Визначення потенційних пасток на початковому етапі
Щоб унеможливити провал проекту, уникайте наступних ситуацій.
^ Не залучено всіх основних осіб, причетних до проекту (аудиторія проекту).
У Не зрозумілі цілі проекту. Нечітко сформульовані завдання, які потрібно виконати задля досягнення цілей вашого проекту.
^ Нечіткий розподіл ролей та обов'язків учасників проекту. Не встановлено однозначно, кому що робити під час спільного виконання поставлених завдань.
^ Неповний та неточний розклад робіт та необхідних ресурсів. Пропущено деякі види робіт; неправильно визначено їх тривалість; не враховано взаємозалежність окремих робіт; не визначено необхідної для конкретної роботи кваліфікації; не опрацьовано систему обліку відпрацьованого часу.
^ Не всі ознайомлені з припущеннями та припущеннями, покладеними в основу проекту. Свої припущення ви не довели до виконавців, сподіваючись, що вони все знають.
^ Ключова інформація проекту не викладена письмово. Важлива інформація, як і досягнуті угоди, поширюється усно та відсутня письмово.
Неточний і несвоєчасний контроль за ходом виконуваних робіт. Не ведеться облік відпрацьованого часу та витрати ресурсів, не реєструються терміни початку та закінчення робіт, не проводиться регулярне інформування колективу проекту про хід робіт.
^ Люди не відчувають відповідальності за виконання робіт.
Виконавці не заохочуються за виконану роботу та не несуть відповідальності за невиконані зобов'язання.
^ Не враховуються передбачувані ризики та непередбачені ситуації. Немає аналізу непередбаченого розвитку подій, не розроблено плану вирішення можливих проблем, виконавці не мають інформації про можливі непередбачені ситуації.
^ Погано налагодженівзаємини членів команди. Навмисне чи ні, важлива інформація не поширюється серед членів команди або доходить до них надто пізно.
^ Немає сильного лідера. Нема кому дати колективу ясне бачення проекту та спонукати інших до самовіддачі у досягненні намічених цілей. В результаті – зниження мотивації.
Непослідовність вищого керівництва в підтримці проекту. Призначені керівники проектів не отримують допомоги у вирішенні проблем і вирішенні спорів, пов'язаних з трудовими та матеріальними ресурсами. Система та методи планування та управління неефективні.
Втрата колективної відповідальності за результати проекту. Учасники не відчувають особистої відповідальності за виконання закладених у плані колективних зобов'язань.
З усього викладеного випливає, що для успішного виконання завдань проекту потрібно ефективно працювати з:
У процесами — планування, організації та управління роботами, прийняття рішень та залагодження конфліктів;
системами - джерелами та процедурами обробки інформації, що впливають на хід робіт, розподіл та контроль за використовуваними ресурсами.
Для цього необхідно забезпечити:
^ наявність точної, своєчасної та вичерпної інформації - для планування, контролю за виконанням робіт та оцінки їх результатів;
^ ясну та єдину систему трудового спілкування - відкритий та регулярний обмін інформацією з усіма задіяними людьми;
^ відповідальність за результат - виконання всіма взятих на себе зобов'язань своєчасно та в межах встановленого бюджету.
Принципи проектного менеджменту
Управління проектом – завдання досить складне. Необхідно координувати роботу багатьох фахівців, які часто не мають досвіду спільної роботи, щоб допомогти їмдосягти спільної мети. Зазвичай керівниками проектів стають люди з технічним досвідом роботи, але для успішного керівництва потрібне тонке чуття в організаційних та міжособистісних питаннях. Це підвищує шанси успіху.
Про полог керівника проекту
Традиційні принципи роботи у будь-якій організації були прості: начальник давав завдання, ви його виконували. Розпитування сприймалися як порушення субординації чи ознака некомпетентності.
Проте правила згодом змінюються. Сьогодні це може мати такий вигляд.
Шеф генерує ідеї, а ви повинні продумати, як їх здійснити.
Шеф пояснює вам цілі свого задуму і встановлює обмеження. Ваше завдання — переконатися в тому, що такий проект справді необхідний, і подумати, як втілити спільні побажання на конкретні результати.
^ Далі ви повинні скласти перелік робіт та графік їх виконання, список необхідних ресурсів.
Потім ви керуєте ходом робіт і усуваєте виникаючі проблеми.
Немає сенсу міняти щось у цьому порядку. Якщо ваш начальник займеться детальною розробкою плану, то хто тоді вирішуватиме стратегічні питання? Однак не варто автоматично брати на віру все, що він упевнений. Вам слід особисто брати участь у розробці плану. Так ви зможете зрозуміти очікування начальника від проекту, запропонувати свої підходи, поставити запитання.
Але є одна проблема: більшість начальників, доручаючи вам проект, не нагадують, що потрібно усвідомити завдання, оцінити реалізованість і т.д.
Тут слід виявити ініціативу, незалежно від того, просять вас про це чи ні. Якщо шеф хоче, щоб ви успішно виконали проект, робіть так, щоб виправдати ці очікування.
Ваші перші кроки
Ключ до успіху проекту – активність. Не чекайте, покивам скажуть, що робити, а робіть те, що вважаєте за потрібне і доцільне.
^ Ви знайдете інформацію, тому що вона вам необхідна.
^ Ви керуєте процесом, тому що знаєте, як зробити це найкращим чином.
^ Ви залучаєте до проекту потрібних, на вашу думку, людей.
^ Ви аналізуєте передбачувані проблеми та ризики проекту та шукайте способи їх подолання.
^ Ви ділитеся інформацією з тими, кого вважаєте за потрібне поінформувати.
^ Всю інформацію, що стосується проекту, ви записуєте.
^ Ви відповідаєте за проект та частину відповідальності передали іншим його учасникам.
Боротьба зі спробами зменшити значущість проектного менеджменту
0 Будьте готові до того, що вашу активність спробують "пригальмувати". Ось перелік звичайних заперечень, які закликають вас розслабитись, а також ваші можливі відповіді.
^ Вміння керувати проектом — це гарна додаткова якість, але аж ніяк не потрібна.
Відповідь. Хороші керівники проектів часто створюють враження, що вони досягають успіху, нічого особисто не роблячи. Здається, що вони не застосовують жодних особливих методів та технологій, а результат виходить сам собою. На жаль, практика показує, що причини невдач багатьох проектів часто обумовлені неефективним застосуванням принципів проектного менеджменту: недоліками планування, недолугою організацією, слабким контролем за виконанням робіт.
^ Ваш проект на межі зриву термінів; у вас немає часу на планування.
Відповідь. На жаль, логіка тут прямо протилежна. У критичній ситуації ви не можете дозволити собі відмовитися від плану. Чому? Тому що у вас криза, жорсткі терміни та обмежені ресурси, вам не можна припускатися помилок. А помилки завжди неминучі, якщо працюєшпід сильним тиском і дієш під впливом емоцій (дві характерні ознаки кризової ситуації).
Структурований проектний менеджмент годиться тільки для великих проектів.
Відповідь. Незалежно від розміру проекту, методика та сама. Потрібно відповісти на запитання: який результат слід отримати? Які роботи виконуватимуться? Ким вони виконуватимуться? Коли це має бути зроблено? Чи все це відповідає цілям проекту?
У великих проектах на відповіді йдуть тижні та місяці, а у маленьких (на кілька днів роботи) може вистачити 15 хвилин. Але всі питання мають бути вирішені.
^ Ваш проект вимагає творчого підходу та нових рішень. Результат його виконання не можна передбачити з достатньою мірою точності.
Відповідь. Одні проекти більш передбачувані, інші – ні. Однак люди завжди розраховують отримати конкретний результат у певний час. Тому планування при управлінні проектами з високим ступенем невизначеності особливо важливе, оскільки дозволяє оцінити можливий вплив непередбачених факторів та змін.
Помилкові судження про проектний менеджмент
Існує низка помилок щодо проектного менеджменту. Ось три найпоширеніші.
^ Для керування проектами додатковий час не потрібен.
Відповідь. На все потрібен час: на обговорення проекту із зацікавленими у ньому людьми, на розробку плану проекту, на створення команди виконавців, на контроль за ходом робіт та на звітність щодо виконання завдань. Але набагато більше часу ви заощадите, якщо в результаті цієї роботи зумієте уникнути багатьох проблем та отримаєте очікувані результати.
^ Проектний менеджмент - це одні графіки та діаграми.
Відповідь. Графіки та діаграми допомагають проаналізувати та наочно відобразитиінформацію щодо проекту. Хоча інформація сама по собі не гарантує успіху проекту.
^ Проектний менеджмент — це лише вміле використання спеціального програмного забезпечення.
Відповідь. Програмне забезпечення дозволяє записати, проаналізувати та зберегти всі дані щодо проекту. Як і в попередньому випадку, інформація у чистому вигляді не гарантує успіху проекту.
II нарешті, гарні новини
Ймовірно, ви подумаєте: "Ну добре, ось я почув про всі ці просунуті методи планування, але чи варта гра свічок?" Запевняю вас, варто. Застосувавши на практиці принципи управління проектами, ви виявите, що:
^ можете зробити більше;
^ можете зробити все швидше;
^ можете заощадити ресурси.
Надто добре звучить, щоб бути правдою? Повірте, це цілком можливо, тому що ви зможете:
^ досягти саме тих результатів, які потрібні;
^ не витрачати час на непотрібні та безглузді дії;
^ виконати роботи в установленому порядку, згідно з розкладом, без простоїв;
^ Домогтися, щоб учасники проекту робили тільки те, що потрібно, і так, як потрібно, з першого разу;
Передбачити можливі труднощі, підготуватися до них і, якщо вони виникли, діяти швидко та ефективно.