретельнішу підготовку.
І, насамкінець,часті помилки фрілансерапри плануванні дня:
1.Відсутність резерву часу на непередбачені справи.
Варто лише одній справі зі списку вийти за межі відведеного часу, як далі відставання наростає сніжною грудкою. Завжди щось заважає плану. Це не дивно — відсутність у розпорядку дня резервного часу на непередбачені справи швидше за все призведе до зриву графіка.
2.Дрібні справизаймають більше часу, ніж заплановано, івідволікають від важливих.
Здається, що дрібна справа займе буквально хвилину, тому гріх не зробити її прямо зараз по ходу. Наприклад, завантажити пральну машину, доки вранці збираєшся на робочу зустріч. Паралельно ще пара аналогічних за важливістю та терміновістю справ – і ось знову ви запізнилися.
Рішення: Дотримуйтесь своїхпріоритетів. Групуйте дрібні справи та виконуйте їх під час запланованих перерв.
Може скластися враження, що виконання кількох завдань підвищує ефективність за рахунок економії часу. Однак численні дослідження показують, що мозку складно перемикати увагу з одного завдання на інше, і в результаті страждає на якість. І економія часу у разі також спірна, оскільки перемикання між завданнями вимагає час.
Рішення: Для швидкості та ефективності фокусуйте увагу на чомусь одному.