Ведення особових справ працівників

Багатьох роботодавців цікавить питання, за якими правилами і чому необхідне ведення особових справ працівників. Працівники компанії важливіші, ніж вироблена цими людьми продукція.Наявність точно складеної інформаційної бази значно полегшує роботу відділу кадров. До неї входять особисті справи співробітників, а них відображена вся робота в компанії, важливі і мають значення документи та інша інформація.

Заводиться цей документ тоді, коли людину приймають на роботу. Зміни вносяться, якщо він просувається по службі або розриває співпрацю з компанією.

На яких співробітників заводиться документ і навіщо він потрібний?

Цей документ складається з обкладинки та документів, що стосуються працівника. У цих паперах містяться основні відомості про самого працівника та його трудову діяльність у компанії. Якщо йдеться про студента, який працює паралельно із навчанням, то до справи додаються відомості про його навчання.

Підприємцям необов'язково вести всі ці документи, на відміну від організацій. Правила та порядок ведення таких документів встановлюються не законодавством, а нормативними актами. Тому кадровикам доводиться починати справи не на кожного із співробітників компанії, а лише на деяку її частину. Якщо говорити точніше, то це такі групи спеціалістів:

керівники, які заміщають їх особи;
фахівці, які належать до провідних;
співробітники, які будь-яким чином матеріально відповідальні: комірники, працівники кас тощо;
ті співробітники, які мають можливість та перспективи підвищення.

Але, як показала практика, для самих кадрових служб та керівників зручніше, щоби на всіх співробітників було оформлено справу. Це даєможливість будь-якої хвилини знайти інформацію про працівників, якщо вона екстрено необхідна.

Що має бути включено до особистої справи?

Документи регламентовані законодавчими актами, тому потрібно включати саме їх і більше. Коли співробітник лише влаштовується працювати цю організацію, керівник чи кадровий службовець роблять копію документів їхнього нового співробітника і входять у справу. Ще туди вноситься копія резюме, якщо кандидат кандидат на роботу в компанії надсилав його. Далі у справу додаються решта документів.

Зазвичай це такі папери: ІПН, копія паспорта (сторінка з особистими даними та пропискою), копія договору з компанією та посадової інструкції та інші документи. У деяких випадках у справу включають опис усіх документів, які туди входять. Це значно полегшує пошук інформації.

Дуже важливо, щоб усі документи були розташовані у хронологічному порядку. Тобто папери, які були включені в особисту справу за наймом співробітника на роботу, будуть першими. Усі наступні будуть йти далі. Це можуть бути різні довідки, накази, заяви і т.д.

Усі справи мають бути оформлені однаково. Їхнє правильне та акуратне ведення виключає навіть найменший ризик втрати важливих паперів.

Правила ведення та зберігання документації

Для оформлення особових справ є такі правила:

На титульному аркуші обов'язково має бути інформація про працівника: його прізвище, ім'я та по батькові, а ще дата, коли було заведено цю особисту справу.
Сторінок у ньому має бути не більше 250. За цим теж потрібно уважно стежити.
Якщо особисті справи всіх працівників розташовані в одній папці, то для зручності їх краще розставити за абеткою. Це зробить пошук інформаціїшвидше.

Важливо пам'ятати про деякі корисні правила зберігання особових справ:

Документи тимчасового та постійного зберігання не повинні розташовуватися разом.
Краще не зберігати оригінали документів, особливо призначених для постійного зберігання. Їх потрібно намагатись замінювати копіями.

Необхідно максимально уважно організувати процедуру зберігання документів. Це дуже важливо як для зручності пошуку, так і для гарантії збереження важливих документів та конфіденційної інформації. Тому якщо у компанії мало співробітників, то для особових справ краще виділити шафу. Якщо ж штат великий, то не варто скуповуватися і на окреме приміщення. Шафа та приміщення повинні замикатися на надійний замок.

Зручніше буде, якщо папки з особистими справами розташувати корінцями назовні в алфавітному порядку. Оптимально, щоб лише кадрові працівники змогли потрапити до місця, де зберігаються особисті справи. Реєстр та журнал - найпоширеніші способи спрощення діловодства. Кадровики систематизують особисті відносини такими способами:

по підрозділах (це особливо виправдано, якщо компанія велика);
за алфавітом;
за номерами.

Що робити із справами звільнених людей?

Особисті справи тих співробітників компанії, яких було звільнено, зберігаються в архіві. За бажанням цих співробітників копії особових справ можуть бути видані їм на руки. Це дасть компанії можливість зменшити розмір архіву та зніме з неї відповідальність за зберігання документів.

Відповідно до законодавства ці справи підлягають передачі до архіву та опису. Вони вносяться до опису справ за особовим складом відповідно до року їх звільнення. Систематизуються вони найчастіше в алфавітному порядку перших букв їх прізвищ.Якщо керівнику чи кадровому працівнику зручніше складати окремий опис для особових справ, це теж припустимо і можливо.

Формуються особисті відносини звільнених людей двома способами:

Кожна з них окремо підшивається та оформляється.
Усі особисті справи звільнених людей підшиваються до одного документа в алфавітному порядку перших букв прізвищ. Найчастіше вони групуються за роком звільнення.

Якщо обрано перший варіант, то особиста справа включається опис документів, які у ньому містяться. Вона ведеться ще до того, як співробітника було звільнено (принаймні це настійно рекомендується). Крім того, в особистій справі є лист-засвідчувач. У ньому цифрами та прописом має бути зазначено кількість пронумерованих аркушів у справі. Якщо є похибки в нумерації (пропущені чи літерні номери), це вказується окремо. Позначається також фізичний стан документа. Листи внутрішнього опису теж мають бути згадані, але не разом із безпосередньо листами особистої справи. Рекомендовано писати їх після загальної кількості аркушів через знак "+". Завірювальний лист обов'язково має бути розбірливо підписаний кадровим працівником. Повинні бути зазначені його ім'я, прізвище та посада.

Прізвище та ім'я звільненої людини треба писати в називному відмінку. Крайні дати - дати, коли було видано накази про прийом на роботу та звільнення.

Правильно оформлені особисті справи значно полегшують роботу керівників та кадрових служб.

Тому потрібно поставитися до їх оформлення з максимальною уважністю.