Товарний облік в аптеці
У роздрібній торгівлі найчастіше застосовується два основні способи обліку товарних залишків на складі:
Стровий (кількісно-сумовий)облік.
Застосування такого обліку не потребує спеціальних засобів автоматизації. Сортовий облік застосовується зазвичай у продуктових магазинах, під час торгівлі ваговим товаром чи товаром які мають торгової упаковки. У разі застосування цього способу обліку в автоматизованих торгових точках як прищеплення в інформаційній системі заводиться так званий «Прайс-лист», в якому фіксується роздрібна ціна для кожного найменування товару. Дія прайс-листа може бути обмежена за часом, за потреби змінити роздрібні ціни можна створити новий прайс-лист, або змінити ціну для конкретного товару в чинному. Одночасно може діяти кілька прайс-листів, у яких зафіксована різна вартість однієї й тієї ж найменування товару, наприклад якщо потрібно сформувати одному покупцю персональні цінові умови, чи, наприклад, спеціальні ціни які у вихідні дні тощо. По суті про товар, що є на залишках, відома тільки ціна зафіксована в певному прайс-листі, товар не має унікальної ознаки за якою можна дізнатися історію його руху (коли і від кого приходив, за якою ціною, коли продавався і т.д.).
Партіонний (предметно-кількісний) облік.
У організаціях застосовують цей спосіб товар враховується за кількістю натуральних (торгових) одиницях, і з вартості у грошах. Ведення предметно-кількісного обліку у роздрібній торгівлі без застосування засобів автоматизації дуже важко. На сьогоднішній день більшість аптечних установ застосовують даний спосіб обліку товару, багато в чому це обумовлено специфікоюфармацевтичного бізнесу (обмеження встановлені законом, облік термінів придатності та ін.). Програмний комплекс "ГБ-Аптека" дозволяє ефективно вести "партійний" облік товару в аптеці.
Для кожної товару, що надходить на склад, товару в системі фіксується інформація про ціну постачальника, ціну виробника, терміни придатності тощо, а також автоматичний за заданим алгоритмом вираховується роздрібна (базова) ціна і генерується унікальна ознака – Внутрішній штрих-код. Уся ця інформація записується у базі даних системи як об'єкта під назвою «Серія товару». Таким чином, якщо в аптеку протягом тижня кілька разів надходило одне й теж найменування товару в системі для кожної партії, створиться своя серія. Таким чином, якщо аптека працює з використанням внутрішнього штрих-коду кожна одиниця товару має унікальну ознаку за якою легко можна дізнатися всю необхідну інформацію про товар.
Які переваги надає партійний облік в аптеці?
• Контроль у режимі реального часу залишків товару на складі, у будь-який час можна отримати інформацію про те, яка кількість товару і на яку суму перебувати на складі. Прогнозувати потребу на основі аналітичних звітів.
• Повна історія про рух товару, коли та від якого постачальника приходив, коли та якому клієнту продавався, на яких умовах (зі знижкою чи без).
• Застосування гнучких систем ціноутворення, зокрема з урахуванням цінових умов постачальника.
• Оперативне виявлення помилок персоналу, надлишки чи недостачі виявляються відразу, а чи не під час наступної інвентаризації, що дозволяє «за гарячими слідами» дізнатися про причини даних помилок і своєчасно їх виправити.
• Швидке та якісне проведення проміжних інвентаризацій,можливість проведення часткових інвентаризацій.
• Зниження ймовірності розкрадання товару власними співробітниками, фіксація у програмі всіх операцій, що виробляються з товаром, дозволяє легко виявляти і припиняти факти розкрадання.