Типові помилки при заповненні дорожніх листів
Як правило, у кожній організації є орендовані, взяті в лізинг чи власні транспортні засоби. Виробничу спрямованість витрат службового автомобіля підтверджує путівник незалежно від того, чи є організація автотранспортної чи ні.
Як правило, у кожній організації є орендовані, взяті у лізинг чи власні транспортні засоби. Виробничу спрямованість витрат службового автомобіля підтверджує путівник незалежно від того, чи є організація автотранспортної чи ні. Якщо документ заповнений не належним чином, це може призвести до суперечок із податковими органами та значними донарахуваннями. Варто зазначити, що дорожній лист оформляє не один бухгалтер. Відповідальним за дорожній лист має бути і водій. Також його заповнюють: механік та диспетчер-нарядник. Найважче для бухгалтера — від усіх відповідальних осіб правильного заповнення дорожнього листа.
Щоб уникнути можливих помилок, які згодом можуть спричинити претензії з боку податкових органів, розглянемо найпоширеніші з них.
Звертаємо увагу, що наявність уніфікованих форм незаповнених реквізитів не допускається.
Помилка 1. Відсутні підписи та розшифровки відповідальних осіб, зокрема водія. Пам'ятайте, що відповідальність за достовірність, правильність оформлення, а також за своєчасне та належне складання первинних облікових документів несуть особи, які їх створили та підписали.
Помилка 2. Не вказано час повернення. Відсутність даних у графі свідчить, що водій закінчив службову поїздку, а автомобіль у належний час не повернув. У дорожньому листі час виїзду та повернення потрібно фіксувати обов'язково. Час виїзду та повернення маєбезпосередній зв'язок із підтвердженням тривалості роботи водія. Можна визначити, де водій знаходився в той чи інший час, скільки часу пішло на дорогу. Тому без цих даних у дорожньому листі не обійтися. Якщо час не проставлено, то виникне розбіжність між даними лицьової сторони дорожнього листа та зворотної.
Помилка 3. Дані про виданий бензин не вказані. Окремий розділ дорожнього листа призначений для обліку руху пального. У ньому вказується, скільки літрів бензину було в баку при виїзді та поверненні, скільки було заправлено та витрачено під час поїздки. Якщо водієві видається бензин за заправним листом, то у графі має відображатися кількість бензину. Якщо видача бензину не передбачається, то водій набуває його за підзвітні гроші. Чек, який він одержав на АЗС, прикріплюється до авансового звіту.
Помилка 4. У графі "Витрата: за нормою" не проставлено норматив витрати палива автомобіля. Незважаючи на те, що про будь-який ліміт витрат на паливо не йдеться, платникам податків все ж краще використовувати нормативи.
Помилка 5. Рядки у графах «Місце відправлення та призначення» заповнені не так, т.к. вказані лише назви організацій. Тут треба детально вказати місто, вулицю, назву організації. Пункти призначення маршрутами прямування дозволяють обґрунтувати виробничий характер поїздки та підтвердити показання лічильника. Причому слід уникати загальних слів у документі. Зокрема, до нього не слід вносити нерозкриті маршрути: "по місту", "по району", "по області". Адже з них не можна зрозуміти, обґрунтовано списано бензин чи ні. У дорожньому листі або додатку до нього потрібно окремо розшифровувати кожну подорож.
Помилка 6. Не вказано кілометраж. Необхідно відображати пройдений кілометраж длякожного пункту призначення. Це можна зробити за свідченнями спідометра.
Помилка 7. Не вказано номер ліцензійної картки під час перевезення у міжміському сполученні.
Помилка 8. У рядку «Автомобіль» не вказується гаражний номер автомобіля, що ускладнює автоматизований облік його роботи.
Помилка 9. У відповідних рядках медичний працівник підписом та особистим штампом не засвідчив можливість допуску водія