Управління ідеями

У будь-якій організації та у будь-якому бізнесі у співробітників завжди є безліч ідей щодо того, як можна вдосконалити продукти, послуги, процеси та інші елементи, які становлять суть роботи в компанії.

Хоча ідеї стратегічного значення частіше виникають у менеджерів та керівників, але саме співробітники знають діяльність компанії зсередини та досконало, і саме вони безпосередньо спілкуються зі споживачами. Отже, якраз рядові співробітники дуже часто найкраще розуміють, що конкретно потрібно споживачам і, звичайно, саме вони знають, чого не вистачає їм самим, щоб працювати краще.

І тим не менш, у більшості компаній винахід інновацій залишають на відкуп менеджерам, ігноруючи при цьому безліч прекрасних ідей, які мають рядові співробітники. В результаті, багато інновацій так і не втілюються в життя. Тому оголошувати курс на інновації, але при цьому не скористатися ідеями співробітників, це величезна помилка.

Управління ідеями (Idea Management) існує саме для того, щоб компанії могли цю помилку уникнути. Під управлінням ідеями розуміється структурований процес збирання ідей від усього персоналу та оцінки цих ідей, яка допомагає визначити, які з них найперспективніші.

На сьогоднішній день більшість програмних рішень для керування ідеями включають приблизно такий набір функцій:

•Кошти для стимуляції появи нових ідей.

•Кошти для збору ідей.

•Інструменти для спільної роботи, які дозволяють співробітникам разом формулювати нові ідеї.

•Інструменти для заохочення.

•Інструменти для огляду ідей, щоб вибрати багатообіцяючі.

•Інструменти для звітування.

Крім того, більшість рішень мають й інші функції на підтримку процесу управління ідеями, наприклад, автоматичні e-mail повідомлення, схеми винагород, інструменти для підтримки креативного мислення і так далі.

Зазвичай керування ідеями здійснюється за однією з двох моделей для збору та обробки ідей – це схеми пропозицій або кампанії зі збору ідей.

Схеми пропозицій в управлінні ідеями

Багато організацій, так само як і виробники рішень для управління ідеями, йдуть таким шляхом: створюють спеціальні програмні інструменти, які дозволяють збирати всі ідеї в центральний репозиторій. Потім усі вони проглядаються та оцінюються особливою командою з інновацій, і приймається рішення, які ідеї слід розвинути, а які відхилити. Іншими словами, ця модель, по суті, відтворює скриньку для пропозицій, тільки ящик цей не дерев'яний, а програмний.

У тому, як схеми пропозицій використовуються в різних організаціях, можуть бути варіації, але майже завжди в моделі є один або кілька спеціально призначених співробітників, які приймають рішення про найбільш цінні ідеї. Зазвичай використовуються інструменти для автоматизації огляду та оцінки.

На перший погляд, цей підхід здається простим і ефективним, але на практиці через рік-півтора він зазвичай перестає себе виправдовувати. І тому є типові причини:

•Дублювання пропозицій. У непрозорих схемах пропозицій завжди є тенденція до того, що надходить безліч ідей, що повторюються, особливо коли співробітники читають одні і ті ж журнали і книги. Це знову-таки призводить до неможливості вчасно опрацювати всі пропозиції.

• Нерелевантні ідеї. Якщо достатня частина ідей виявляється невідповідною, то компанія відхиляє їх, а високийрівень відмов демотивує співробітників пробувати далі – вони починають думати, що прагнення інновацій це лише слова, а насправді організація у нових ідеях не зацікавлена.

•Непрозорість. Коли співробітники не знають, що ж сталося з їхніми ідеями, це теж сильний демотивуючий фактор.

Деякі компанії намагаються вирішувати всі ці проблеми, створюючи методи якнайшвидшої обробки ідей, що поступають, щоб співробітники могли отримувати зворотний зв'язок негайно. Але часом такий підхід призводить до навіть плачевніших результатів. Справа в тому, що більшість ідей майже завжди виявляються або невідповідними, або несвоєчасними, або надто складними для реалізації. І якщо співробітники постійно миттєво отримують відмову, та ще й чують від колег, що їм теж швидко відмовили, то бажання думати далі пропадає в них зовсім.

Таким чином, єдиний спосіб хоч якось застрахуватися від подібних провалів – це відразу будувати схеми пропозицій так, щоб співробітники якнайкраще розуміли, яких саме ідей чекає від них компанія.

Компанії зі збирання ідей

Такі кампанії – це спеціально організовані події, які спонукають співробітників до народження нових ідей, що відповідають конкретним потребам бізнесу. Кампанії зі збирання ідей – це процес, що складається з п'яти послідовних етапів:

1.Компанія зі збору ідей починається тоді, коли в компанії виникає гостра потреба в інноваціях, що виникає з будь-яких проблем та питань бізнесу.

2. Просування – співробітників мотивують взяти участь у кампанії та вирішити таким чином актуальну для бізнесу проблему.

3.Учасники кампанії протягом встановленого періоду часу обмірковують можливі ідеї, часто під час спільної роботи.

4. Потім відбираються найцікавіші і перспективні ідеї, і їх відправляють експертам для оцінки.

5.У результаті найкращі ідеї втілюються у життя.

У цьому полягає друга модель управління ідеями – коли в організації виникають конкретні причини для інновацій, то щоразу проводиться нова кампанія збору ідей.

Тепер ми детальніше розглянемо етапи кампанії зі збирання ідей.

Потреба інноваціях. Конкретна потреба в інноваціях – це сама суть кампанії зі збирання ідей, тому необхідно якнайкраще проаналізувати її і сформулювати, яких саме ідей потребує організація. Підсумкове повідомлення, яке буде представлене співробітникам, повинно відповідати наступним критеріям - стислість і ємність, недвозначність, воно повинно включати в себе питання на кшталт «Як нам досягти ...», «Як нам ...» і т. п., в ньому не повинно бути занадто багато вступної інформації, щоб не збивати співробітників з пантелику, в ньому не повинно бути жорстких критеріїв, яким повинні відповідати ідеї, нарешті, воно не повинно включати готових рішень.

Як модель для управління ідеями, кампанії зі збору ідей мають низку незаперечних переваг, зокрема:

1.Вони зосереджуються на конкретних потребах бізнесу, тобто призводять до появи справді корисних ідей.

2.Вони підштовхують до креативного мислення та спільної роботи.

3.Оцінка нових ідей стає більш своєчасною та ефективною.

4.Для актуальних проблем створюються множинні рішення, тому компанія може обирати.

5.Досягається велика прозорість.

Переваги концепції управління ідеями

По суті, основна причина для використання управління ідеями завжди одна, і це необхідність процвітати в конкурентній.боротьбі, тобто постійно вдосконалювати продукти та послуги та вигадувати нові, а також підтримувати загальноорганізаційну ефективність на належному рівні. Але, крім цієї, основної вигоди управління ідеями може дати компанії і ще кілька важливих переваг:

•Можливість скорочувати витрати та підвищувати прибутковість завдяки відповідним ідеям.

• Завдяки ідеям, пов'язаним з управлінням персоналом, може зростати задоволеність і лояльність співробітників.

• Креативний підхід до вирішення проблем, що виникають, допомагає мінімізувати негативні наслідки, коли щось йде не так.