Ведення ділових переговорів та комерційних розмов
Ведення ділових переговорів і комерційних бесід
РЕФЕРАТ ВИКОНАВ Студент 2 курсу Ст. квиток ЗМС 97053 СУХАРЬОВ А. П.
Переговори – це ділове взаємне спілкування для досягнення спільного рішення. Протягом усього нашого життя ми ведемо переговори, обмінюємось зобов'язаннями та обіцянками. Щоразу, коли двом людям потрібно дійти згоди, вони мають вести переговори.
Переговори проходять у вигляді ділової бесіди з питань, що становлять інтерес для обох сторін, і є налагодженням коопераційних зв'язків.
Переговори суттєво різняться за своїми цілями: укладання договору про постачання, на проведення науково-дослідних чи проектних робіт, угоду про співробітництво та координацію діяльності тощо.
У процесі переговорів люди хочуть:
-домогтися взаємної домовленості з питання у якому зазвичай зіштовхуються інтереси;
-Достойно витримати конфронтацію, що неминуче виникає через суперечливі інтереси не руйнуючи при цьому відносини.
Щоб досягти цього, треба вміти:
Налагодити міжособистісну взаємодію;
За столом переговорів можуть зійтися люди, які мають різний досвід переговорів. Вони можуть мати різний темперамент (наприклад, сангвінік та холерик) та різну спеціальну освіту (наприклад, технічну та економічну).
Відповідно до цієї великої різноманітності відрізняється і сам перебіг переговорів. Вони можуть протікати легко або напружено партнери можуть домовитися між собою без праці або з великими труднощами або взагалі не дійти будь-якої угоди
Підготовка та порядок ведення переговорів.
Підготовка переговорів:
-аналіз проблеми (визначення предметапереговорів, інформація про партнера, наявність альтернатив, ваші інтереси та інтереси партнера);
-планування переговорів (вироблення переговорної концепції, визначення цілей, завдань, стратегії переговорів, економічні розрахунки, основні позиції, можливі варіанти, підготовка необхідної технічної та довідкової документації);
-планування організаційних моментів;
-Перші контакти з партнером.
Ведення переговорів.
Не можна запропонувати точну модель проведення будь-яких конкретних переговорів, якщо не рахувати, звичайно, вкрай узагальнені схеми:
-Привітання та введення в проблематику;
-Характеристика проблеми та пропозиції про перебіг переговорів;
-Виклад позиції (докладно);
Переговори призначені в основному, щоб за допомогою взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій щодо вирішення поставленої на обговорення проблеми) “виторговувати” угоду, що відповідає інтересам обох сторін, і досягти результатів, які б влаштували всіх учасників переговорів.
-з певного приводу (наприклад, у зв'язку з необхідністю налагодження коопераційних зв'язків);
-за певних обставин (наприклад, розбіжність інтересів);
-З певною метою (наприклад, укладання угоди);
Найчастіше вдається досягти домовленості лише після всебічного обговорення проблеми; під час будь-яких переговорів виявляються різні інтереси, і партнери пропускають їх через призму своїх потреб. Немало важливу роль відіграє і те, з якими перевагами (або негативними моментами) пов'язане для партнерів укладання тієї чи іншої угоди, особливо в оцінці нових, висунутих лише у процесі переговорів, варіантів рішення.
Будь-які переговори вимагають ретельної підготовки: чимінтенсивніше вони ведуться (з використанням аналізів, розрахунків економічного ефекту, висновків тощо), тим більше шансів на успіх. Зворотна картина спостерігається в тому випадку, коли при веденні переговорів належним чином не враховуються різні об'єктивні та психологічні аспекти.
У чому ж ці недоліки?
Недоліки під час переговорів
"Холодний запуск". Партнер вступає в переговори, не обдумавши попередньо достатньою мірою:
-їх необхідність та мета;
-Складнощі та можливі наслідки.
У цьому випадку за ним лише “хід у відповідь”, тобто він буде реагувати, а не діяти (не від нього виходитиме ініціатива).
"Відсутність програм". У партнера немає чіткого плану дій у межах максимальних та мінімальних вимог. Легше вести переговори маючи на голові (або на папері) різні варіанти дій. Зазвичай (поза переговорами) для здійснення необхідних рішень є достатньо розпорядження.
"Головне щоб мене це влаштовувало". Партнер настільки випинає власні інтереси, що представники іншої сторони не бачать собі ніяких переваг. Подібна розбіжність інтересів, що часто викликається вузько егоїстичними відомчими міркуваннями, блокує співрозмовника, відбиваючи в нього полювання вести, переговори взагалі.
"Пускати все на самоплив". Партнер не має чіткого уявлення про власні конкретні пропозиції та аргументи детальних вимог та критерії оцінки предмета переговорів позиції та очікуваної реакції протилежної сторони. Ефективність переговорів знижується через недостатню їхню підготовку.
"Комунікативні замориші". Неправильна поведінка одного з партнерів негативно позначається на атмосфері переговорів заважає досягненню їхньої мети. Партнер розучивсяслухати (чи не володів цим мистецтвом). А це є умовою ефективності будь-яких переговорів. Монолог – типове заняття для пустомелі!
Учасник переговорів у відповідь на висловлювання партнера:
поводиться не по-діловому, а надмірно емоційно не стримано;
не аргументує, а норовливо відстоює свою позицію;
не наводить нові факти, не висуває нові пропозиції, а викладає відомі позиції, що заважають вирішенню проблеми;
учасник переговорів не керується загальними інтересами спільної відповідальності за спільну справу, не виокремлює цей аспект.
За допомогою аналізу реального стану справ виявляється розбіжність інтересів сторін, що беруть участь у переговорах, що веде до заперечень, зустрічних вимог, відмов і т. д. Недооцінюється значення психологічних моментів (наприклад, готовності учасників переговорів піти на зустріч партнеру). У багатьох керівників ці можливості розвинені недостатньо.
Успіх переговорів над останню залежить від принципового ставлення співрозмовників до переговорів загалом і від своїх поведінки у конкретній ситуації.
Поведінка під час переговорів
Потрібно виходити з того, що переговори необхідні та корисні для вирішення коопераційних завдань відділу підприємства комбінату. Якщо ми хочемо, щоб переговори пройшли конструктивно і з користю для обох сторін треба враховувати наведені нижче рекомендації.
Треба наполегливо домагатися наміченої мети переконливо аргументувати свої пропозиції, але не будьте надто впертими і глухими до думки партнера: на переговорах, як відомо, наказів не віддають.
Достойно представляти свої інтереси вносити пропозиції щодо вирішення проблеми, що обговорюється на переговорах.
Прагне досягти таких угод, які бвідповідали інтересам як вашої служби, а й суспільства загалом.
Слід пам'ятати, що суб'єктивними найважливішими умовами успішного ведення переговорів є:
політична компетентність та свідомість;
реалістичний підхід та зацікавленість у діловому спілкуванні;
сила уяви та дар комбінування.
Було б ілюзією вважати, що співрозмовника можна перехитрити за допомогою різних умов і трюків або з ломом в руках змусити його піти на надмірні поступки.
На будь-яких переговорах не обійтися без терплячої цілеспрямованої аргументації. Ось що слід робити на переговорах:
використовувати тимчасовий чинник тиску на співрозмовника;
"тиснути" на співрозмовника термінами;
добиватися собі переваг шляхом імітації “нерозуміння”, обдурювання, лестощів тощо.
Щоб не заважати розвитку переговорів, не акцентуйте увагу на розбіжності у поглядах, якщо вони не є принциповими. Треба говорити спокійно та контролювати свою промову; коли ви знайомите партнера з відповідною проблемою, характеризуйте причини її виникнення та можливі наслідки, а також нез'ясовані пункти переговорів. Узагальнюючи сказане, слід виділити, що поведінка повинна відповідати ситуаціям, що виникають на переговорах. Вони оцінюються через візуальний контакт із співрозмовником: учасники переговорів мають говорити переконливо, але не нав'язливо.
Психологічно доцільне та цілеспрямоване ведення переговорів.
Перш за все, треба звертати увагу на аргументи, що відносяться до комплексу проблеми, висунуті вашим партнером при викладанні своєї точки зору. Не намагайтеся парирувати твердження партнера за допомогою зустрічних тверджень. Попросити його уточнити, чому він дотримується викладеного погляду.Керівники, які мають досвід ведення переговорів, дотримуються наступного принципу: вони концентрують увагу на предметі та одночасно враховують особисті якості партнера. Треба подбати, щоб партнер міг спокійно викласти свої аргументи заперечення пропозиції. Для всіх учасників переговорів, насамперед, важливо “вловити” конкретну ситуацію, т. е. з'ясувати позицію співрозмовника стосовно предмета переговорів і зіставити оцінку зі своїми цільовими орієнтаціями. Тому завжди будьте налаштовані на “прийом”. Якщо уважно вислухати партнера, це створить основу для прогресу на переговорах, допоможе зрозуміти проаналізувати та оцінити позицію співрозмовника. Це дозволить уникнути непотрібних зустрічних питань непорозумінь та забезпечить плавний перебіг обговорень порушених на переговорах питань. Якщо ж переговори зайшли в безвихідь становище можна поправити.
Розгляньте проблему з іншого боку. За допомогою зустрічних питань уточніть, чи правильно ви зрозуміли партнера: “Якщо я вас правильно зрозумів, у вас є певні сумніви щодо термінів постачання. ” Виявіть рішучість у справі та стриманість у тоні. Може статися, що переговори ув'язнуть в обговоренні другорядних питань, хоча сторони не дійшли ще згоди щодо основних пунктів. Адже саме така згода є передумовою для успішного переговорів. У цьому випадку необхідно “відсортувати” вже досягнуті (головні) результати переговорів і на підставі цього визначити пункти, що підлягають обговоренню.
Методи проведення переговорів.
Під час підготовки до складних переговорів треба з'ясувати такі вопросы:
у чому полягає ідеальне вирішення поставленої проблеми у комплексі?
від яких аспектів ідеального рішення можна відмовитись?
вчим слід бачити оптимальне вирішення проблеми при деференціальному підході до очікуваних наслідків, труднощів, перешкод?
які аргументи необхідні для того, щоб належним чином відреагувати на очікуване припущення партнера, зумовлене розбіжністю інтересів та їх одностороннім здійсненням?
які екстремальні пропозиції партнера слід обов'язково відхилити і за допомогою яких аргументів?
Такі міркування виходять за межі суто альтернативного розгляду предмета переговорів. Вони вимагають огляду всього предмета діяльності жвавості мислення та реалістичних оцінок.
Призначений для того, щоб переконати партнера в необхідності оцінювати проблематику переговорів з урахуванням суспільних взаємозв'язків і потреб розвитку кооперації, що випливають звідси. Застосування цього не гарантує досягнення угоди у деталях; користуватися ним слід у тих випадках коли, наприклад, партнер ігнорує суспільні взаємозв'язки і підходить до здійснення своїх інтересів з вузьковідомчих позицій.
Учасники переговорів повинні виявляти готовність до компромісів: у разі розбіжності інтересів партнера слід добиватися угоди поетапно дотримуючись наступного принципу: схиляйтеся поступово, як Пізанська вежа, але не падайте одразу!
При компромісному рішенні згоду досягають за рахунок того, що партнери – після невдалої спроби домовитися між собою з урахуванням нових міркувань частково відходять від своїх вимог. Вони чогось відмовляються, висувають нові вимоги.
Підбиття підсумків переговорів.
Незалежно від того, були переговори успішними або безрезультатними, їх підсумки повинні бути обговорені. Чого ми справді досягли на переговорах і чого не досягли порівняно зпоставленим перед нами завданням? У чому основні причини досягнення на переговорах даних результатів? Які висновки з цього можна зробити для ведення переговорів у майбутньому? Чи довелося нам під час переговорів піти на поступки і чому?
Узагальнюючи сказане, хотілося б ще раз наголосити, що найважливішими передумовами успішного проведення переговорів є хороша підготовка концентрації на предметі орієнтоване на вирішення проблеми мислення прагнення виробити загальну позицію облік особистісних якостей партнера реалізм дотримання інтересів гнучкість тощо.
Висновок.
Узагальнюючи сказане, хотілося б ще раз наголосити, що
Найважливішими передумовами успішного проведення переговорів є хороша підготовка концентрації на предметі орієнтоване на вирішення проблеми мислення прагнення виробити загальну позицію врахування особистісних якостей партнера реалізм дотримання інтересів гнучкість і т.д.
Список літератури
І.С.Дараховський, Т.В.Прехул "Бізнес і менеджер"
Фішер Р., Ертель Д. "Підготовка до переговорів" Москва, Філін, 1996р.