Вимоги до оформлення кадрової документації, Коментар, роз’яснення, стаття від 01 липня 2011 року
український бухгалтер, N 7, 2011 рік Олена Іванова, експерт журналу
У будь-якій організації незалежно від її форми власності та організаційно-правової форми має бути визначений перелік документів з кадрового обліку. Зазначений перелік документів залежить від кількості працівників цієї організації. Цю вимогу до кадрового обліку будь-якої організації визначено насамперед у нормахТК РФ. Про те, які вимоги встановлені для оформлення кадрової документації в організації, ми поговоримо в цій статті.
Вимоги до оформлення основних кадрових документів містяться у відповідних нормативно-методичних документах, які розглядатимуться далі.
Для того, щоб правильно оформити документ, насамперед потрібно визначити, до якої групи документів чи системи документації він належить.
Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог щодо їх оформлення (пункт 34 ГОСТ Р 51141-98).
- уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації;
- уніфіковану систему первинної облікової документації (група документації з обліку праці та її оплати). Правила оформлення документів, що входять до системи організаційно-розпорядчої документації, визначені ДСТУ Р 6.30-2003. Цим стандартом встановлені вимоги до оформлення реквізитів документів та вимоги до бланків документів.
При оформленні документів необхідно керуватися двома основними вищезазначеними нормативами.
Електронний документ повинен мати всі реквізити юридично значущого документа (найменування і місце знаходження організації - творця документа, код особи,що виготовив документ, код особи, відповідальної за виготовлення документа на комп'ютерному носії, код особи, яка затвердила документ) та формою, доступною для безпосереднього сприйняття людиною.
Реквізит документа – це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа (пункт 39 ГОСТ Р 51141-98).
ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює такі реквізити, що використовуються під час підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів:
01 – Державний герб України;
02 – герб суб'єкта України;
03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 – код організації;
05 – основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП);
07 – код форми документа;
08 - найменування організації;
09 – довідкові дані про організацію;
10 - найменування виду документа;
11 – дата документа;
12 – реєстраційний номер документа;
14 – місце складання або видання документа;
16 – гриф затвердження документа;
18 – заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 – текст документа;
21 - відмітка про наявність програми;
23 – гриф погодження документа;
24 – візи погодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - відмітка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа та направлення його у справу;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 – ідентифікатор електронної копії документа.
Склад реквізитів, що характеризують конкретний документ, визначається метою створення документа, йогопризначенням, вимогами до змісту та форми даного документа, способом документування.
Герб суб'єкта Укаїнипоміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Укаїни.
Код організаціїпроставляють за Загальноукраїнським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО).
Основний державний реєстраційний номер(ОДРН) юридичної особи проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.
Ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП)проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.
Над найменуванням організації вказують скорочене, а за його відсутності - повне найменування вищої організації (за її наявності).
Найменування організацій суб'єктів України, які мають поряд з державною мовою України (українською) державну мову суб'єктів України, друкують двома мовами.
Скорочене найменування організації наводять у випадках, коли його закріплено в установчих документах організації. Скорочене найменування (у дужках) поміщають нижче за повне або за ним.
Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, має бути визначено статутом (положенням про організацію) та має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000).
Датою документає дата його підписання чи затвердження, для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення), для акта - дата події.
Документи, видані двома чи більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.
Доступ до повної версії цього документа обмежений
Ознайомитись з документом ви можете, замовивши безкоштовну демонстрацію систем «Кодекс» та"Техексперт" або купіть цей документ прямо зараз всього за 49 руб.
Повний текст документа буде доступний вам, коли оплата буде підтверджена. Після підтвердження оплати, сторінка будеавтоматично оновлена, зазвичай це займає не більше кількох хвилин.
Просимо вибачення за вимушену незручність.
Якщо кошти були списані, але текст сплаченого документа не надано, зверніться до нас за допомогою: [email protected]
Якщо процедура оплати на сайті платіжної системи не була завершена, грошові кошти з вашого рахунку списані не будуть і підтвердження оплати ми не отримаємо. У цьому випадку ви можете повторити покупку документа за допомогою кнопки праворуч.
Платіж не було завершено через технічну помилку, кошти з вашого рахунку списані не були. Спробуйте почекати кілька хвилин і знову повторити платіж.
Якщо повторюється помилка, напишіть нам на [email protected], ми розберемося.
Метод оплати:
Що ви отримаєте:
аналогічних документів, доступних з повним текстом: