Вилучення документів порядок дій та поради щодо зменшення ризиків

Документи є основою діяльності будь-якої організації, оскільки саме вони містять дані про кожну значущу операцію. Однак, як показує практика, така інформація може стати об'єктом інтересів не лише співробітників та контрагентів організації, а й деяких органів, які мають право санкціонованого вилучення документів.

Вилучення документів може бути виконано при здійсненні різних видів діяльності:

контрольної;
оперативно-розшуковий;
в ході адміністративного та кримінального процесу.

Однак, враховуючи широкість цієї тематики, яку неможливо висвітлити в повному обсязі в рамках однієї статті, ми поговоримо лише про дії податкових та інших органів під час контрольної та оперативно-розшукової діяльності відповідно.

Вилучення документів податковими органами

У рамкахконтрольної діяльності податкові органимають право проводити вилучення документів у платника податків, платника збору або податкового агента при проведенні податкових перевірок у випадках, коли є достатні підстави вважати, що ці документи будуть знищені, приховані, змінені або замінені ( п. 3 ст.31 НК РФ, ст.7 Закону України від 21.03 1991 № 943-1 «Про податкові органи України»).

Вилучення документів у порядку податкового контролю називаєтьсявиїмкою(ст. 94 НК РФ). Виїмка не може бути виконана поза рамками виїзної податкової перевірки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Вона можлива, якщо платник податків у межах виїзної податкової перевірки не надав податковому органу затребувані посадовцем податковогооргану документи у п'ятиденний строк. Крім того, податковий орган повинен пред'явити постанову про провадження виїмки, підписану керівником або його заступником.

Порядок проведення виїмки документів:

1. До початку виїмкипосадова особа податкового органу пред'являє постановупро виробництво виїмки та роз'яснює присутнім особам їхні права та обов'язки.

2. Посадова особа податкового органу пропонує особі, у якої провадиться виїмка документів та предметів, добровільно видати їх, а у разі відмови провадить виїмку примусово.

3. При відмові особи, у якої провадиться виїмка, розкрити приміщення або інші місця, де можуть знаходитися документи та предмети, що підлягають виїмці, посадова особа податкового органу вправі зробити це самостійно, уникаючи заподіяння не викликаних необхідністю пошкоджень запорів, дверей та інших предметів.

4. Вилучені документи та предмети перераховуються та описуються в протоколі виїмки або в описах, що додаються до нього, з точним зазначенням найменування, кількості і індивідуальних ознак предметів, а по можливості – вартості предметів.

Крім цього, існує ряд спеціальних правил, що стосуються проведення виїмки:

1. Не допускається виробництво виїмки документів та предметів у нічний час.

2. Виїмка документів та предметів провадиться у присутності понятих та осіб, у яких провадиться виїмка документів та предметів. У необхідних випадках для участі у виробництві виїмки запрошується спеціаліст.

3. Не підлягають вилученню документи та об'єкти, які не мають відношення до предмета податкової перевірки.

Про виробництво виїмки, вилучення документів та предметів складаєтьсяпротокол(ст. 99 НК РФ).

Крім податкових органів таслужб, задіяних у оперативно-розшуковій діяльності, право вилучати документи мають право:

Рахункова палатапід час проведення контролю над виконанням бюджету;
Органи державного контролю за геологічним вивченням та розвідкою родовищ дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, їх видобутком, виробництвом, використанням та обігомз метою отримання відомостей про отримання, витрачання, облік, зберігання дорогоцінних металів та каміння та ін.

Копії чи оригінали?

Важливо відзначити, що вилучатися мають копії документів. Оригінал вилучаються, якщо в податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів будуть знищені, приховані, виправлені або замінені (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Якщо вилучаютьсяоригінали, з них виготовляють копії, які засвідчуються посадовою особою уповноваженого органу та передаються особі, у якої вони вилучаються. При неможливості виготовити або передати виготовлені копії одночасно з вилученням документів податковий орган передає їх особі, у якої документи було вилучено, протягом п'яти днів після вилучення (п. 8 ст. 94 НК РФ).

У разі, якщо після п'яти днів після вилучення документів завірені копії документів не були передані особі, у якої вилучено документи, завірені копії документівпротягом трьох днів повинні бути направленіпоштою рекомендованим поштовим відправленням, про що робиться запис у протоколі із зазначенням номера поштового відправлення.

Недотримання посадовими особами державної податкової інспекції порядку вилучення (вилучення) документів або оформлення протоколу може бути підставою для оскарження в суді. У судовій практиці існують випадки, коли суд приймав сторонуплатників податків.

При вирішенні завдань оперативно-розшукової діяльності органи, уповноважені її здійснювати, мають право :

1. Проводити гласно і негласно оперативно-розшукові заходи, перелічені у статті 6 Федерального закону, проводити під час їх вилучення документів, предметів, матеріалів і повідомлень, а також переривати надання послуг зв'язку у разі виникнення безпосередньої загрози життю та здоров'ю особи, а також загрози державної, військової, економічної чи екологічної безпеки РФ.

2. У разі вилучення документів, предметів, матеріалів під час проведення голосних оперативно-розшукових заходів посадова особа, яка здійснила вилучення, складає протокол відповідно до вимог кримінально-процесуального законодавства РФ.

Повний перелік органів, правомочних здійснювати вилучення документів під час проведення оперативно-розшукових заходів, встановлено ст. 13 закону. На території України право здійснювати оперативно-розшукову діяльність надається оперативним підрозділам:

органів внутрішніх справ РФ;
органів Федеральної служби безпеки;
Федеральних органів державної охорони;
Митних органів РФ;
Служби зовнішньої розвідки РФ;
Федеральної служби виконання покарань;
Органів з контролю за обігом наркотичних засобів та психотропних речовин.

Невиконання законних вимог посадових осіб органів, здійснюють оперативно-розшукову діяльність, чи перешкоджання її законному здійсненню тягнуть за собою відповідальність, передбачену законодавством РФ.

Підстави для проведення оперативно-розшукових заходів

1. Наявність порушеної кримінальної справи.

2. Сталівідомими органам, які здійснюють оперативно-розшукову діяльність, відомості про:

- ознаках підготовлюваного, вчиненого чи вчиненого протиправного діяння, а також про осіб, які його готують, вчиняють або вчинили, якщо немає достатніх даних для вирішення питання про порушення кримінальної справи;

- подіях чи діях, що створюють загрозу державній, військовій, економічній чи екологічній безпеці України;

- особах, які ховаються від органів дізнання, слідства та суду або ухиляються від кримінального покарання;

- особах, які безвісти зникли, та про виявлення непізнаних трупів.

3. Доручення слідчого, органу дізнання, вказівки прокурора або ухвали суду у кримінальних справах, що перебувають у їх провадженні.

4. Запити інших органів, які здійснюють оперативно-розшукову діяльність, на підставах, зазначених у цій статті.

5. Постанова про застосування заходів безпеки щодо осіб, що захищаються, здійснюваних уповноваженими на те державними органами в порядку, передбаченому законодавством РФ.

6. Запити міжнародних правоохоронних організацій та правоохоронних органів іноземних держав відповідно до міжнародних договорів РФ.

Органи, які здійснюють оперативно-розшукову діяльність, у межах своїх повноважень мають право також збиратидані, необхідні для прийняття рішень:

1. Про допуск до відомостей, що становлять державну таємницю.

2. Про допуск до робіт, пов'язаних з експлуатацією об'єктів, що становлять підвищену небезпеку для життя та здоров'я людей, а також для довкілля.

3. Про допуск до участі в оперативно-розшуковій діяльності або про доступ до матеріалів, отриманих внаслідок їїздійснення.

4. Про встановлення або підтримку з особою відносин співробітництва при підготовці та проведенні оперативно-розшукових заходів.

5. Щодо забезпечення безпеки органів, які здійснюють оперативно-розшукову діяльність.

6. Про видачу дозволів на приватну детективну та охоронну діяльність.

Якщо є кримінальну справу, будь-який захід, у тому числі виїмка, проводиться за правилами Кримінально-процесуального кодексу (КПК). Проте органи, які перелічені у ст. 13, мають право без порушення кримінальної справи згідно з п. 2 ст. 7 Федерального закону від 12.08 1995 № 144-ФЗ «Про оперативно-розшукову діяльність» здійснювати вилучення документів.

Дії співробітників під час здійснення ними ОРД регламентовані відомчими нормативними актами, відомими лише вузькому колу осіб.

Практичні рекомендації під час оперативно-розшукових заходів

1. Не впадати в паніку, а діяти холоднокровно та намагатися тягнути час, не відмовляючи органам у видачі документів. Бажано всі переговори записувати із застосуванням звукозаписуючого пристрою.

2. Попросіть співробітників пред'явити особисті документи (посвідчення). Не забудьте переписати всі дані, вказані в них.

3. Попросіть співробітників пред'явити документ, підписаний керівником та який має друк. Якщо такого документа немає, а працівники наполягають на виконанні своїх дій, потрібно попросити їх про можливість зв'язатися з керівником.

4. Зателефонуйте 02 (вони записують всі дзвінки) та попросіть допомогти вам розібратися в ситуації.

Як убезпечити документи у разі вилучення

Для того щоб скоротити рівень ризиків при вилученні документів, керівництво компанії має заздалегідь вжити заходів,які допоможуть у разі, якщо податкові та інші контролюючі органи застали зненацька.

По-перше, керівництво компанії може убезпечити свої документи від таких сюрпризів за рахунок організації територіально розподіленого архіву, передавши документи на позаофісне зберігання . Позаофісне зберігання передбачає такий спосіб організації архіву, при якому документи вивозяться за межі офісних приміщень та зберігаються у спеціалізованих архівних сховищах підвищеного рівня безпеки.

Однак не забувайте, що жодна архівна компанія не застрахує вас від відповідальності, яка настає внаслідок неправомочних дій, у тому числі щодо контролюючих органів.

По-друге, треба пам'ятати, що кожен документ має свій термін зберігання, після якого він підлягає знищенню. Своєчасневиділення справ до знищенняздатне врятувати компанію від ризиків, що виникають внаслідок доступу уповноважених органів до документів із минулими термінами зберігання, які можуть містити інформацію компрометуючого характеру.

По-третє, під час проведення контрольних і розшукових заходів можуть вилучатися як копії, і оригінали документів. У тому випадку, якщо вилучено документи-оригінали, компанія може опинитися без важливих документів, які необхідні для підтримки ефективних бізнес-процесів.

З метою вирішення цієї проблеми керівництво деяких компаній реалізує систему електронного архіву, яка дозволяє їм мати під рукою копію документів незалежно від того, де вони фізично знаходяться в даний момент. Крім того, за потреби з бази електронного архіву може бути вилучена інформація на запит податкових та правоохоронних органів.

Додаткову інформацію про те,які заходи проводяться при вилученні документів, що проводяться в рамках адміністративного та кримінального процесу, ви можете дізнатися у статті«Вилучення документів: контрольний, адміністративний та кримінальний процеси».