Управління документацією в організації – процесна інновація в системі менеджменту якості
При цьому інновація - це не просто об'єкт, впроваджений у виробництво, а об'єкт, що успішно впроваджений і приносить прибуток у результаті проведеного наукового дослідження або зробленого відкриття, якісно відмінний від попереднього аналога. [2]
Процесні інновації - це освоєння нової чи значно удосконаленої продукції, організації виробництва. Випуск такої продукції неможливий при використанні наявного обладнання або методів виробництва, що застосовуються. [3] Впровадження та подальше вдосконалення систем менеджменту є процесною інновацією.
Процес управління документацією СМЯ у ТОВ «Consulting Construction Company» поводиться згідно з документованою процедурою «Управління документами». Блок-схема процесу управління документацією показано малюнку, є у цьому документі, у додатку А.
Малюнок 1 – Блок-схема процесу управління документацією
Малюнок 2 – Посібник з якості у базі даних «ССС»
Дані особи можуть попередньо ознайомитись з першою редакцією документа та також внести пропозиції безпосередньо до документа. Далі документ слідує за зазначеними вище блоками: обговорення документа, коригування, аналіз на адекватність, затвердження, розмноження (за потреби, тому що можна електронну копію затвердженого документа переглядати в програмі, але документ вже буде захищений), зберігання, архівація.
Пріоритетом використання документів СМЯ за розробленою нами програмою «ССС» є те, що можна використовувати за призначенням будь-який документ СМЯ по комп'ютерній мережі, що діє на даному підприємстві. Як наслідок цього буде: оптимізація виробництва, зменшення не тільки трудовитрат, а й витрат, пов'язаних із канцелярськими та витратними матеріаламина обладнання.
Зручність цієї програми для рядових співробітників, перш за все, полягає в тому, що вони можуть, наприклад, взяти форму заяви з бази даних «ССС», заповнити і відразу віддати на розгляд керівництву, минаючи бюрократичні тяганини. Дані форми бланків у базі даних не захищені.
Малюнок 3 – Форма заяви у базі даних «ССС»
Наприклад, щоб ознайомити нових співробітників з посадовими інструкціями, можна відкрити з бази програми «ССС» відповідну посадову інструкцію (вони всі захищені), хоча у відділі кадрів завжди зберігаються оригінали всіх посадових інструкцій.
Усі документи СУЯ підприємства передбачається розмістити також на сайті ТОВ «Consulting Construction Company», але для входу в «Документи СУЯ» у кожного співробітника повинен бути свій пароль.
Введення такої системи управління документацією підтверджує, що метою управління документацією є підтримання документів системи менеджменту якості в стані, що забезпечує її результативне функціонування та простежуваність, досягнення встановлених у системі менеджменту результативності та ефективності, згідно зі СТ РК ІСО 9001-2009.
Отже, впровадження системи управління якістю є справді процесної інновацією, т.к. підтверджується не тільки результативністю та ефективністю, а й окупністю. [4]
1. СТ РК ІСО 9001-2009. Система менеджменту якості. Вимоги
2. Основи інноваційного менеджменту. Теорія та практика:
Підручник / Л.С.Барютін та ін; за ред. А.К. Казанцева, Л.Е.
Мінделі. 2-ге вид. перероб. та дод. - М: ЗАТ «Видавництво «Економіка», 2004. - 518 с.
3. В.В. Рєпін «Бізнес-процеси компанії. Побудова, аналіз, регламентація».
4. Бізнес-процеси: Регламентація та управління: Підручник. - М.: ІНФРА-М, 2006. - 319 с.