Вісник архівіста - ДЕЯКІ ПРОБЛЕМИ ПУБЛІКАЦІЇ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ В ЕЛЕКТРОННИХ ВИДАННЯХ
Автор: Ю.В. ГРУМ-ГРЖИМАЙЛО І.В. САБЕННИКОВА 09 Вересня 2009
В основі підготовки електронного видання з використанням архівних матеріалів є створення електронної копії архівного документа. Згідно з ГОСТ 7.48-2002 «Консервація документів. Основні терміни та визначення електронна копія - це копія, виготовлена в цифровій формі, а виготовлення копії - це відтворення на іншому носії в тому ж чи іншому форматі за допомогою різних технологій. Але електронна копія водночас – електронний документ, який згідно з ГОСТ 7.83-2001 «Електронні видання. Основні види та вихідні відомості» є документом на машиночитаному носії, для використання якого необхідні засоби обчислювальної техніки. У тому ж стандарті наводиться визначення електронного видання як електронного документа (або групи електронних документів), що пройшов редакційно-видавничу обробку, призначеного для поширення у незмінному вигляді, що має вихідні відомості.
Спираючись на дані визначення, під електронною публікацією архівного документа можна розуміти електронне видання, що містить електронну копію (або групу електронних копій) архівних документів, що пройшли археографічну та редакційно-видавничу обробку, призначене для поширення в незмінному вигляді на машиночитаному носії та має вихід Слід розрізняти:
• електронні аналоги друкованих публікацій архівних документів, що відтворюють переважно відповідне друковане видання (текст та його розташування на сторінках, ілюстрації, посилання, примітки, науково-довідковий апарат тощо);
Для наукового електронного видання, яке використовує архівні документи, можнавиділити кілька основних завдань: а) створення електронного цифрового страхового фонду архівних документів та його локальне відтворення у рамках видання; б) створення електронного фонду користування для цього видання, навігаційних та пошукових засобів; в) електронне поновлення документів для фонду користування.
p align="justify"> Проводячи оцифрування традиційного архівного фонду, ми повинні отримати не просто набір електронних копій складових його архівних документів, а його електронну модель -повноцінний образ фонду, що включає його встановлені атрибути (картку фонду і т.д.), архівні посилання, тобто. у складі електронного фонду має існувати певний службовий електронний документ, який несе необхідну метаінформацію про нього. Тому, наприклад, електронний фонд архівних документів можна визначити як масив електронних копій архівних документів та службової інформації, що забезпечує точну ідентифікацію фонду, як у традиційному архіві, так і в інформаційній системі, що його обслуговує.
Останнім часом архівістами та документознавцями активно обговорюється концепція та тематика електронного архіву. При цьому у складі його фонду розглядаються не лише електронні копії паперових архівних документів, а й електронні документи, створені у сфері електронного документообігу, мережеві електронні документи, у тому числі й ті, що не мають «паперових» варіантів. Все це говорить про те, що електронна культура повільно, але правильно формує свій варіант організації архівної справи і сфера інформаційних технологій вторгається в область комплектування, забезпечення безпеки та використання архівного фонду. Сьогодні електронний архів - це не тільки назва програмного продукту та відомої своїми успіхами в даній галузі фірми, це цілком певний інститутархівної діяльності
Законодавче закріплення за ФГУП НТЦ «Інформ-реєстр» функцій федерального депозитарію електронних изданий4 означає, що дублікати всіх, зокрема й архівних, електронних публікацій мають передаватися державне депозитарне зберігання. При вирішенні питання передачі дублікатів страхового фонду електронних архівів-бібліотек фактично формується досить чітка і струнка система організації електронної архівної справи.
Базовим рівнем даної системи є локальні архіви-бібліотеки, що створюються як при діючих архівних, бібліотечних та музейних установах, так і на корпоративних засадах
у рамках національних та міжнародних проектів оцифрування архівних фондів.
В рамках архіву-бібліотеки мають бути вирішені такі базові завдання:
• виявлення джерел комплектування та організація експертизи цінності електронних копій архівного зберігання для формування страхового фонду;
• формування електронного каталогу як форми реалізації науково-довідкового та пошукового апарату;
• фондування та складання описів фондів в електронному вигляді як форма реалізації облікових функцій архіву-бібліотеки;
• участь у міжархівному обміні дублікатами страхового фонду електронних копій, взаємодія з федеральним депозитарієм.
• формування фонду користування як у локальних, так і мережевих формах доведення до споживачів (дослідників), подання матеріалів фонду користування в електронних публікаціях;
• забезпечення безпеки інформаційних масивів та реалізація автоматизованого пошуку та доведення інформації до кінцевого споживача, організація обліку роботи з інформаційними масивами.
У рамках федерального депозитарію електронних виданьнеобхідно вирішити завдання прийому та державного зберігання електронних цифрових копій документів страхових фондів, електронних копій фонду користування та інших архівних електронних публікацій. При цьому доцільно стосовно цих надходжень обмежитися виключно завданнями зберігання та відновлення цілісності втрачених фондів, залишаючи інформаційні функції виключно у віданні архівів-бібліотек. З іншого боку, централізоване державне зберігання здатне вирішити проблему ведення єдиного зведеного реєстру, про яку йшлося вище. Загалом подібна постановка питання представляється економічно доцільною та цікавою.
Приклади найкращих електронних документальних публікацій демонструють такі концептуальні підходи:
• включення до електронної публікації оцифрованих образів джерел;
• забезпечення можливостей пошуку інформації у цих документах;
• значне збільшення обсягу додаткової та довідкової інформації, що включається до електронної публікації історичних джерел. Прикладами вдалих публікацій можуть бути: CD-ROM «Torre е Tasso» (упорядник - Carmelo Bianco, координатор - Pierpaolo Dorsi), виданий державним архівом Трієста в 1998 р. Публікація містить друковані тексти віршів P.M. Рільке німецькою мовою, оригінальні автографи у вигляді сканованих копій та переклади віршів італійською мовою, скановані фотографії та малюнки з фондів архіву, екслібриси, автограф елегії «Дуанесса». Документи наведені у оцифрованій формі. Публікація документів супроводжується короткою археографічною передмовою, що містить історію походження документа, місця та часу його створення, місця зберігання, а також дані про фізичний стан документа. Наведено біографія Рільке з портретом поета,з посиланням на видання, звідки було взято цей матеріал.
• точно позначене «паперове» першоджерело (і обґрунтування вибору саме цього видання за наявності кількох);
• чітке викладення принципів та обсягів купюр у тексті (якщо такі робилися).