Внутрішній аудит медичної організації

Статті на тему

Інструменти та критерії ефективного внутрішнього аудиту в медичній організації

Проблеми та ризики при проведенні внутрішніх перевірок у медичній організації

В рамках систем менеджменту якості (СМЯ) на базі ІСО-стандартів під внутрішніми аудитами в більшості випадків розуміється перевірка виконання персоналом медичної організації документованих вимог до виконуваної роботи. І тут внутрішній аудит стає простим технічним завданням, яке реальна користь обмежується підтримкою поточного стану організації та можливістю проводити незначні поліпшення.

Грамотна документація СМЯ є одним із критеріїв правильно проведеної внутрішньої стандартизації процесів і процедур, але на це зазвичай потрібен час, і актуалізація документів запізнюється за реальною практикою. В цьому випадку одним із основних результатів внутрішніх аудитів буде констатація необхідності актуалізувати будь-який документ (регламент процесу, СОП тощо). Іншим результатом аудиту може бути виявлення необхідності документувати будь-яку роботу, якщо на неї немає інструкції. Якщо оцінити реальну користь від подібних аудитів, то вона швидше за все обмежиться підтримкою поточного стану і, можливо, дозволить проводити незначні покращення.

Однак результатом внутрішнього аудиту може бути не тільки фіксація виконання або невиконання будь-якої вимоги зовнішньої або внутрішньої документації, а й порада щодо роботи своїм колегам, спільно знайдений спосіб краще виконувати процедуру. Тому внутрішній аудит ми вважаємо своєрідним внутрішнім консалтингом.

Метою внутрішнього аудиту має бути не лише підтримка процесів на певному рівні, а й розвиток медичної організації.Тому вищому керівництву доцільно розглядати внутрішні аудити як механізм розвитку та покращень.

Результатом внутрішнього аудиту мають стати:

  • пошук причин виявлених проблем та ризиків;
  • розробка плану негайного усунення проблемних зон (корекцій);
  • усунення причин невідповідностей та джерел ризиків (коригувальні та запобіжні дії).

Тобто після внутрішнього аудиту необхідно провести серйозну роботу з аналізу причин виявлених проблем та ризиків.

Інструменти внутрішнього аудиту та аналізу

Встигнете завантажити все, що потрібно, по демодоступуза 3 дні?

Внутрішні аудити прийнято розділяти на:

  • пошуковий внутрішній аудит (пошук проблем або пошук причин проблем або пошук шляху вирішення проблем);
  • класичний внутрішній аудит (фіксація виконання/невиконання вимог).

У першому випадку внутрішній аудитор повинен мати ризик-орієнтоване мислення, вміти бачити приховані джерела втрати ефективності, визначати, які роботи привносять цінність, а які лише поглинають ресурси.

Ефективними інструментами внутрішнього аудиту є:

  • фотографія робочого дня та порівняльна фотографія робочого дня;
  • хронометраж робочого часу;
  • сесії з Lean Production;
  • аудит системи мотивації персоналу (KPI, асесмент тощо);
  • аналіз фінансової ефективності процесів

Інструменти аналізу даних за результатами внутрішніх аудитів:

  • різні види мозкового штурму;
  • підхід, розроблений Е. Голдраттом та відомий як «теорія обмежень»;
  • різні методи виявлення причинно-наслідкових зв'язків між подіями;
  • аналіз втрат;
  • методи менеджменту ризиків та ін.

Внутрішній аудит націлений на отримання фактів про можливі розбіжності між тим, «як має бути» та «як є», які допомагають при ухваленні управлінських рішень. Найбільш корисною є інтерпретація цих фактів внутрішнім аудитором чи його колегами.

Критерії аудиту в медичній організації

Внутрішній аудит, орієнтований на пошук фактів відповідності або невідповідності вимогам, повинен мати критерії.

Критерії аудиту – це те, з чим ми порівнюємо фактичну ситуацію. При цьому за пошукових аудитів критеріїв може і не бути. Ми лише з'ясовуємо, як саме виконується робота та наскільки вона нас влаштовує. До речі, внутрішні аудити, які проводяться під ідеологією управління ризиками, також можуть не мати жорстких критеріїв.

Основні положення, які можуть виступати як критерії при внутрішніх аудитах:

1) стратегічні та бізнес-плани організації (хоча їх досить важко використовувати пересічним аудиторам);

2) вимоги законів та підзаконних актів: наскільки ми впевнені, що вимоги закону виконані;

3) найпростіший критерій - ISO 9001 або інший стандарт системи менеджменту;

4) внутрішні вимоги, які в ідеалі документовані.