Увага до внутрішніх проблем - спосіб впоратися з самим собою - Менеджмент
УВАГА ДО ВНУТРІШНІХ ПРОБЛЕМ - СПОСІБ СПРАВИТИСЯ З "САМИМ СОБОЮ"
У цій статті розглядаються функції організації та контролю, аналізуються результати їх виконання (невиконання) на прикладі реального білоукраїнського підприємства, надаються практичні рекомендації щодо усунення помилок.
2. Функція організації. Організувати – значить створити структуру. Як зазначалося раніше, підприємство складається з безлічі взаємодіючих та взаємодоповнюючих елементів. Отже, щоб організувати ефективну роботу всього підприємства, необхідно структурувати всі його елементи. Таким чином, підприємство - це система структур, що перетинаються (див. рис.).
Малюнок. Підприємство як система структур, що перетинаються
Побудова структур значною мірою суб'єктивним процесом. Разом з тим, на практиці існують певні традиції структуризації: організаційна структуризація, фінансова структуризація, структуризація бізнес-процесів та документообігу. Як правило, будь-яку структуру проектують методом "зверху вниз", поступово розбиваючи (деталізуючи) укрупнені елементи верхнього рівня більш дрібні елементи наступного рівня.
Організаційна структура – це каркас організації, виконавчий механізм реалізації обраної стратегії.
Існують різні типи організаційних структур: лінійні, функціональні, лінійно-функціональні, дивізіональні, проектні, матричні та ін. Вибір того чи іншого типу структури при проектуванні ґрунтується на цілях та стратегічних планах підприємства, а також на різних внутрішніх та зовнішніх факторах.
Вихідним документом процесу організаційної структуризації єПоложення про організаційну структуру. Це інструмент управління, який допомагає розібратися в ситуації, тобто в тому, хто і що виконує та фіксує:
- продукти та послуги підприємства;
- Функції, що виконуються в компанії;
- Виконавчі ланки, що реалізують функції;
- Розподіл функцій за ланками.
Крім того, "наповнення" організаційної структури здійснюється розробкою регламентів, які деталізують функції та обов'язки на рівні підрозділів та конкретних посад. До них відносяться:
1) положення про підрозділ;
2) паспорт підрозділу;
3) посадові інструкції;
5) штатний розпис.
Зверніть увагу! Функції та обов'язки закріплюються за посадою, а не за особою, яка її обіймає. Такий підхід є необхідним критерієм під час виборів кандидата на цю посаду. Ситуація, коли посада "підганяється" під працівника, що її обіймає, неприпустима і вносить сум'яття і плутанину в загальний розподіл функцій та завдань. Повноваження також делегуються посади.
За підсумками організаційної структури розробляється фінансова структура, з допомогою якої дається у відповідь питання: яке підрозділ скільки заробляє і витрачає, і є інструментом управління вартістю діяльності підприємства.
Фінансова структура є результатом структуризації підприємства за принципом фінансової відповідальності, складається з виділених центрів фінансової відповідальності (ЦФО) і має схему консолідації фінансової інформації. Документально це закріплюється у Положенні про фінансову структуру.
Зверніть увагу! Витрати, пов'язані з підтримкою функціонування складної фінансової структури підприємства, повинні окупатися за рахунок ухвалення ефективніших рішень наоснові детальної аналітики (статті витрат, товари, підрозділ, клієнт і т.д.) та наочності інформації.
Організацію можна описати не лише за допомогою організаційної системи, а й за допомогою процесів-потоків роботи, що переходять від однієї людини до іншої крізь організацію.
Бізнес-процес - це сукупність різних видів діяльності, в рамках якої "на вході" використовується один або більше видів ресурсів, і в результаті цієї діяльності "на виході" створюється продукт, що становить цінність споживача.
Структура бізнес-процесів відображає взаємодію між елементами організаційної структури, дозволяє вирішити питання міжфункціональних "стиків" і відповісти на питання "хто? що? кому? коли?".
Маючи опис бізнес-процесів та поставивши у відповідність кожної функції її вартість, можна проводити такі види аналізу:
- Дослідити розподіл витрат за функціями (поопераційна вартість);
- Виявляти найдорожчі функції з метою їх удосконалення;
- визначати, за якими функціональними напрямами слід здійснювати діяльність самостійно, а, за якими користуватися послугами сторонніх організацій;
- поопераційно обчислювати собівартість та точно розносити накладні витрати тощо.
Зверніть увагу! Особливість та неповторність організації важливі для демонстрації її конкурентних переваг. Але особливість та неповторність організації внутрішнього середовища, як правило, пов'язані з неефективно збудованими процесами.
Ситуація у ТОВ "Підприємство"
1. Проблеми та висновки поточного стану організаційної структури, стандартів, процедур та регламентів отримали своє висвітлення у перших двох частинах статті (див. "Фінансовий директор" № 7-8 за 2005 р.).
2. Фінансоваструктура, отже, управління з центрів фінансової відповідальності для підприємства відсутня.
Фінансові результати діяльності підприємства не завжди відповідають очікуванням власників і керівників підприємства, оскільки система відповідальності конкретних підрозділів за доходи/витрати від операцій, які вони здійснюють, відсутня.
3. Більшість бізнес-процесів, що відбуваються в організації, мають спонтанний характер – "так склалося", не мають свого опису, тобто не формалізовані.
1) робота, що має міжфункціональну природу, тобто здійснювана в результаті взаємодії різних відділів та служб, не скоординована;
2) робота перетікає з відділу до відділу з помилками;
3) відсутня можливість вартісної оцінки бізнес-процесів.
4. Деякі підпроцеси (уніфікація звітності, планування роботи співробітників, ведення клієнтської бази тощо) ніким не контролюються, ніхто за них не відповідає.
1) виникають конфлікти між підрозділами, у процесі яких працівники самостійно намагаються впорядкувати та вибудувати свою взаємодію при виконанні тих чи інших функцій;
2) виникають затримки часу між різними етапами процесу, що негативно позначається на якості прийнятих рішень;
3) знижується якість обслуговування клієнтів.
Поради. Керівництву ТОВ "Підприємство" необхідно зробити таке.
1. Провести фінансову структуризацію підприємства, тобто виділити ЦФО, закріпивши за кожним їх фінансову відповідальність за доходами/витратами, здійснюваними кожним конкретним центром. Тим самим це забезпечить взаємозв'язок та взаємодію підприємства в цілому та кожного його підрозділу з одержуваним прибутком.
2. Описати бізнес-процеси, тоє відповісти на питання "хто? що? кому? коли?", Забезпечити систему управління процесами та відповідальності за терміни та якість їх виконання.
3. Функція контролю. Функція контролю забезпечує відстеження ходу поточної діяльності підприємства з досягненню вироблених планів та цілей. У широкому розумінні цього терміна контроль включає:
- Облік поточної діяльності;
- порівняння результатів цієї діяльності із запланованими показниками;
- аналіз виявлених відхилень;
- коригуючий вплив на підтримку чи зміни отриманих результатов.
У рамках функції контролю буде розглянуто лише одну з його складових – облік.
Облік, з погляду управління, - це збирання, реєстрація та узагальнення всієї інформації, необхідної керівництву підприємства до ухвалення управлінських рішень.
Загальна система обліку на підприємстві включає різні види обліку: статистичний, виробничий, бухгалтерський, податковий, управлінський і т.д.
Головні відмінності управлінського обліку (УУ) та бухгалтерського (БО) полягають не в своєрідності управлінського обліку як такого, а в унікальності підприємства та наявності (або відсутності) регламентації обліку з боку держави. Принципи обліку залишаються незмінними, оскільки УУ не альтернатива БО, а його "доповнене видання".
Організація управлінського та бухгалтерського обліку на підприємстві може бути заснована на 1) принципі їх інтеграції або 2) принцип автономності. Вибір першого принципу при організації обліку дозволить створити на підприємстві єдину облікову систему та єдині формати облікової інформації, її надання та зберігання.
2. Оцінка доцільності інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку, створення єдиноїоблікової системи для підприємства.
3. Проведення необхідних класифікацій (активу, пасиву, операцій та ін.).
4. Вибір принципів обліку та методики відображення господарських операцій – розробка облікової політики.
5. Розробка управлінського плану рахунків (кодування операцій) з урахуванням фінансової структури, бюджетної структури підприємства, прийнятих принципів та методів обліку.
Ситуація у ТОВ "Підприємство"
1. На підприємстві не створено єдиної системи обліку, між філіями та центральним офісом відсутня єдність форматів облікової інформації.
- збільшується штат співробітників за рахунок великої кількості облікових операцій, їх дублювання у різних форматах та облікових системах;
- відбувається втрата часу на обробку різних форматів збору та зберігання даних та приведення їх до єдиного формату;
2. Відсутня система управлінського обліку для підприємства.
1) Якісний і оперативний аналіз виконання планів неможливо.
2) Неможливо об'єктивно оцінити як досягнуті підприємством результати, і намічені на перспективу плани.
3) Контроль, заснований на аналізі, що спотворює поточну картину на підприємстві, загрожує зривом планів, погіршенням якості роботи, перевитратою фінансових коштів.
4) Коригування поточного становища здійснюється без системної інформаційної підтримки.