ВДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКОВОЇ СИСТЕМИ ОРГАНІЗАЦІЇ НА ОСНОВІ БЕНЧМАРКІНГУ - Фінанси та податки
В даний час зросла роль бухгалтерського обліку як засобу комунікації бізнесу, він виступає як один з основних інформаційних ресурсів держав, які здійснюють реформування економіки з метою зростання ефективності виробництва та підвищення добробуту громадян. Бухгалтерський облік необхідний всім особам, які мають відношення до підприємництва, управління власністю, здійснення інвестицій та фінансування.
Метою цієї статті є розробка пропозицій щодо вдосконалення бухгалтерського обліку на основі інструментарію бенчмаркінгу.
p align="justify"> Для формування напрямів удосконалення бухгалтерського обліку в організації необхідно визначити існуючий стан справ. Нині відсутні об'єктивні загальноприйняті критерії визначення ефективності корпоративних облікових систем. Однак оцінка може проводитися за непрямими показниками з використанням методів, які застосовуються до оцінки інших систем тощо.
Одним із основних питань дослідження стало визначення корисності обліково-аналітичної інформації для менеджменту організацій. Найбільш об'єктивною оцінкою є оцінка діяльності бухгалтерської служби керівниками за десятибальною шкалою. Розкид отриманих оцінок максимальний – від одного до десяти балів (рис. 1).
Середня оцінка, виставлена керівниками, складає 6,2 бала, ще 6% керівникам важко оцінити. Максимально високим балом було відзначено роботу всього 3% бухгалтерських служб, 4% облікових підрозділів отримали 9 балів, що замало визначення задовільного стану бухгалтерського обліку в організаціях.
Оцінку діяльності бухгалтерії можна деталізувати, виділившиз неї такий напрямок, як формування повної та корисної інформації в бухгалтерській звітності для менеджменту компаній. Серед відповідей це питання виділялися передусім такі відповіді, як " інформація корисна і достатня " , " інформація корисна, але з достатня " до ухвалення управлінських рішень (рис. 2).
Найчастіше корисність обліково-аналітичної інформації керівники оцінювали від 30 до 50%. Для посилення корисних якостей бухгалтерської звітності, на думку 39% керівників, її необхідно посилити фінансовою інформацією. Нестачу нефінансової інформації наголошують на 38% опитаних.
Аналогічні дані отримано інших дослідженнях, зокрема у роботах С.В. Антонова [1].
Більше половини опитаних бухгалтерів та більше третини керівників вважають, що проблеми підвищення якості бухгалтерської інформації можуть вирішуватись у рамках приватно-державного партнерства, що зумовлено низкою факторів:
- вітчизняні бухгалтери немає достатнього досвіду організації бухгалтерського обліку у ринкових условиях;
- для поширення передового досвіду потрібна спеціальна інфраструктура, організація якої під силу в сучасних умовах тільки державі, частково створити умови для поширення досвіду всередині об'єднань можуть великі компанії, для середнього та малого бізнесу вирішення такого завдання неможливе [3, 157 – 163].
Дослідження стану бухгалтерського обліку з урахуванням анкетування визначило незадоволеність обліково-аналітичної інформацією менеджменту організацій, інших користувачів бухгалтерської (фінансової) звітності (62%), виявило вузькі місця у побудові системи бухгалтерського обліку, яких слід зарахувати відсутність можливості отримання необхідних знань.
В даний часодним із найвідоміших інструментів поширення кращого досвіду та знань є бенчмаркінг. Історія бенчмаркінгу налічує кілька тисяч років, за Конфуцією, людина має три можливості діяти "розумно":
- Розмірковуючи - це найблагородніший шлях;
- наслідуючи – це найлегший шлях;
- накопичуючи досвід - це найсумніший шлях [4, с. 56].
Поєднуючи роздуми та наслідування, можна уникнути сумного шляху досягнення мети. Єдиного підходу до бенчмаркінгу не склалося. Найбільш поширеним є підхід до бенчмаркінгу як до інструменту покращення різних сторін діяльності організації на основі проведення вимірювань та творчого перенесення кращого досвіду до своєї організації.
Грамотне використання досвіду найкращих компаній дає змогу зменшити витрати, оптимізувати вибір стратегії діяльності організації. Бенчмаркінг поєднує в єдину систему галузевий аналіз, аналіз конкурентів та власні знання для досягнення успіху в діяльності. Галузевий аналіз є обов'язковим етапом бенчмаркінгу та допомагає виявити причини лідерства певних суб'єктів бізнесу порівняно з іншими. За дослідженнями Д. Форсайт та К. Тілт, 57,4% зарубіжних компаній використовують бенчмаркінг як метод управлінського обліку [6, с. 336].
Сучасна організація - це сукупність спеціалізованих відділів й те водночас діяльність із реалізації процесів. p align="justify"> Процесний підхід в управлінні вважається більш ефективним, ніж функціональний, що розглядає організацію як сукупність підрозділів, що виконують різні функції. p align="justify"> Процесний підхід застосуємо до організації бухгалтерського обліку, який можна представити як сукупність бізнес-процесів зі збору, обробці, зберігання та надання інформації.
Побудова бізнес-процесів не гарантує постійного лідерства організації. Після закінчення створені бізнес-процеси знижують свою ефективність, тому необхідно підтримувати їх необхідний рівень, з цією метою здійснюється моніторинг і безперервне вдосконалення процесів. Поряд з бенчмаркінгом використовуються перепроектування та реінжиніринг. На думку Х.Дж. Харрінгтона, у найближчому майбутньому понад 95% організацій з метою покращення своєї діяльності використовуватимуть методологію покращення процесів [5, с. 4]. Усі перелічені методи можна застосувати до поліпшень облікових бізнес-процесів, порівняння параметрів яких представлено в табл. 1.
Зіставлення параметрів методології покращення процесів
Джерело: складено за матеріалами [2].
Таким чином, кожна з методологій має певні переваги та недоліки. Вибір методології організація здійснює з урахуванням конкретних обставин. Ухвалення рішення про необхідність поліпшень відбувається на основі моніторингу ефективності бізнес-процесів, який може проводитися в ході внутрішнього аудиту. На неефективність облікових бізнес-процесів зазвичай вказують такі недоліки:
- велика кількість помилок при протіканні бізнес-процесу, низька якість інформації, що формується;
- Відсутність необхідних облікових процедур для формування інформації;
- Наявність надлишкових облікових процедур, коли витрати на отримання інформації перевищують ефективність від її використання;
- невідповідність необхідним критеріям конкретних правил, облікової політики, внутрішніх стандартів;
- Підвищена тривалість бізнес-процесу.
Поряд із недоліками при моніторингу бізнес-процесів має виявлятись і позитивний досвід. Якщо менеджментОрганізація прийде до висновку про проведення бенчмаркінгу, слід грамотно підійти до його організації.
Процес бенчмаркінгу починається зі створення групи проведення бенчмаркінгу, до якої може бути залучено спеціаліста. При первинному проведенні бенчмаркінгу залучення фахівця корисне. До робочої групи мають увійти зацікавлені у змінах співробітники, фахівці того сегмента, що підлягає виміру. Керівником проекту має стати співробітник, який володіє необхідними повноваженнями щодо внесення змін до процесів та інших проектів.
До проведення бенчмаркінгу необхідно затвердити зразковий чи твердий кошторис проекту, джерела фінансування.
Основу бенчмаркінгу становлять вимірювання, що надійно і точно характеризують:
- Інші показники, що відбивають специфіку праці працівників бухгалтерського обліку, зрозумілі всім учасників бенчмаркинга. Можна виділити різні групи показників для проведення порівняльного аналізу систем бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю, бізнес-процесів та функцій економічних суб'єктів:
- показники, що відображають відсоток помилок, виявлених системою внутрішнього контролю, та її ефективність;
- Показники, що відображають відсоток помилок, виявлених системою зовнішнього контролю;
- Показники, що відображають порушення оформлення документів, термінів формування та подання інформації, звітів;
- Показники тривалості циклу, ефективності системи бухгалтерського обліку;
- Показники, що відображають якість персоналу та розвиток системи бухгалтерського обліку.
Як приклад у табл. 2 систематизовано показники, що відображають порушення оформлення документів, строків формування та подання інформації, звітів. Подані у табл. 2 показники можуть доповнюватися ввідповідно до особливостей діяльності організації.
Показники, що відображають порушення оформлення документів, термінів формування та подання інформації, звітів
Аналогічно розробляються показники з інших груп. Найбільш значущими є показники тривалості циклу, ефективності системи бухгалтерського обліку. До них відносяться:
- Мінімальний (середній) цикл часу на процес підготовки платіжної (розрахунково-платіжної) відомості, інших документів;
- тривалість часу формування рахунку (рахунки-фактури), процесу від надходження запиту до друку;
- кількість днів оформлення транспортних витрат;
- кількість днів для закриття звітності;
На ефективність системи бухгалтерського обліку великий вплив мають витрати. Прикладами порівнянь у різних організаціях можуть бути такі витрати:
- на внесення одного облікового запису трансакцій, одного накладного;
- На оформлення розрахунків з оплати праці на одного працівника;
- на комунікації для кожного акціонера (учасника) та інших.
Рух уперед характеризують показники навчання, підвищення кваліфікації, наприклад, середня щорічна кількість днів навчання для всіх працівників бухгалтерії.
Вимірювання проводяться у всіх компаніях, які вирішили провести бенчмаркінг, а результати вимірювань документуються – оформлюються робочі документи бенчмаркінгу (табл. 3).
Оціночний елемент, що приймається як еталонний, заноситься до графи "Значення еталонної організації", а у графі "Значення організації" міститься інформація про показники організації, що проводить бенчмаркінг. У графі "Обмеження з реалізації" відображаються існуючі обмеження щодо запозичення еталонної практики. Контрольнийлист розглянутий як приклад. У процесі бенчмаркінгу оформлюються й інші документи, які допомагають досягненню мети проекту.
Особлива увага приділяється з'ясування причин досягнення високих результатів та їхнього аналізу. Для аналізу має використовуватися лише документована, підтверджена інформація. Намічені проекти мають бути прийнятними для організації.
Для визначення справжнього зразка увага повинна приділятися сумісності інформації, якщо інформація непорівнянна, слід провести коригування.
Якщо компанії впевнилися у повній відповідності отриманих даних, вона формує нові орієнтири та реалізує їх на практиці. Завдання має стояти не тільки в тому, щоб наздогнати лідерів, а й по можливості перевершити найкращі компанії.
Найчастіше об'єктами бенчмаркінгу стають такі аспекти, як собівартість продукції одного співробітника, обсяг незавершеного виробництва, підвищення ефективності бізнес-процесів та інших.
Успіх бенчмаркінгу залежить від багатьох причин:
- Можливості співпраці з лідерами;
- Наявності інфраструктури бенчмаркінгу;
- Наявності інформації про сам бенчмаркінг.
Бенчмаркінг дає можливість реалізовувати високі, але досяжні цілі у значимих організацій сегментах діяльності з урахуванням аналізу еталонів, характеризуючих найкращі методи побудови обліково-аналітичних систем, визначення механізмів побудови цих систем. Аналіз існуючого досвіду та застосування у своїй діяльності дозволяє раціонально використовувати наявні ресурси. Цей підхід має можливість практичного використання при вдосконаленні допоміжних процесів, оскільки допоміжні процеси мають подібність незалежно від галузевої приналежності. І насамперед такою подібністюмає бухгалтерський облік.
1. Антонов С.В. Аналіз фінансової звітності як інформаційне забезпечення управління: результати анкетування топ-менеджерів // Економічний аналіз: теорія та практика. 2007. N 23. С. 48 – 55, N 24. С. 48 – 54.
2. Зіберт Г., Кемпф Ш. Бенчмаркінг. Керівництво для практиків/Пер. з ним. / За ред. Г.П. Манжосова. М: КІА центр, 2006. 128 с.
3. Кузнєцова Л.М. Удосконалення бухгалтерського обліку із застосуванням інструментарію бенчмаркінгу: Монографія. Ростов-на-Дону: РДЕУ "РІНХ", 2012. 176 с.
4. Соловйова Ю.М. Конкурентні переваги та бенчмаркінг. Текст лекцій. СПб.: Вид-во СПбГУЕФ, 2009. 120 с.
5. Харрінгтон Дж. Досконалість управління процесами/Пер. з англ. О.Л. Раскіна, В.В. Шахлевича/Під наук. ред. В.В. Брагіна. М.: Стандарти та якість, 2007. 120 с.
6. Чаю В.Т., Чупахіна Н.І. Перспективи розвитку управлінського обліку // Економічний аналіз: теорія та практика. 2007. N 22. С. 2 – 14.
Кандидат економічних наук, доцент кафедри аудиту Ростовський державний економічний університет (РІНГ)
Автор висловлює глибоку вдячність та подяку за допомогу та постійний інтерес до цієї теми своєму науковому керівнику доктору економічних наук, професору Н.Т. Лабинцеву.