Три основні причини провалу проектів
Успіх організації пов'язаний з успіхом проекту! Чи можете ви уявити собі будь-яке значне починання чи вдосконалення в організації, які не були б пов'язані мінімум з одним проектом? Ми працювали з багатьма організаціями, у різних галузях та глобально, і ми не бачили жодного такого прикладу. Тож дуже важливо з'ясувати, як забезпечити успіх проекту?
Ми виконали невелике дослідження, щоб з'ясувати три основні причини провалу проектів. Усунувши їх, ми значно підвищимо наші шанси на успіх. Дослідження виявило наступні три найбільш поширені камені спотикання на шляху до успіху проекту:
1. Відсутність чітко призначеного керівника проекту
Вражає те, як часто виникає ця начебто проста проблема. І тому є багато причин. Проектна група – це група колег і ніхто не призначається або не бере на себе керівництво. Ніхто не хоче призначати керівника проекту, бо всі вже працюють на повну ставку і тому перевантажені (особливо за нинішньої економічної обстановки!). Кожен відділ передбачає, що інший відділ керуватиме проектом.
Однак для успіху проекту немає нічого важливішого, ніж керівник проекту, і причин тому багато. Найважливіші з них такі:
- Керівник проекту має чітко сформулювати цілі проекту.
- Керівник проекту повинен забезпечити розробку плану проекту з чітко окресленими завданнями, контрольними точками та відповідальністю.
- Керівник проекту має заздалегідь усувати труднощі та забезпечувати те, щоб група завершувала завдання вчасно та в рамках бюджету.
- Керівник проекту має передавати інформацію про прогрес відповідним сторонам (учасникам).
Безперечно, ваш проект закінчитьсяпровалом без призначеного/вибраного певного керівника проекту!
2. Відсутність чітких очікувань та цілей
Другою причиною провалу проектів є відсутність чітких очікувань та цілей. Навіть найкращий керівник проектів не може досягти успіху без чітких очікувань та цілей. Яка мета проекту? Чому ця мета є важливою для організації? Як кожен член проектної групи підвищить ефективність досягнення цілі? Чи очевидна мета? Чи зрозумілий розподіл за часом?
Наприклад, одного клієнта кінцева мета була очевидна (скорочення товарно-матеріальних запасів); однак, проектна група спочатку не мала чітких очікувань та цілей. Тому не було стимулу обмінюватись даними інвентаризації, що було основною складовою скорочення товарно-матеріальних запасів. У результаті прогрес перебував на мертвій точці доти, доки цілі та показники проекту не були прояснені.
3. Проблеми у спілкуванні
Крім звичайних проблем з комунікацією, є безліч інших труднощів з комунікацією - від культурних та мовних комунікаційних бар'єрів до функціональних комунікаційних бар'єрів (таких, як люди, які відповідають за продажі, спілкуються з технічними фахівцями, або ж людьми, відповідальними за фінансування, які говорять з відділом науково-дослідних розробок). Це може спричинити серйозну проблему. Наприклад, ми працювали з багатьма проектними групами, що містять безліч членів групи, чиєю другою мовою була англійська. Зазвичай вони володіли ще 2 чи 3 основними мовами. Навіть із відмінним керівником проекту може бути складно забезпечити чітку комунікацію, і те, щоб усі групи підтримували напрямок руху вперед. В іншому випадку легко повністю збитися зі шляху, навіть діючи з кращих спонукань.
Комунікації життєвоважливі. Ви повинні неодноразово повторювати передачу важливої інформації про проект. Спробуйте це сказати по-різному. Спробуйте різноманітні засоби комунікації. Запитайте членів групи, чи їм зрозуміло. Надсилайте нагадування. Контролюйте. Ніколи не переставайте передавати інформацію.
На думку наших клієнтів, якщо ви можете усунути ці три основні причини провалу проекту, ви зможете досягти успіху вчасно, в рамках бюджету та відповідно до очікувань. Чому б не стати організацією, яка все робить правильно і не виграти в конкурентній боротьбі, прискоривши отримання результатів проекту?