Термін зберігання документів по особовому складу що змінилося
Як Федеральний закон змінив термін зберігання документів по особовому складу?
Які документи належать до групи документів з особового складу?
Як тепер слід застосовувати затверджені Мінкультури України терміни зберігання документів?
Дві важливі зміни
2. Федеральний закон № 125-ФЗ доповнено ст. 22.1 «Терміни тимчасового зберігання документів за особовим складом» , де визначено новий термін зберігання документів за особовим складом – 50 років. Він стосується документів, створених починаючи з 2003 р., крім документів з особового складу державних службовців (не цивільних і муніципальних).
Термін зберігання – 75 років;не змінився ;
- створені починаючи з 2003 р.
Термін зберігання – 50 років;змінився ;
- утворені у зв'язку з проходженням громадянами державної служби, яка не є державною цивільною службою, починаючи з 2003 р.
Термін зберігання – 75 років;не змінився.
Наша довідка
Раніше термін тимчасового зберігання таких документів в архівах становив 75 років із дати закриття справи (створення документа) для всіх організацій.
Документи з особового складу, створені до 2003 р. і починаючи з 2003 р.[1],зберігаються (частини 1, 2 ст. 22.1 Федерального закону № 125-ФЗ):
- у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях, які виступають джерелами комплектування державних та муніципальних архівів архівними документами;
- у державних та муніципальних архівах, до яких надходять документи з особового складу ліквідованих державних органів, органів місцевого самоврядування, державних,муніципальних та недержавних організацій;
- в інших організаціях (АТ, ТОВ та ін.).
Питання на тему
військову службу. Їм надаються військові звання (наприклад, співробітник Міністерства оборони РФ, ФСБ України, ФСТ України);
федеральної державної служби. Це, наприклад, співробітники прокуратури (прокурори, заступники та помічники прокурорів), Слідчого комітету України (керівники слідчих органів, заступники та слідчі) та ін.
З історії питання
У 2014 р. Міністерство культури України спільно з Федеральним архівним агентством (Росархівом) підготувало та представило до Уряду України «Концепцію розвитку архівної справи в Україні на період до 2020 року» (далі – Концепція). Розділ 4 Концепції «Основні напрями реалізації» передбачає зменшення строків зберігання документів з особового складу: «пропонується, зокрема, підготувати проекти нормативних правових актів щодо скорочення термінів зберігання документів з особового складу з 75 до 20 років».
Можна припустити, що у Концепції ставилося завдання зменшити кількість документів, що надходять на зберігання до державних та муніципальних архівів, при ліквідації, реорганізації, припиненні фінансово-господарської діяльності, банкрутстві організацій, відомств, управлінь. З середини 90-х років минулого століття процес ліквідації організацій набув катастрофічного характеру. Архіви не справлялися з тим обсягом документів за особовим складом, який має надійти до них на зберігання. Постало питання про оптимізацію та скорочення фізичних обсягів документів, що знаходяться на відомчому зберіганні в архівах організацій. Передбачалося, що скорочення обсягів документів, що зберігаються в архіві організації, дозволить зменшити обсяг документів,що надходять зберігання у державні та муніципальні архіви. Проблему архівної полиці ще ніхто не скасовував, адже архіви не гумові, багато хто не має вільних площ.
Слід зазначити, що приблизно в цей час почали збільшуватися терміни зберігання документів за особовим складом.
Збільшення термінів зберігання документів з особового складу у новому Переліку аргументувалося тим, що треба зберігати історію країни на прикладі історії життя окремих громадян, а також зберегти історію сім'ї окремої людини.
У 2010 р. новий Перелік збільшує термін зберігання особистих незатребуваних оригіналів документів (наприклад, трудових книжок). Безсумнівно, ця ініціатива мала б позитивний характер, якби спиралася на реальну матеріально-технічну базу. Однак держава виявилася не готовою до збільшення витрат на створення нових площ для зберігання документів за особовим складом.
Отже, з набрання чинності Федерального закону № ФЗ-43 архівісти для формування справ і передачі в архів організації повинні вказувати на справах новий термін зберігання. При складанні описів справ необхідно розділяти масив документів на дві частини відповідно до дати створення документа, а опис складати окремо на документи, що мають 75-річний та 50-річний термін зберігання.
Крім того, мабуть, слід чекати на зміни до Переліку.
ДУМКА ЕКСПЕРТУ
І.В. Журавльова,
Звертаємо вашу увагу на те, що термін зберігання документів тепер передбачається відраховувати не з року звільнення працівника, а «з дня створення». У разі ліквідації організації документи передаються до архіву на зберігання протягом зазначеного терміну.
Ті номенклатури справ, які були затверджені за період 2003–2015 років. переробляти, зрозуміло,не потрібно, а ось номенклатуру справ на 2016 р., як нам здається, потрібно підкоригувати та перезатвердити.
У таблиці перераховані основні види документів за особовим складом, а також документи щодо їх обліку (журнали, реєстраційні книги тощо) відповідно до Переліку та вказані терміни їх зберігання після набрання чинності Федеральним законом № 43-ФЗ.
Оскільки зміни до Переліку поки що не внесено, старі терміни зберігання документів за особовим складом зазначимо у стовпцях 3, 4, 5 таблиці, а у стовпцях 6, 7, 8 – нові (змінені).
Зверніть увагу