ВИЗНАЧЕННЯ ПОТРЕБИ У ПЕРСОНАЛІ
Будь-який проект потребує людських ресурсів. Про те, як правильно набрати персонал на вакантні місця, передбачені проектом, йтиметься у цьому розділі.
1. ВИЗНАЧЕННЯ ПОТРЕБИ У ПЕРСОНАЛІ
Як пише Н. В. Кузнєцова[8], магістр прикладної психології, начальник відділу діагностики та оцінки персоналу УДВ «Школа Бізнесу – Корпорація Центр», питання про те, як правильно оцінити потребу в персоналі, є надзвичайно актуальним у будь-якій організації.
Приступаючи до вирішення питання про оцінку потреби в персоналі і маючи чітко означені фінансові, а найчастіше і тимчасові ресурси, необхідно в першу чергу визначити оптимальну кількість трудових функцій (з урахуванням їх взаємозв'язку), через які реалізуються цілі, що стоять перед підприємством.
Такий підхід правомірний у момент створення організації, а й у будь-якому наступному етапі її життя.
Процедура оцінки потреби у персоналі у загальному вигляді обов'язково включає такі разделы:
1. Ретельне опрацювання функціональної структури управління з урахуванням головного завдання кожної служби. На цьому етапі у структурі вказуються не посади, саме служби, підрозділи. Визначення служб має здійснюватися з урахуванням горизонтального поділу праці, і навіть всіх основних функцій управління та завдань кожної структурної одиниці.
2. Визначення базового завдання кожної служби, і навіть додаткових, якщо вони є. При цьому можна скористатися класифікатором управління підприємства.
3. Визначення типів відповідальності, пов'язані з виконанням головного завдання служби.
4. Визначення набору функціональних обов'язків – конкретних дій персоналу, які необхідні реалізації завдань служби.
5. Розрахунок тимчасових тавартісних ресурсів, необхідні виконання кожного функціонального обов'язку. Визначення нормативів трудомісткості.
6. Угруповання функціональних обов'язків, що визначатимуть конкретну посаду.
7. Визначення кількості тимчасових та вартісних ресурсів, необхідних для реалізації функціональних обов'язків кожної окремої посади протягом місяця, кварталу, року.
8. Остаточний розрахунок необхідної кількості осіб на цю посаду.
Хороші зауваження щодо формування кадрового складу дає і Т. Ю. Рижова, консультант компанії «Аксима». У статті «Визначення якісної і кількісної потреби у персоналі»[9] Рыжова пише таке.
Завжди слід пам'ятати, що оцінка потреби в персоналі – це дуже складний вид прогнозу, оскільки він вимагає враховувати ціннісні орієнтації компанії, рівень освіти, професійні навички та вміння того персоналу, який потрібний компанії. Особливо складно робити якісну оцінку потреби в управлінському персоналі. Адже в цьому випадку потрібно врахувати оперативні та стратегічні цілі функціонування підприємства, провести аналіз управлінських рішень під час реалізації бізнес-процесів.
Найбільші складнощі з визначенням своєї потреби в персоналі мають фірми, перед якими стоїть завдання в обмежені терміни набрати досить велику кількість співробітників, які повинні займатися абсолютно новою для даної фірми справою.
Ще більше питань виникає під час створення нових підприємств, котрим необхідний одноразовий підбір великої кількості співробітників (магазини, склади, виробничі цехи тощо.). У деяких випадках можливе застосування приблизної оцінки: «Візьмемо трьох, якщо завантаження буде занадтовелика (або маленька), потім підберемо ще одного (або звільнимо)». Цей підхід працює, якщо є можливість кілька місяців спостерігати роботу співробітників. Однак, наприклад, занадто велика (або недостатня) кількість продавців може в перші дні призвести до повної дезорганізації роботи великого магазину.
Не можна забувати про фінансову складову даного процесу: зайва кількість співробітників підвищує витрати, нестача персоналу призводить до необхідності термінового пошуку додаткових кадрів, який може обійтися істотно дорожче за попередній підбір.
Загальна потреба підприємства у персоналі розраховується як сума базової потреби, обумовленої обсягом виробництва, і додаткової: ОП = БП + ДП. При цьому базова потреба може бути отримана як відношення обсягу виробництва до виробітку на одного працюючого: БП = Об'єм/В.
Говорячи про оцінку потреби у персоналі, не можна залишити без уваги необхідність складання організаційного та фінансового плану укомплектування штату співробітників. Цей план має включати:
1) програму заходів щодо залучення персоналу;
2) методи оцінки кандидатів;
3) розрахунок фінансових витрат на залучення та оцінку персоналу;
4) оціночні процедури та заходи для працюючих співробітників;
5) програми розвитку персоналу;
6) оцінку витрат за здійснення програм розвитку персоналу.
Опис методу наведемо на прикладі.
Постановка задачі. Керівництво компанії приймає рішення про відкриття у спальному районі Москви магазину дитячих товарів. Запланована площа торгового залу – 200 м2. Менеджер з персоналу має подати керівнику штатний розпис цього підприємства.
Рижова пропонує обмежитисявирішенням задачі для набору персоналу торгового залу, оскільки, за її твердженням, визначення якісної та кількісної потреби у співробітниках інших посад відбувається аналогічно.
Розв'язання завдання буде проводитись у кілька етапів.
Етап 1. Формулювання цілей діяльності.
Етап 2. Визначення якісної потреби в персоналі:
а) складання матриці розподілу функцій;
б) формулювання вимог до персоналу.
Етап 3. Визначення кількісної потреби у персоналі:
а) складання схем реалізації бізнес-процесів;
б) розробка норм роботи;
в) розрахунок кількості працівників.
Етап 1. Формулювання цілей діяльності
в українському бізнесі існує тенденція до пропуску цього етапу - керівники часто прагнуть швидше перейти до реальної діяльності, воліючи замислюватися над результатами праці в міру їхньої появи. У такій ситуації співробітники не набувають жодних орієнтирів у своїй роботі, а оцінка набуває суб'єктивного характеру і часто буває несправедливою.
Після того, як було визначено основні параметри нового бізнесу, керівнику необхідно сформулювати чіткі, вимірні та здійсненні цілі, які мають бути досягнуті в результаті реалізації цього проекту. Завдання менеджера з персоналу цьому етапі - пояснити керівнику важливість постановки цілей діяльності, домогтися виконання цієї роботи та проаналізувати (бажано у взаємодії з маркетологом) отримані дані. Аналіз допоможе передбачити всі тонкощі майбутньої справи, дозволить на момент початку роботи створити оптимальну модель підприємства, у тому числі й у галузі кількісних та якісних характеристик персоналу.